CFOs unterschätzen Dokumenten-Management

Viele Firmen haben deswegen nur eine ungefähre Vorstellung von den Kosten durch Dokumenten-Management, weil jeder Dokumentenprozess nur im Kontext seiner jeweiligen Abteilung betrachtet wird, so die Expertise. Dadurch fehlt es an Transparenz. Und Kosten, die sich nicht beziffern lassen, lassen sich auch nicht kontrollieren.

Die Analysten plädieren, dem allgemeinen Trend entsprechend, für möglichst viel Digitalisierung von Dokumenten und den Einsatz entsprechender Tools. Eventuell sollten die Prozesse outgesourct werden. "Durch die Integration von Buchhaltungssystemen, Data Warehouses und elektronischen wie papiergebundenen Dokumenten ergeben sich ganz neue Möglichkeiten, unternehmensweit Dienstleistungen zu erbringen, Kosten zu senken, die finanzielle Kontrolle zu straffen, Dokumente an neue gesetzliche Bestimmungen anzupassen und den eigenen Wettbewerbsvorsprung zu wahren", so die Autoren der Expertise.

Beispiel Druck-Kosten outsourcen: Wer das großvolumige Drucken von Rechnungen, Kontoauszügen, Direct Mailings und anderem auslagert, könne bis zu 20 Prozent sparen. Beispiel Digitalisierung: Hochautomatisierte Finanzdienstleister wickeln ihre Neuemissionen bereits zu 98 Prozent papierlos ab.

Als weiteres Argument für die Digitalisierung führen die Analysten die Mitarbeiterzufriedenheit an: In dem Maße, in dem die Papierberge auf dem Schreibtisch sinken, steige die Arbeitszufriedenheit. Die Experten sprechen sich dafür aus, pro Desktop mehrere Flachbildschirme bereitzustellen, damit die Angestellten mehrere Dokumente gleichzeitig ansehen können – was allerdings die versprochenen Einsparungen verringern dürfte.

Papier weckt Vertrauen, Bits und Bytes tun es nicht

Bei aller Begeisterung für das papierlose Büro räumen die Analysten denn auch ein, dass auf dem Weg dort hin noch einige Hindernisse überwunden werden müssen. Nicht zuletzt geht es dabei auch um schwer kalkulierbare subjektive Größen wie das reine Gefühl: "Das Vertrauen in die bewährte Papierform stellt ein Phänomen dar, das noch lange Zeit bestehen und schwer abzubauen sein wird." Viele Firmen gehen einen Mittelweg: Um die emotionale Bindung an das Medium Papier zu nutzen, wird es etwa bei der Korrespondenz mit Kunden verwendet, während das Dokumentenarchiv digitalisiert arbeitet.