Wer sucht, der findet - aber leider nicht sofort. Dies war eines der Probleme, mit dem sich die Unternehmensberatung Microfin in Bad Homburg konfrontiert sah. Das Team aus Betriebswirten, Juristen und Informatikern unterstützt Unternehmen bei der digitalen Transformation.

Das Intranet SharepointSharepoint Online mit Classic UI wurde mit den Jahren zu detailreich. Eine Folge war die immer komplexere Bedienung, eine zweite, dass der Aufwand bei der Suche nach Dateien stieg. Auch das User Interface war nicht optimal. So wurden neu erstellte Seiten in der modernen Form der Benutzerschnittstelle von Sharepoint (Modern UI) angezeigt, bestehende dagegen in Classic UI. Alles zu Sharepoint auf CIO.de

Migration mit Skript und manuell

Nach einer Analyse mit Unterstützung des Hamburger IT-Dienstleisters Layer2 Collaboration Works legte Microfin fest, welche Bereiche migriert werden sollten. Da die Unternehmensberatung bereits Microsoft Teams für die Zusammenarbeit in Projekten nutzt, wurden einige Bereiche in Teams verlagert.

Die Migration des Contents erfolgte jeweils zu 50 Prozent mithilfe eines Skripts und manuell durch Mitarbeiter von Microfin. Nach neun Projekttagen war die Umstellung abgeschlossen.

Resultat: Moderne Hub-Website

Das Intranet ist eine Hub-Website, in der jedem Bereich eine eigene Seite mit Dokumentenbibliotheken und Listen zugeordnet ist. Microfin nutzt die Lösung, um News und Informationsmaterialien bereitzustellen. Auch Publikationen aus dem Marketing wie Podcasts, Pressemitteilungen und Webinare sind im Intranet zu finden.

Zu 95 Prozent besteht die Lösung aus Standard-Sharepoint-Modulen. Die Fachleute von Microfin können sie daher selbstständig pflegen. In jede Seite ist der Layer2-Teaser-Webpart für News eingebunden. Anders als beim Sharepoint-Standard müssen die Nutzer keine kompletten Artikel schreiben, sondern nur eine kurze Nachricht in eine Liste einpflegen, um Neuigkeiten zu erzeugen. Über Metadaten werden News mit einem Tag versehen und auf der entsprechenden Seite dargestellt. Auf der Startseite des Intranets erscheint zudem eine Übersicht über die Neuigkeiten in allen Bereichen.

"Layer2 Collaboration Works hat uns geholfen, unser Sharepoint-Intranet in ein modernes Layout und Design zu überführen. Gleichzeitung wurde unser Team im Umgang mit Modern UI geschult und ist nun in der Lage, selbstständig an der Aktualisierung von Inhalten zu arbeiten", so Nicole Voelsch, die bei Microfin für das Knowledge-Management zuständig ist, und Sophie Reuter, Projektleiterin Marketing.

Microfin | Intranet
Branche: Digitalisierungsberatung
Use Case: Modernisierung des Intranets auf Basis von Microsoft Sharepoint
Lösung: Umstellung auf angepasste Version Sharepoint mit Modern UI; Verlagerung von Bereichen auf Microsoft Teams
Partner: Layer2 Collaboration Works