Diese Tools & Tipps sparen Zeit

Automatisierte E-Mail-Antworten und Minimierung der Unterbrechungen

Eine gesparte Minute bedeutet am Ende Ihres Arbeitstages normalerweise eine Minute früher nach Hause gehen zu können. Outlook 2010 bietet hier im E-Mail-Bereich einen Weg täglich wertvolle Zeit zu sparen. Quick Steps lautet der Name der Funktion. Damit können Sie automatisiert häufig zu erledigende E-Mail-Aufgaben, beispielsweise Mehrfachbeantwortung, bestimmte E-Mails zu löschen, Ihrer gesamten Projektgruppe zu antworten oder Nachrichten einer bestimmten Adresse in einen entsprechenden Ordner einzusortieren. Viel besser noch ist die Möglichkeit E-Mail-Makros mit Quick Steps zu erstellen. Diese können Sie dann mit nur einem Klick ausführen lassen und sich dadurch viel Zeit sparen.

Ein anderes Problem, das allzu häufig den Arbeitsfluss stört, sind häufige Unterbrechungen. Wie sollen sind Sie denn in der Lage sein Ihrem Projekt den letzten Schliff zu verleihen, wenn ständig Ihre Kollegen irgendetwas fragen oder mit Ihnen über dies und das reden wollen. Wir haben einige Tipps, damit die Unterbrechungen auf ein Minimum reduziert werden. Benutzen Sie die Auto-Beantwortungsfunktion von Outlook. Die automatischen Antworten sind nicht nur praktisch, wenn Sie gerade Krank oder im Urlaub sind, sondern Sie können Ihren Kontakten auch verdeutlichen, dass Sie gerade ungestört an einem wichtigen Projekt arbeiten und deswegen heute keine E-Mails oder Anrufe beantworten.

Noch ein kleiner Tipp von einem unserer Mitarbeiter. Besorgen Sie sich Kopfhörer. Sie müssen darüber nicht einmal Musik hören, denn allein das Tragen der Kopfhörer erzeugt eine Art "Privatsphären-Aura", sodass Besucher meist lieber zu einem späteren Zeitpunkt wiederkommen.