Die Cloud. Wahrscheinlich gibt es kaum ein Marketing-Wort, das stärker strapaziert wird und dabei an sich eigentlich alles und nichts aussagt. Ja, Unternehmen können von Applikationen und Infrastrukturen in einer Cloud-Umgebung profitieren, aber sie müssen sich auch darauf einlassen.

"Ich kann Sie schon in die Cloud bringen", sagt Niels Ophey, Principal Consultant Microsoft Solutions beim IT-Systemhaus Bechtle. "Alle aktuellen Dienste lassen sich in die Cloud verlagern. Doch dann haben Sie noch nichts gewonnen - und zahlen wahrscheinlich sogar mehr als zuvor." Den Wunsch Cloud-Dienste zu nutzen, kennt der Experte von zu vielen Firmen. Aber ohne Konzept wird der E-Mail-Server dann eben statt im eigenen Haus bei der Telekom, bei Amazon oder Google betrieben. Wirkliche Vorteile bringt das kaum, eventuell ist die Verfügbarkeit höher als mit einem veralteten Server.

Cloud braucht Lösungen …

Der schwammige Begriff Cloud lässt sich grob in zwei Bereiche aufteilen. Zum einen in den Bereich Infrastruktur: Rechenleistung, Storage- und Netzwerkressourcen können dabei von externen Anbietern wie Amazon noch Azure bezogen werden, möglich ist aber auch der Umbau der eigenen IT-Umgebung zu einer Private Cloud.

Der andere Bereich umfasst Applikationen, die direkt aus dem Web bezogen werden. Ein gutes Beispiel dafür ist etwa Office 365 von Microsoft oder die CRM-Lösungen von Salesforce. Diese Lösungen kann man nicht so ohne weiteres im eigenen Unternehmen aufsetzen - man braucht die Infrastruktur des jeweiligen Anbieters. Auch klassische Anbieter, etwa SAP bieten ihre Systeme inzwischen als Cloud- oder besser Abo-Modell an.

… und neue Prozesse

Überdies genügt es nicht, einfach ein neues E-Mail-System einzukaufen. Mit einem Wandel zum Cloud-basierten Unternehmen müssen sich auch die bestehenden Prozesse ändern. Zudem sollten Firmen die Vorteile neuer Systeme kennen und davon profitieren. Ein gutes Beispiel ist die Nutzung von Office 365: Microsoft bietet die Option, dass Anhänge nicht mehr traditionell verschickt, sondern in die Firmen-Variante des Cloud-Speichers OneDrive hochgeladen und von dort mit dem jeweiligen Empfänger geteilt werden.

Der Vorteil ist nicht nur, dass die Mail-Eingänge nicht mit großen Dateien verstopft werden. Zugleich lassen sich Dokumente von mehreren Nutzern bearbeiten, ohne dass zahlreiche Versionen der Datei herumgeschickt werden müssen. Diese Neuerung ist klein, aber Team-Mitglieder können damit deutlich produktiver arbeiten. Das setzt aber voraus, dass diese Funktion genutzt wird - und dass bestehende Vorgehensweisen entsprechend angepasst werden.

Das ist nur ein Beispiel für das Umdenken, das mit dem Einsatz neuer Technologien einhergehen sollte. Wie Niels Ophey ganz treffend sagt, man kann die Systeme zwar 1:1 austauschen, allerdings verzichtet man dann wahrscheinlich auf zahlreiche neue Funktionen. Firmen sollten sich vor dem Umzug in die Cloud diese fünf Fragen stellen:

Fazit: Nichts überstürzen

Die Cloud-Migration darf nicht übereilt ablaufen - zu schnelle Veränderungen sind ein Rezept für Probleme. Es ist kein Zufall, dass viele Migrationen mehrere Quartale und Jahre in Anspruch nehmen können. Allerdings ist es durchaus ein gangbarer Weg, Infrastruktur Stück für Stück auszutauschen und Systeme parallel zu betreiben. Das gilt nicht nur für neue Entwicklungsansätze wie DevOps, sondern auch bei der Umstellung auf andere E-Mail- oder Kollaborationslösungen.