Gemeinsam werden wir stärker

Für die sechs Papiergrosshändler wurde es eine klassische Win-Win-Situation. Die Unternehmen trauten sich, was in Deutschland bisher kaum ein Mittelständler wagte: Sie lösten ihre eigenen EDV-Abteilungen auf und fassten sie zu einem gemeinsamen IT-Dienstleister zusammen. Heute betreut die von den sechs neu gegründete Papertec GmbH mit 23 Mitarbeitern die Unternehmen zentral von Berlin aus und unterstützt sie mit einem gemeinsamen BackupSystem. Der Weg dorthin dauerte über drei Jahre, und er war steinig. "Ein verdammt schwerer Prozess", sagt rückblickend Michael Geiger, Sprecher des IT-Lenkungsausschusses und Geschäftsführer des Großhandels Karl-Heinz Geiger GmbH in Aalen.

Ausgangspunkt der Überlegungen war, dass jedes Unternehmen mittelfristig vor der Notwendigkeit stand, seine IT zu restrukturieren. "Wir wollten ein ERP-System implementieren. Die alte Plattform war nicht mehr marktgerecht und entsprach nicht mehr den technischen Anforderungen, CRMCRM war damit zum Beispiel nicht möglich", erinnert sich Geiger. "Wir wollten ein System, das die ganze Gruppe und jedes Unternehmen in sich abbildet, integrativ geführt, um Redundanzen zu vermeiden." Die Tatsache, dass die sechs rechtlich und wirtschaftlich selbstständigen Unternehmen bereits unter dem Namen Igepa Group zu einer Marketing-Interessengemeinschaft zusammengeschlossen waren, ersparte die schwere Suche nach geeigneten Partnern. Alles zu CRM auf CIO.de

Das Problem: Jedes Unternehmen hatte seine eigene IT-Struktur, eigenes Personal, Equipment, es gab unterschiedliche Release-Stände, Überlegungen und Vorstellungen. Geiger: "Und natürlich sollte der Kunde nichts merken." Was die Gruppe trotz aller Hürden zusammenhielt, war ein gemeinsames Ziel: das technisch Machbare zu einem vertretbaren Preis möglich zu machen und effizienter sowie effektiver arbeiten zu können. Erleichternd kam hinzu, dass die Einzelunternehmen einander nur bedingt Konkurrenz machen, weil der Papierhandel ein stark regionales Geschäft ist und jeder seinen eigenen Markt bedient.

Drei Gremien ins Leben gerufen

Die Unternehmen entschieden sich nach einer Analysephase für Peoplesoft Enterprise One. Um allen Ansprüchen gerecht zu werden, wurden drei Gremien ins Leben gerufen: erstens der Lenkungsausschuss als Entscheidungsgremium für grundlegende Fragen, in dem die Geschäftsführer der Einzelunternehmen, der Geschäftsführer der neuen Papertec und ein Experte von Peoplesoft vertreten waren; zweitens die Projektleitung zur Koordinaton und fachübergreifenden Information; drittens das Customizing, das Modelling der ERP-Software, zuständig für die Systemeinstellung auf die einzelnen Belange der Partnerunternehmen.

"Zwei Jahre später, im Juli 2002 hatten wir das erste Go life", erinnert sich Geiger. Das größte Problem sieht er rückblickend in der Festlegung auf einen gemeinsamen Standard: "Sich in eine Standardsoftware hineinzudenken und dann so weit wie möglich im Standard zu bleiben und nur dort Modifikationen zuzulassen, wo sie zwingend notwendig sind, war wohl die größte Schwierigkeit."