Diese Tools & Tipps sparen Zeit

Telefonate < E-Mails < Instant Messenger < Kurznachrichten

Der erste Tipp lautet: Nutzen Sie E-Mails statt dem Telefon. Stellen Sie sich vor es sei gerade 16 Uhr und Sie hätten alles bis auf ein Kundentelefonat erledigt. Es sollte nicht lang dauern, da Sie lediglich eine Kleinigkeit für das neueste Projekt erfragen müssen. Und was passiert nur allzu oft? Genau, der Anruf dauert länger als erwartet, da Sie in eine scheinbar endlose Konversation über Gott und die Welt hineingezogen werden. Einfach verabschieden und auflegen? Das geht nicht, da Sie ja Ihrem Kunden gegenüber nicht unfreundlich erscheinen wollen. Darum hören Sie sich alles geduldig an während die Minuten vergehen.

Deswegen hat man E-Mails erfunden. Natürlich sind Telefonate persönlicher und eine gute Sache um bei Geschäftskontakten in positiver Erinnerung zu bleiben. Aber sparen Sie sich Anrufe für Tage auf an denen Sie mehr als genug Zeit dafür übrig haben. Falls Sie also nur eine Antwort auf eine einfache Frage benötigen, dann widerstehen Sie der Versuchung den Hörer in die Hand zu nehmen. Schreiben Sie stattdessen eine kurze E-Mail und verschwinden Sie in Richtung Tür. Falls die Antwort sehr wichtig ist können Sie mit Ihrem Smartphone immer wieder nach Antworten schauen.

E-Mails sind wie gerade begründet zwar schneller als Telefonate, aber langsamer als Sofortnachrichten über einen Instant-Messenger-Dienst. Bleiben wir beim gleichen Beispiel, dem Klären einer kleinen Frage zu einem Projekt, aber dass Sie zusätzlich das Büro nicht verlassen können solange die Antwort aussteht. Dann haben Sie bei der E-Mail das Problem, dass Sie nicht wissen, wie regelmäßig Ihr Kunde nach neuen E-Mails schaut. Vielleicht dauert es Stunden oder die ganze Nacht bis Sie eine Antwort erhalten. Kennen Sie jedoch die IM-Adresse Ihres Kunden, dann erhalten Sie die Antwort Ihres Kunden wahrscheinlich genauso schnell wie am Telefon. Nur einem erweiterten Gespräch können Sie sehr viel einfacher ausweichen.

Was ist jedoch zu tun, wenn der Kunde den Yahoo Messenger benutzt und Ihr Chef ein Google Talk Fan ist? Das ist heutzutage kein Problem mehr, denn Programme wie Meebo ermöglichen auch einen Chat über die Plattformgrenzen hinaus. Meebo ist ein webbasierter Dienst, sodass Sie nicht einmal zusätzliche Software installieren müssen. Der Freischein der IT-Abteilung ist also sicher. Sie können sich mit Meebo fast mit jedem Dienst und damit fast jedem Nutzer in Verbindung setzen. Ganz gleich ob AIM, ICQ, MSN oder FacebookFacebook. Alles zu Facebook auf CIO.de

Sofortnachrichten senden ist zwar spitze, wenn Sie schnell eine Antwort erhalten müssen, aber nicht immer praktikabel. Nehmen wir als Beispiel, dass Sie Ihren Vorgesetzten kontaktieren sollten, dieser sich aber gerade in einer Besprechung befindet in der er keinen Zugang zu IM-Diensten hat. Die Lösung: Senden Sie ihm stattdessen eine Textnachricht (aber nur, wenn Sie dazu die Erlaubnis haben).

E-Mails wären hier eine schlechte Idee, da Menschen nach einer Besprechung dazu tendieren die Mails einfach auf "morgen" zu verschieben. Eine Textnachricht hingegen impliziert Dringlichkeit, sodass es doch sehr wahrscheinlich ist, dass Ihr Chef noch während der Besprechung unter dem Tisch einen Blick riskiert. Senden Sie deswegen klare und kurze Ja-Nein-Fragen, wie "Den WidgetCo-Vertrag für 75k Euro erneuern?" So machen Sie es Ihrem Chef einfach die Antwort "Ja" oder "Nein" zurückzuschreiben. Fazit: In Windeseile sind Sie auf dem Weg nach Hause.