Bionorica digitalisiert Mitarbeitergespräche

Etwa ein halbes Jahr dauerte es, bis die IT "mit der Realisierung richtig loslegte", so IT-Leiter Kunzelmann. Im Einklang mit der IT-Strategie ("So wenige Systeme wie möglich") war zuvor überprüft worden, ob sich eine solche Lösung eher im SAP- oder im Microsoft-Umfeld realisieren ließ. Für Letzteres sprach vor allem eine Forderung des Fachbereichs: Die Formulare sollten exakt so aussehen, wie die Führungskräfte und Mitarbeiter sie kannten.

SAP-Software muss bei Bionorica wie bei den meisten anderen Unternehmen möglichst nahe am Standard bleiben, weil sonst die Vorteile der Standardsoftware hinfällig würden. Für individuelle Entwicklungen eignet sich laut Kunzelmann ohnehin eine Sharepoint-Umgebung besser. Um die Formulare zu erzeugen und den Workflow nachzubilden, kamen die darauf aufsetzenden Softwareprodukte Nintex Forms und Nintex Workflow zum Einsatz. Die notwendige Verbindung zu SAP wird über das Add-on-Produkt "org.manager" von Ingentis hergestellt. Damit ist die Aufbauorganisation des Unternehmens SAP-konform abbildbar. Die Software ist mit einer Schnittstelle zum Active Directory ausgestattet, so dass sich die Berechtigungen automatisch vergeben lassen. Schließlich gehen die Informationen aus den Personalgesprächen nur den Mitarbeiter, seinen Vorgesetzten und die HR etwas an.

Kurzfristig habe er auch mit dem Team diskutiert, die Dokumente in die digitale Personalakte im SAP-System zurückzuspielen, sagt Kunzelmann. Aber davon habe der HR-Bereich keinen "Mehrwert", und die IT bekomme es mit einer doppelten Datenhaltung zu tun, die per se fehleranfällig sei. Deshalb habe man sich dann doch für eine Sharepoint-Lösung ohne weitere Schnittstellen entschieden.

Ein Viertel des Aufwands gespart

Seit dem Oktober vergangenen Jahres arbeiten einige Bereiche mit der neuen Lösung: die Personalabteilung selbst, die interne IT sowie die Abteilungen Controlling und Finanzbuchhaltung. Dazu HR-Chefin Schels: "Keine lange Suche, keine Kopien, keine manuelle Archivierung - ich möchte das nie wieder auf Papier machen." Und Kunzelmann bestätigt: "Ich habe 25 bis 30 Prozent des Aufwands in den eigenen Mitarbeitergesprächen eingespart."

Sukzessive werden nun auch die anderen Bereiche die Lösung verwenden - erstmals bei den jetzt anstehenden Halbjahresgesprächen. "Wir haben uns bewusst dafür entschieden, weil sie nicht ganz so aufwendig sind wie die Jahresendgespräche", so Kunzelmann. Deshalb könnten die Führungskräfte jetzt relativ entspannt die aktuellen Stellenbeschreibungen und die für 2015 festgelegten Ziele aufnehmen. Ältere Personalgesprächsbögen zu erfassen hält er wie auch Schels für unnötig. Ohnehin gebe es die Zielvereinbarungen in der heutigen Form erst seit 2011. Und dieser Zeitraum sei noch relativ gut überschaubar.