SAP oder Microsoft – sonst nichts

Bionorica digitalisiert Mitarbeitergespräche

11.06.2015
Von 
Karin Quack arbeitet als freie Autorin und Editorial Consultant vor allem zu IT-strategischen und Innovations-Themen. Zuvor war sie viele Jahre lang in leitender redaktioneller Position bei der COMPUTERWOCHE tätig.
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Die alljährlichen Personalgespräche sind für viele Führungskräfte ein notwendiges Übel - nicht weil sie sich drücken wollten, sondern weil sie viel Papierkram bewältigen müssen. Der auf pflanzliche Wirkstoffe spezialisierte Heilmittelhersteller Bionorica hat diesen Prozess digitalisiert und so die Konzentration auf das Wesentliche erleichtert.

Zweimal im Jahr setzen sich bei Bionorica in der Oberpfalz die Führungskräfte mit ihren direkt unterstellten Mitarbeitern zu einem strukturierten Mitarbeitergespräch zusammen. Es gilt zu klären: Stimmt die Stellenbeschreibung noch mit der Tätigkeit überein? Inwieweit wurden die zum Jahresbeginn vereinbarten Ziele erreicht? Und welche Ziele sind für das kommende Jahr sinnvoll?

Bislang bedeuteten sowohl diese Personal- und Zielvereinbarungsgespräche als auch die Stellenbeschreibungen vor allem für den HR-Bereich eine Menge Arbeit. Für insgesamt 1500 Mitarbeiter, davon 900 am Standort Deutschland (Neumarkt/Oberpfalz und Außendienst), waren individuell vorausgefüllte Formulare zu erstellen, zu verschicken und wieder einzusammeln, so berichtet Personalchefin Andrea Schels. Verwaltet wurden diese Formulare mit einer Excel-Anwendung.

Die Führungskräfte empfanden die Ablage in Papierform, das Nachhalten und Wiederauffinden der Informationen zum jeweiligen Mitarbeiter und die sichere Aufbewahrung der Dokumente als zu aufwendig, ergänzt IT-Leiter Christian Kunzelmann. Das galt vor allem für Führungskräfte ohne eigenes Büro.

CIO Christian Kunzelmann: "Eine solche Individualanwendung ist aufwendig zu testen, weil erst einmal alles durchgespielt werden muss."
CIO Christian Kunzelmann: "Eine solche Individualanwendung ist aufwendig zu testen, weil erst einmal alles durchgespielt werden muss."
Foto: Bionorica SE

Projektsteckbrief

  • Branche: Pharma.

  • Projektkategorie: Digitalisierung von Stellenbeschreibung und Zielvereinbarungen.

  • Kernprodukte: SharepointSharepoint, org.manager (SAP-Add-on von Ingentis), Nintex Forms, Nintex Workflow. Alles zu Sharepoint auf CIO.de

  • Aufwand: Kernteam aus zwei internen und einem externen Mitarbeiter, bis zu zehn Projektbeteiligte.

  • Ansprechpartner: Christian Kunzelmann, CIO, Bionorica.

SAP oder Microsoft - sonst nichts

Vor knapp zwei Jahren reichte der HR-Bereich bei der IT eine User Requirement Specification ein, also eine detaillierte Anforderung für die Digitalisierung zweier Prozesse: zum einen den der Stellenbeschreibungen, zum anderen den der Mitarbeiter- und Zielvereinbarungsgespräche. Die Idee: Alle Informationen, die einen Mitarbeiter betreffen, sollten an einem zentralen Ort gespeichert werden - zum automatischen Erzeugen der jeweils benötigten Formulare und zur Verwendung im Mitarbeitergespräch.

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