Dokumenten-Management wird ausgelagert

Immer mehr Firmen setzen auf das Auslagern von dokumenten-intensiven Prozessen. Das geht aus zwei aktuellen Studien von IDC und Gartner hervor, die sich in diesem Punkt decken – auch wenn sie inhaltlich verschiedene Akzente setzen und unterschiedliche Märkte unter die Lupe nehmen. Während IDC deutsche Unternehmen befragte, analysierte Gartner den nordamerikanischen Markt.

Dennoch ist die Kernbotschaft identisch: Ein steigender Anteil von Unternehmen legt das Management von Dokumenten in fremde Hände. Die Firmen erhoffen sich durch die Zusammenarbeit mit Outsourcing-Dienstleistern sowohl Kosteneinsparungen als auch eine Verbesserung der Prozesse. Darüber hinaus gehen sie davon aus, dass die spezialisierten Partner besser als sie selbst in der Lage sind, Sicherheit und das Erfüllen von Compliance-Anforderungen zu gewährleisten.

IDC befragte 300 deutsche Firmen mit mehr als 200 Unternehmen und stellte ein hohes Interesse an Cloud Computing im Bereich Document Solutions fest. Nach IDC-Definition ist mit diesem Begriff die Optimierung von Dokumenten-Prozessen in den Fachabteilungen gemeint. In der Praxis setzt der Einsatz von Document Solutions auf Print Management - also der Konsolidierung des Geräteparks und der Senkung von Druckkosten - auf.

Von Anwendern nutzen 69 Prozent elektronische Formulare und zwei Drittel elektronische Vorlagen. Mehr als die Hälfte verfügt über elektronische Archivierung sowie Digitalisierung und manuelles Weiterleiten physischer Dokument. 48 Prozent haben zudem Maßnahmen zum sicheren Drucken implementiert. In der Automatisierung und StandardisierungStandardisierung dieser Prozesse sehen 30 Prozent der von IDC befragten Firmen immenses Optimierungs-Potenzial. Alles zu Standardisierung auf CIO.de