Microsoft Teams, Cisco WebEx, Zoom
Die neuesten Meeting-Funktionen
Manfred Bremmer beschäftigt sich mit (fast) allem, was in die Bereiche Mobile Computing und Communications hineinfällt. Bevorzugt nimmt er dabei mobile Lösungen, Betriebssysteme, Apps und Endgeräte unter die Lupe und überprüft sie auf ihre Business-Tauglichkeit. Bremmer interessiert sich für Gadgets aller Art und testet diese auch.
Foto: Zoom
Nach mehr als zwei Jahren Corona-bedingtem Remote Work sollte das Thema Videoconferencing allmählich technisch ausgereizt sein. Doch von wegen: Im Kampf um Markt- und Technologieführerschaft warten Lösungen wie Microsoft Teams, Cisco Webex und Zoom mit immer neuen, originelleren oder praktischeren Funktionen für virtuelle oder hybride Meetings auf. Hier ein Überblick über die neuesten Features der drei Plattformen.
Microsoft Teams
Foto: Microsoft
In seinen neuesten Updates greift Microsoft Teams unter anderem die Vorliebe mancher Teilnehmender auf, während Meetings parallel auf ihr Smartphone zu starren. Ein aktualisierter Begleitmodus für iOS in der Teams-App ermöglicht es ihnen, einem hybriden Meeting sowohl auf ihrem iPhone oder iPad als auch in der Raumlösung Microsoft Teams Rooms beizutreten.
Ton, Mikrofon und Kamera werden dabei automatisch deaktiviert, gleichzeitig öffnet sich in der Anwendung eine spezielle Oberfläche, mit der es einfacher ist, eine Hand zu heben oder zu reagieren, zu chatten, alle Teilnehmenden zu sehen und auf Microsoft Whiteboard zuzugreifen.
Außerdem können sie bequem über ihr Apple-Gerät auf Besprechungs- und Gerätesteuerungen zugreifen, etwa die Möglichkeit, eine PowerPoint-Präsentation zu übertragen, Raumkameras ein- und auszuschalten und vieles mehr.
Feedback per Word Cloud
Praktisch, wenn auch bereits seit einiger Zeit beim Wettbewerber Cisco WebEx zu finden, ist die Möglichkeiten, Umfragen mit offenem Text in ein Meeting einzubinden. Organisatoren einer Teams-Konferenz können sogenannte Wortwolken-Umfragen verwenden, um die offenen Antworten der Teilnehmer vor, während oder nach einer Besprechung zu sammeln. Die Ergebnisse werden automatisch zusammengefasst und als Word Cloud angezeigt.
Bitte nicht stören
Eine nützliche Funktion ist außerdem die Möglichkeit, Benachrichtigungen während Besprechungen stummzuschalten, um sich so besser auf die Besprechung konzentrieren zu können. Dabei kann ausgewählt werden, ob die Stummschaltung generell für alle Meetings oder für ein spezielles Meeting verwendet werden soll.
Um Benachrichtigungen während aller Besprechungen auszuschalten, gehen Sie in den allgemeinen Einstellungen auf den Menüpunkt Benachrichtigungen und aktivieren Sie die Funktion Stummschalten von Benachrichtigungen während Besprechungen und Anrufen. Um Benachrichtigungen während einer bestimmten Besprechung auszuschalten, wählen Sie im Besprechungsmenü (…) den Punkt Stummschalten/Benachrichtigungen zulassen.
- Microsoft Teams - Desktop-App
Um die Einstellungen für den Hintergrund zu sehen, starten Sie als Organisator zunächst eine Besprechung. Teilnehmer erreichen die Option, wenn sie eine Einladung annehmen. - Microsoft Teams - Desktop-App
Bevor das Meeting beginnt, lassen sich einige Audio- und Videoeinstellungen vornehmen. Klicken Sie in diesem Dialog auf „Hintergrundfilter“. - Microsoft Teams - Desktop-App
Rechts sehen Sie nun eine Galerie mit den verfügbaren Hintergründen. Standardmäßig ist kein Filter aktiviert. - Microsoft Teams - Desktop-App
Wählen Sie einen passenden Hintergrund aus (1). Dieser erscheint daraufhin als großes Vorschaubild im linken Fensterbereich (2). - Microsoft Teams - Desktop-App
Nachdem Sie die Hintergrundeinstellungen geschlossen haben, klicken Sie auf den sonst verdeckten Button „Jetzt teilnehmen“. - Microsoft Teams - Desktop-App
Auch während eine Videokonferenz läuft, lässt sich Ihr Hintergrund anpassen. Klicken Sie dazu auf die drei Punkte in der Menüleiste. - Microsoft Teams - Desktop-App
Dann wählen Sie aus dem Pulldown-Menü den Eintrag „Hintergrundeffekte anwenden“. - Microsoft Teams - Desktop-App
Markieren Sie ein passendes Bild, das in der eingeblendeten Galerie angezeigt wird, und klicken auf den Vorschau-Button. - Microsoft Teams - Desktop-App
Sie sehen jetzt einen größeren Ausschnitt des Hintergrunds. Wenn er ihnen gefällt, klicken Sie auf die Schaltfläche „Anwenden und Video aktivieren“. - Microsoft Teams - Desktop-App
Auch eigene Bilder lassen sich verwenden, indem Sie in den Hintergrundeinstellungen „Neuen hinzufügen“ auswählen. - Microsoft Teams - Desktop-App
Im neuen Dialog navigieren Sie zum gewünschten Bild auf Ihrem PC, selektieren es und bestätigen mit dem Öffnen-Button. - Microsoft Teams - Desktop-App
Teams sortiert Ihren Hintergrund als letztes Bild in die Galerie ein, sodass Sie etwas nach unten scrollen müssen. Am Häkchen erkennen Sie, dass es bereits ausgewählt ist. Klicken Sie nun auf „Übernehmen“, um es direkt zu aktivieren. - Microsoft Teams - Desktop-App
Anschließend ist der neue Hintergrund für alle Teilnehmer sichtbar. Die rechts noch eingeblendete Leiste mit den Hintergrundeinstellungen können Sie nun schließen.
