Bionorica digitalisiert Mitarbeitergespräche

Organisatorisch galt es, die Balance zwischen der gewünschten Transparenz und einem gefühlten Zwang zur StandardisierungStandardisierung zu bewältigen: "Wenn so lange Abläufe nur auf dem Papier existieren, kann jeder den Prozess ein bisschen anders auslegen. Mit der Digitalisierung muss man sich auf einen verbindlichen Ablauf einigen." Alles zu Standardisierung auf CIO.de

Wie Schels aus der HR-Sicht ergänzt, war es am Anfang auch nicht leicht, den ITlern genau klarzumachen, was die Personaler tatsächlich wollten - trotz Pflichtenheft und detaillierter Spezifikation: "Wir hatten unsere Anforderungen im Kopf, aber die IT hatte teilweise eine ganz andere Wahrnehmung. Letztlich haben wir uns dann immer verstanden, aber vorher kam es zu so manchem Aha-Erlebnis."

Ob diese Anwendung den HR-Bereich teilweise überflüssig macht? "Im Gegenteil", lacht Schels: "Sie versetzt uns erst in die Lage, unsere Aufgabe zu erfüllen." Vorher sei es beinahe unmöglich gewesen, zweimal im Jahr rund 1500 Formulare "vollumfänglich" zu prüfen. Routineprüfungen nimmt das System der Personalabteilung jetzt ab. Über eine "Ampelfunktion" hält es sogar nach, ob alle Gespräche wirklich stattfinden. Wer sich das Halbjahresgespräch sparen will, hat schlechte Karten: Will er dann ein Jahresendgespräch führen, wird ihm die rote Ampel gezeigt. Die springt erst auf grün, wenn der Mitarbeiter das Resultat des Halbjahresgesprächs bestätigt hat.

Die Charakteristika und Highlights des Systems

Das Wesentliche auf einen Blick:

• Alle Stellenbeschreibungen mit Ziel/Zweck, Kernaufgaben und Anforderungsprofil inklusive Soft SkillsSkills (Kernkompetenzen) werden elektronisch abgebildet. Alles zu Skills auf CIO.de

• Die Kernkompetenzen werden automatisch aus den Stellenbeschreibungen in die Zielvereinbarungsgespräche übernommen, Jahresziele in Form von Projekten manuell ergänzt.

• Die Führungskräfte dokumentieren die Zielvereinbarungsgespräche im System.

• Der Prozess wird für die HR-Manager im Ampelsystem dargestellt, um Transparenz über den Fortschritt der Gespräche im Gesamtunternehmen herzustellen.

• Die Leistung des Mitarbeiters wird im Jahresendgespräch vom System sofort errechnet und interaktiv dargestellt.

• Das gesamte System ist iPad-fähig und mehrsprachig.