Mit Unified Communications zur Collaboration

Strategie aus einem Guss

Doch was steckt genau dahinter? UCC beschreibt die Integration unterschiedlicher, für Kommunikation und Zusammenarbeit genutzter Techniken in eine einheitliche Strategie. Beispiel Erreichbarkeit: Egal, ob ein Mitarbeiter im Büro arbeitet, beim Kunden sitzt oder einen Tag im Home Office verbringt, für die Erreichbarkeit darf das keinen Unterschied machen. Heute muss man dafür oft noch mit mehreren Telefonnummern jonglieren, bei UCC gibt es nur noch eine Nummer, die dann entsprechend geroutet beziehungsweise weitergeleitet wird. Aber Vorsicht: UCC sollte nicht heißen, dass man regelmäßig mitten in der Nacht von einem Kollegen aus einer anderen Zeitzone aus dem Bett geklingelt wird. Im Gegenteil, ein funktionierendes Verfügbarkeits-Management ("Presence") gehört zu UCC dazu. Man muss am nächsten Morgen nicht mehr drei Anrufbeantworter abhören (zu Hause, mobil, Büro), sondern nur noch einen. Und alle E-Mails, Voice-Mails und Faxe laufen auch in nur einer Mailbox auf - das spart Zeit und Nerven. Für die Mitarbeiter in einem Unternehmen mit ausgefeilter UCC-Strategie bedeutet das, dass sie zwar immer noch schnell, zielorientiert und flexibel sein müssen, die Kommunikationsmittel sie aber dabei unterstützen und nicht bremsen.

Die Vorteile von UCC

Die Vorteile und Ziele dieser Integration liegen auf der Hand: Verbesserte Anwenderfreundlichkeit bringt den Mitarbeitern endlich die Flexibilität, die jeder Arbeitgeber von ihnen im Einstellungsgespräch fordert. Statt fünf Minuten vor dem Abflug schnell noch das Notebook zu starten und eine E-Mail abzuarbeiten, kann man mit UCC per Mobilgerät fünf Mails in der gleichen Zeit beantworten. Insgesamt wird so auch die Zusammenarbeit mit Kollegen, Kunden und Partnern verbessert, denn auch wenn die Kollegen auf Dienstreise sind, haben sie die gleichen Kommunikationskanäle parat. Nimmt man den Fokus weg von der IT, dann bedeutet eine effiziente UCC-Strategie auch ein ausgewogeneres Verhältnis zwischen Arbeit und Freizeit, also eine bessere Work-Life-Balance.

Das ist wichtig, weil die Unternehmen heute im Kampf um die besten Mitarbeiter auch mit sozialen Argumenten wie Familienfreundlichkeit punkten müssen. "Durch flexiblere Arbeitsmodelle steigt die Produktivität der Mitarbeiter, gleichzeitig sind die Mitarbeiter zufriedener", erläutert Ludwig Zink, bei BT Germany für UCC-Lösungen zuständig. "Bei BT haben international etwa 70 000 Mitarbeiter die Möglichkeit, flexibel zu arbeiten - also bei Bedarf von zu Hause oder von unterwegs. Die Produktivität ist dadurch um mehr als 30 Prozent gestiegen." In Großbritannien verzeichnete BT als ein Ergebnis des "flexible working", dass die Fehlzeiten pro Mitarbeiter auf gut drei Prozent gesenkt wurden - der Landesdurchschnitt liegt bei 8,5 Prozent.

Kosten runter

Aber UCC hat auch einfach messbare Vorteile für das Unternehmen, etwa die Senkung der Kommunikationskosten durch Anbindung von Zweigstellen via VoIP. Durch "virtuelle" Besprechungen per Telefon- oder Videokonferenz werden Reise- und Hotelkosten gesenkt. Mit einer effizient umgesetzten UCC-Strategie lassen sich in weiteren Schritten auch die Geschäftsprozesse straffen. "Alleine bei den Immobilienkosten spart BT etwa 100 Millionen Euro pro Jahr, weil weniger Bürofläche vorgehalten werden muss", erklärt BT-Experte Zink.