Kollaborationstechnologien
Fünf Regeln für Videokonferenzen
Renate Oettinger war Diplom-Kauffrau Dr. rer. pol. und arbeitete als freiberufliche Autorin, Lektorin und Textchefin in München. Ihre Fachbereiche waren Wirtschaft, Recht und IT. Zu ihren Kunden zählten neben den IDG-Redaktionen CIO, Computerwoche, TecChannel und ChannelPartner auch Siemens, Daimler und HypoVereinsbank sowie die Verlage Campus, Springer und Wolters Kluwer. Am 29. Januar 2021 ist Renate Oettinger verstorben.
Welche Videokonferenz-Lösung passt?
Nicht jede Kollaborationslösung eignet sich für jedes Unternehmen. Neben Auswahlkriterien wie Angeboten, Kundenmeinung oder Anwendungsberatung sollten Unternehmen ihre eigenen technischen Voraussetzungen und Wünsche unter die Lupe nehmen. Darauf basierend lassen sich erste Entscheidungen treffen, zum Beispiel für eine integrierte Cloud-basierte All-in-One- oder aber eine On-Premise-Lösung. Der Trend geht ganz klar in Richtung Cloud, da Kosten eingespart werden können und die IT-Abteilung weniger Zeit für die Installation, Wartung und Updates verwenden muss. Auch müssen weder Ressourcen noch Bandbreite zur Verfügung gestellt werden. Updates werden über den Cloud-Provider automatisch zur Verfügung gestellt und sparen viel Zeit.
Was soll die Technologie können?
Eine benutzerfreundliche Cloud-basierte All-in-One-Plattform, die Video-, Web-, Audio-Conferencing und Chat miteinander verbindet, vereinfacht die gemeinsame Arbeit umso mehr, da der Nutzer nicht ständig zwischen verschiedenen Lösungen wechseln muss. Es kann intuitiv gearbeitet werden ohne den Workflow zu unterbrechen und eine Vielzahl von Accounts zu verwenden, wie es bei Stand-alone-Produkten der Fall wäre. Außerdem können so Kosten für die Anschaffung einzelner Technologien eingespart werden.
Ein weiterer Punkt: Für Trainings oder Besprechungen über verschiedene Zeitzonen hinweg kann es zudem sinnvoll sein, eine integrierte Meeting-Plattform mit Recording-Funktion auszuwählen. So können Mitarbeiter, die nicht teilnehmen konnten, das Besprochene zu einem späteren Zeitpunkt in ihrem eigenen Videoportal anschauen.
Wie macht sich die Lösung im Test?
Der ausgesuchte Anbieter sollte eine Testphase für das System ermöglichen. Unternehmen sollten in dem Praxistest realistische Meeting-Szenarien simulieren. Nur so lässt sich eine belastbare und verlässliche Lösung identifizieren, die sichere und globale Kommunikation ermöglicht. Sowohl die IT-Abteilung als auch potentielle Endanwender sollten einbezogen werden und in das Urteil mit einfließen.
Zusätzlich zu der reinen Funktionalität der Lösung, sollten Punkte wie "Onboarding", Trainings durch den Anbieter, Kunden-Community und ein guter Kundensupport entscheidende Auswahlkriterien sein. Umfassender Customer Service, der auf die unterschiedlichen Gegebenheiten eines jeden Unternehmens individuell eingeht ist unabdingbar. Auch die Möglichkeit, sich mit anderen Kunden auf einer Plattform auszutauschen bietet Vorteile und schafft Synergien.
Thomas Spiegl ist Regional Director D-A-CH bei Lifesize. Weitere Informationen unter www.lifesize.com.