Cisco WebEx
Foto: Cisco
Nachdem Cisco im Oktober letzten Jahres mit Webex for iPad erstmals eine Integration von Webex in mobile Endgeräte angekündigt hatte, geht der Netzwerkspezialist nun noch einen Schritt weiter. Dank der AirPlay-Unterstützung können Nutzer künftig drahtlos eine Verbindung mit iPhones, iPads und Macs herstellen, um Inhalte zu teilen oder ihre Bildschirme in einem Meeting mit Kollegen zu spiegeln - sogar während der Fahrt im Auto. Wie Cisco bekannt gab, soll Webex dazu in einem ersten Schritt in die Infotainment-Systeme von neuen Ford-Fahrzeugen integriert werden, um Videokonferenzen hinter dem Steuer zu ermöglichen.
AirPlay-Unterstützung
Die AirPlay-Unterstützung von Cisco ermöglicht es iPhone-, iPad- und Mac-Benutzern außerdem, den Bildschirm ihres Webex-Meetings drahtlos für ein Gerät der Webex Room-, Desk- und Board-Serie freizugeben. Webex auf AirPlay und anderen unterstützten mobilen Geräten soll laut Cisco voraussichtlich ab Juni weltweit verfügbar sein.
Foto: Cisco
Als weiteres Industry-first unterstützt Cisco in seiner Webex Meetings-App für das iPad erstmals die Bild-in-Bild-Funktionalität. iPad-Benutzer sind damit in der Lage, an einem Meeting teilzunehmen und gleichzeitig etwa Notizen zu machen. Natürlich ist es auch möglich, nebenher der normalen Arbeit nachzugehen, also etwa E-Mails zu beantworten oder parallel Kalendereinträge zu verwalten, ohne etwas zu verpassen.
Zoom
Wettbewerber Zoom fokussiert sich in seinen März-Updates auf Themen wie Chat-Ordner, Video-Mitteilungen und neuen Funktionen für Zoom Rooms, Zoom Contact Center, Zoom Phone und Zoom Events, ein cooles Feature für Videokonferenzen ist dennoch dabei: Teilnehmer können nun als Avatar ein virtuelles Tier auswählen, das ihre Kopfbewegungen und Gesichtsausdrücke in Zoom Meetings und Webinaren widerspiegelt. Neben dem Fun Factor bieten diese Avatare auch einen guten Mittelweg für Benutzer, die nicht vor der Kamera erscheinen möchten, aber dennoch ihre Körpersprache und Mimik ausdrücken wollen. Wie Sie als Hund, Katze oder Kuh an Videokonferenzen teilnehmen, erfahren Sie hier.
Außerdem können Besitzer eines Zoom-Accounts und Administratoren es jetzt Gastgebern erlauben, ihre Meetings oder Webinare direkt auf Twitch zu streamen, anstatt den Stream manuell als benutzerdefinierten Livestreaming-Dienst zu konfigurieren.
Audio mit Inhalt für alle Nebenräume freigeben
Praktisch ist außerdem die neue Möglichkeit für Meeting-Hosts, ihr Computer-Audio zusammen mit gemeinsamen Inhalten für alle Nebenräume freigeben. Die Funktion unterstützt laut Zoom auch die Option "Video teilen" für Nebenräume.
- Wie Sie im Online-Interview richtig agieren
Immer mehr Unternehmen und HR-Abteilungen gehen dazu über, Bewerbungsgespräche mit Kandidaten via Videokonferenz zu führen. Was bei virtuellen Interviews zu beachten ist, lesen Sie hier. - Technik testen
Testen Sie im Voraus die Technik - und planen Sie, für den Fall, dass ein technisches Problem auftritt, einen zeitlichen Puffer ein. Treten Sie dem virtuellen Meeting bereits einige Minuten früher bei, um Ihre Verbindung zu testen und den optimalen Standort für die Videoübertragung zu finden. - Für Gesprächsdynamik sorgen
Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten des Gesprächs ihre Rolle kennen und wissen, auf was sie ihre Aufmerksamkeit richten sollen. Das sorgt für eine dynamischere und überzeugendere Interview-Erfahrung, die sowohl für Sie als auch für den Kandidaten ein aufschlussreiches Gespräch mit echtem Mehrwert schafft. - Eine ruhige Gesprächsatmosphäre schaffen
Suchen Sie einen ruhigen, privaten und gut beleuchteten Ort, der frei von möglichen Unterbrechungen ist. Schalten Sie Ihre Messaging- und E-Mail-Benachrichtigungen aus, damit Sie während des Gesprächs nicht abgelenkt werden. - Kamera immer auf on
Kameras sollten immer eingeschaltet sein, und während einer der Teilnehmer spricht, sollten Sie die Stummschaltung aktivieren, um jegliche Hintergrundgeräusche zu minimieren. - Auf die Körpersprache achten
Achten Sie während des Gesprächs sowohl auf Ihre als auch auf die Körpersprache der Teilnehmenden. In einem virtuellen Interview sind nicht alle Körperbewegungen und -signale ohne Weiteres wie in einem persönlichen Gespräch erkennbar - was diejenigen Signale und Bewegungen, die erkennbar sind, umso wichtiger macht.