Die Kunst OKRs und SAFe zu kombinieren

Das Scaled Agile Framework (SAFe) wird von vielen Unternehmen im Zuge ihrer agilen Transition genutzt um komplexe Projekte, bei denen eine Vielzahl größerer Teams auf unterschiedlichen Ebenen zum Einsatz kommt, zu skalieren und zu steuern. Das Framework beinhaltet ein Set von grundlegenden Prinzipien, Prozessen und Best Practices, die Unternehmen dabei helfen sollen, lean und agile Methoden zu adaptieren, um qualitativ hochwertigere Produkte und Services entwickeln zu können.

So wird SAFe in Unternehmen angewendet

Bei einer tieferen Analyse von SAFe kommt man sehr schnell zu dem Schluss, dass sich das Framework vieler erfolgreicher, am Markt etablierter Methoden bedient. Allerdings ist die Managementmethode Objectives and Key Results (OKR) noch kein zentrales Paradigma innerhalb des Frameworks. Seitdem OKRs zum ersten Mal in der Version 5.0 erwähnt werden, findet die Methode in der zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels aktuellen Version 5.1 weiterhin nur am Rande Erwähnung.

Ein bedeutsamer Bestandteil in SAFe ist der Agile Release Train, kurz ART. Dieses besteht aus einer Gruppe von Teams und umfasst unabhängig von ihrer Rolle alle Personen, die an dem Produkt oder der Lösung mitwirken. Der Agile Release Train bindet alle Beteiligten an ein übergreifendes Business-Ziel und eine technologische Mission. Die Taktung der gemeinsamen Arbeit eines Agile Release Trains wird durch die Program Increment Timebox vorgegeben, welche acht bis zwölf Wochen umfassen kann. In einem Program Increment Planning Event treffen sich alle Beteiligten eines Agile Release Trains für zwei bis drei Tage, um den Inhalt des nächsten Program Increments abzustimmen.

Die Methode OKR wird in SAFe verwendet, um die Strategic Themes auf Portfolioebene zu beschreiben. Die Strategic Themes stellen in SAFe aufgegliederte Geschäftsziele dar. Diese verknüpfen die Unternehmensstrategie mit dem SAFe Portfolio. Als solche spiegeln Strategic Themes die beabsichtigten Geschäftsergebnisse, die Strategie, die Investition und die Portfolio-Vision wider. Um SAFe und das OKR Framework optimal miteinander zu verknüpfen und damit die Wertlieferung zu maximieren, ist es notwendig den OKR-Prozess und dessen Zyklus zu reflektieren.

So wird OKRs in Unternehmen genutzt

Der OKR-Prozess sieht vor, den Zyklus mit auf verschiedenen horizontalen und vertikalen Unternehmensebenen durchgeführten Drafting Sessions zu starten. Trennt man Organisations-, Abteilungs- und Team-Drafting voneinander, profitiert man von einem dezentralisierten Zielsetzungspotenzial.

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Anschließend gehen die Beteiligten in ein allgemeines Abstimmungsmeeting. Dieses so genannte Alignmentmeeting dient der holistischen Transparenz der OKRs bei allen Beteiligten und der Kommunikation rund um die Erreichung der Ziele. Die Teams treten in einen klärenden Dialog, in dem Abhängigkeiten, Synergiepotenziale oder Doppelarbeit festgestellt werden. Nach einer kurzen Refinement-Phase in der die Erkenntnisse der Alignmentmeetings in die OKRs eingearbeitet bzw. ergänzt werden beginnt der eigentliche OKR-Zyklus, in dem versucht wird, die angestrebten Ziele mittels Initiativen zu erreichen. Mit Hilfe von Check Ins wird der Fortschritt regelmäßig reflektiert und am Ende des Zyklus mit Review und Retrospektive abgeschlossen.

SAFe und OKR in Kombination

Eine Integration der beiden Frameworks, in die für das SAFe Framework zentrale Phase des PI Plannings ist für uns der gangbare Weg. Dabei unterscheiden wir in die Phasen vor, während und nach dem PI Planning. Events aus dem OKR-Prozess denen vor dem PI Planning eine vorbereitende Aufgabe zukommen sehen wir:

• Organizational OKR Drafting

• Org OKR Announcement

• Team OKR Drafting

• OKR Alignment & Refinement.

Die Durchführung des OKR Alignement und der anschließenden Refinements empfehlen wir spätestens eine Woche vor dem Program Increment Planning (PI Planning) mit einzelnen Repräsentanten der Teams in maximal 4-Stunden-Einheiten durchzuführen. Die Product Manager/Product Owner bereiten dann in der Woche vor dem PI Planning ihre Backlogs aufgrund der Ergebnisse des Refinements vor.

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Während des PI Plannings sehen wir die Integrationsmöglichkeit für das OKR-Kickoff. Wir implizieren grundsätzlich die gleiche Kadenz von PI- und OKR-Zyklus. Das Kickoff sollte zu Beginn des PI Plannings im Business Context stattfinden. Die PI Objectives, werden mit Unternehmenswerten bewertet, was sie essenziell macht. Diese PI Objectives könnten nun durch OKRs ersetzt werden und führen so zu einer Zeitersparnis, wenn beide parallel definiert werden und nebeneinander im Program Increment existieren. Dabei können die Ebenen, je nach agiler Reife der Organisation und des OKR Prozesses, variieren.

So können die Organisations-OKRs auf Strategic-Themes-Ebene sein oder auch OKRs auf ART-Ebene die mit Department OKRs - und wenn man eine Ebene tiefer geht - auf Team-Ebene zu vergleichen sind. Eine weitere Option ist es auch das Portfolio Kanban mit Hilfe von OKRs zu erweitern, indem sie beim Schreiben der Epic Hypothesis berücksichtigt werden.

Nach dem PI Planning und somit in der Execution-Phase würden dann die Check-Ins als Teil des Sprint Reviews oder einmal wöchentlich als verlängertes Daily Standup durchgeführt werden. Als Abschluss des Program Increments würden dann die OKR-Retrospektive und das OKR-Review stattfinden. Die System Demo am Ende des Program Increments ist aus unserer Sicht eine getrennte Veranstaltung.

Mögliche Nachteile erkennen und beseitigen

Als potenziellen Nachteil aus der Kombination beider Frameworks könnte ein instabilerer Program Backlog durch starke Kursänderungen innerhalb der OKRs resultieren. Dies erfordert für das SAFe Framework umso mehr eine fortwährende Prüfung der Priorisierung. Für die OKRs-Methode ist dies jedoch ein Vorteil und kann durch einen stetigen Lerneffekt, der aus der längeren Kombination beider Frameworks resultiert, mitigiert werden.

Durch die kontinuierliche Formulierung effektiver Ziel-Ökosysteme verschieben sich aus unserer Erfahrung die Verteilungen der Top-Down- vs. Bottom Up-Ziele zugunsten der Bottom- Up-Ziele und sorgen somit zu weniger Volatilität da die Vorhaben der Teams der maßgebliche Input für die Ziele sind. Unternehmen, die erste Schritte in der Kombination von OKR und SAFe planen, können sich die Unterstützung von erfahrenen OKR und SAFe SPC Coaches holen, die sie durch den Prozess und seine Fallstricke führen. (bw)