Digitale Signatur ist nicht mehr Pflicht

Trotz der neuen Möglichkeiten sollten Unternehmen aber "nicht übereilt auf elektronische Rechnungen setzen", warnte hingegen Gert Klöttschen, Steuerberater bei DHPG. Der Gesetzestext (PDF) lasse dafür immer noch viele Fragen offen. Insbesondere sei unklar, welche Verfahren die Finanzverwaltung letztendlich anerkenne.

Zwar erlaube der Fiskus auch einen rein manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und dem Lieferschein. Doch spätestens im Rahmen einer Betriebsprüfung stünde das gewählte Verfahren auf dem Prüfstand. "Wird das praktizierte Kontrollverfahren bei der Betriebsprüfung nicht akzeptiert, drohen erhebliche Umsatzsteuernachzahlungen zuzüglich Zinsen", sagte Klöttschen.

Die Neuregelung weite zudem die Kontrollbefugnisse des Fiskus im Rahmen der Umsatzsteuernachschau aus. Unternehmen bleibe nun keine Vorlaufzeit mehr. Elektronische Rechnungen und steuerrelevante digitale Dokumente seien für Prüfungszwecke ständig bereitzuhalten. Und: Unverändert sichert nur eine ordnungsgemäße Archivierung den Vorsteuerabzug. Die Anforderungen daran haben sich durch die Neuregelung aber nicht vereinfacht.

Alle EU-Staaten haben bis Ende 2012 Zeit, die vereinfachte elektronische Rechnungsstellung umzusetzen. Solange werden EU-weit allein die digitale Signatur und das so genannte EDI-Verfahren akzeptiert. "Möglicherweise erkennen Kunden in anderen EU-Ländern etwa per E-Mail übermittelte Rechnungen noch nicht an."

"Keine elektronischen Rechnungen aufzwingen lassen"

Mit der Implementierung eines geeigneten Kontrollverfahrens sollten Unternehmen alle Anforderungen prüfen und gegebenenfalls einige Formen von vorneherein ausschließen. Klöttschen: "Rechnungsempfänger sollten sich keine elektronischen Rechnungen aufzwingen lassen, denn sonst gefährden sie den Vorsteuerabzug." Der Leistungsempfänger muss mit einer elektronischen Abrechnung einverstanden sein. Schließlich ist er es, der gegenüber den Finanzbehörden besondere Dokumentationspflichten zu erfüllen hat.