Der Arbeitsplatz der Zukunft ist nicht mehr an ein Büro gebunden. Die Cloud und mobile Geräte wie Notebooks, Tablets und Smartphones verändern die Arbeitswelt und ermöglichen es, den Mitarbeitern eines Unternehmens, an jedem Ort und zu jeder Zeit zu arbeiten. Dabei geht es natürlich um die vielzitierte Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben, aber auch um Effizienz und verbesserte Produktivität der Workforce.

Viele Studienergebnisse unterstreichen die Bedeutung des Themas Arbeitsplatz der Zukunft. So gehen 64 Prozent der in einer Techconsult-Studie Befragten davon aus, dass weniger Projekte scheitern würden, wenn Mitarbeiter mithilfe einer entsprechenden IT-Infrastruktur mobiler arbeiten könnten. In einer Planon-Studie wiederum stimmten mehr als 90 Prozent der befragten Personen der Aussage zu, dass neue Arbeitsplatzkonzepte die Produktivität der Mitarbeiter verbessern könnten. Und schließlich fand eine Anfang 2017 veröffentlichte PAC-Studie heraus, dass knapp drei Viertel der europaweit befragten IT- und HR-Manager der Qualität der Arbeitsumgebungen einen starken oder sogar entscheidenden Einfluss auf den Geschäftserfolg beimessen.

Das Gute an der Sache ist: Die technischen Grundlagen für die Bereitstellung eines zukunftsfähigen Arbeitsplatzes sind vorhanden, die erforderlichen Technologien anwendungsreif und hinlänglich erprobt. Es ist also an den Unternehmen, die Gelegenheit am Schopf zu ergreifen und den Mitarbeitern die Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, die sie für einen effizienten Arbeitsstil benötigen.

Neue Bereitstellungsmodelle für den Arbeitsplatz

Neben der Verfügbarkeit leistungsfähiger mobiler Geräte zählt die Cloud zu den Schlüsseltechnologien für den 'Future Workplace'. Dabei greifen die Mitarbeiter über eine Online-Verbindung auf die Anwendungen und Dateien zu, die in einem Rechenzentrum gehostet werden. Mit solchen Diensten lassen sich beispielsweise virtualisierte Betriebsumgebungen bereitstellen, die individuell für die Bedürfnisse der Unternehmen und der einzelnen Angestellten konfiguriert werden können. Sie sorgen dafür, dass jedem Mitarbeiter genau die Anwendungen und Werkzeuge zur Verfügung stehen, die er benötigt.

Virtualisierung sorgt für Effizienz und Sicherheit

Die Virtualisierung erhöht die IT-Sicherheit, weil alle im Einsatz befindlichen Geräte stets mit aktuellen Softwareversionen laufen - unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter beispielsweise mit dem privaten Notebook auf das Unternehmensnetzwerk zugreift oder über ein von der Firma bereitgestelltes Gerät. Dank des zentralen Update- und Patch-Managements arbeitet kein Mitarbeiter mehr mit sicherheitsanfälligen Versionen. Die zentrale Datenhaltung mit hohen Sicherheitsvorkehrungen sorgt ebenfalls für einen verbesserten Sicherheitsstandard. Sensible Daten werden nicht mehr auf den Endgeräten abgelegt, sondern stets im geschützten Datencenter.

Benötigt der Anwender andere Software, weil sich sein Aufgabenbereich verändert hat, kann die IT-Abteilung darauf schnell reagieren. Damit macht eine virtualisierte Betriebsumgebung den Arbeitsplatz langfristig zukunftsfähig.

Mit den neuen Cloud-Delivery-Modellen können Großunternehmen, mittelständische Firmen und auch kleine Betriebe die Betriebsunterstützung, also die Wartung und Pflege der IT-Arbeitsplätze einschließlich Soft- und Hardware einem externen Partner übertragen. So können sie den Verwaltungs- und Wartungsaufwand für die IT-Mitarbeiter deutlich senken. Das ist dringend nötig, um weiteres Budget für Innovationsaufgaben frei zu bekommen. Laut einer Capgemini-Studie setzen die Unternehmen immer noch rund 70 Prozent ihrer IT-Ausgaben für den IT-Betrieb sowie die Wartung und Updates der IT-Infrastruktur und der Endgeräte ein.

Kommunikationslösung für Team-Kollaboration

Besonderes Augenmerk sollten Unternehmen bei den modernen Arbeitsplätzen auf die Kommunikation legen, um trotz der zunehmenden Mobilität der Mitarbeiter den ungehinderten Fluss von Informationen sicherzustellen. Auch hier sind gemanagte Cloud-Lösungen auf dem Markt, die sich aus verschiedenen Modulen wie beispielsweise einer Exchange-Lösung, einer Video-Kommunikationsanwendung oder Chat-Plattformen zu einer maßgeschneiderten Gesamtlösung zusammensetzen lassen.

Da der Zugriff auf Daten und Anwendungen meist über das Internet erfolgt, kommt der Security-Lösung besondere Bedeutung zu. Damit sie größtmögliche Sicherheit und höchstmöglichen Datenschutz bietet, muss sie Angriffe aus dem Internet zuverlässig abwehren (VPN, Firewall, etc.), sensible Daten auf den Endgeräten vor dem unbefugten Zugriff Dritter schützen (Festplattenverschlüsselung) und Informationen bei der Übertragung sichern (E-Mail-Verschlüsselung, VPN).

Weil auch dort interne IT-Teams schnell an ihre Grenzen stoßen, empfiehlt es sich, einen erfahrenen Partner an Bord zu holen, der ein ganzheitliches Schutzkonzept realisiert. Dieses sollte nicht nur auf modernsten Security-Lösungen basieren, sondern auch den Aspekt User Experience abdecken. Um Die Nutzer-Erfahrung nicht durch Security-Vorgaben zu beinträchtigen, sollten benutzerfreundliche Bedienkonzepte wie eine Single-Sign-On-Lösung in Betracht gezogen werden.

Lösungen aus einer Hand

Es gibt keine Patentrezepte für die Realisierung einer modernen Arbeitsplatzinfrastruktur ebenso wenig wie für die Umsetzung von Future-Workplace-Projekten. Wichtig ist, Konzept und Lösung auf die Anforderungen im jeweiligen Betrieb maßzuschneidern und die jeweils geeigneten Teillösungen zur unternehmensspezifischen Workplace-Infrastruktur zusammenzufügen.

Die Verantwortlichen sollten sich dabei stets bewusst sein, dass Workplace-Projekte immer eine technologische und eine kaufmännische Seite haben, die sauber kombiniert werden müssen. Deshalb ist es empfehlenswert, einen Partner einzubinden, der eine individuell zusammengestellte Lösung aus einer Hand bieten kann - von der Planung und Konzeption über die Bereitstellung und den Betrieb bis hin zur Finanzierung.