Arbeitgeber benötigen ganze Papier­stapel von ihren Mitarbeitern. Von der Geburtsurkunde über Bescheinigungen von der Krankenkasse bis zur Heiratsurkunde muss alles in Papierform abgegeben werden. Doch am häufigsten schicken Beschäftigte ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung per Post an die Firma. So war es auch bei NestléNestlé Deutschland, bis im Dezember 2016 ein Projekt anlief, das nach einer digitalen Lösung suchte. Top-500-Firmenprofil für Nestlé

Bis dahin kamen rund 48.000 Krankmeldungen pro Jahr in der HR-Abteilung an. Um die Personalnummer ergänzt und gescannt, wurden die Daten per E-Mail oder Hauspost an den Abrechnungsdienstleister geschickt und dort manuell ins SAP-HR-System eingegeben.

Das ist heute anders: Der erkrankte MitarbeiterMitarbeiter fotografiert die Bescheinigung des Arztes und sendet sie von seinem privaten oder dienstlichen Smartphone über eine mobile Website an Nestlé. Eine Software, die automatisch Texte innerhalb von Bildern erkennen kann (OCR von dem englischen Begriff Optical Character Recognition), liest alle relevanten Daten aus, verknüpft sie mit der Personalnummer und übergibt den Datensatz an das SAP-System. Der Vorgesetzte erfährt durch eine E-Mail, dass ein Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfällt. Alles zu Personalführung auf CIO.de

Bei Nestlé gibt es einen Chief Digital Officer, der mit seinem Team die Ideen aus den Geschäftsbereichen begleitet. "Die Idee für die digitale Krankmeldung entstand aus dem ganz normalen Alltag heraus. Da im Rechnungswesen bereits mit einer OCR-Software gearbeitet wurde, waren wir schnell einen Schritt weiter", sagt Projektleiterin Anja Kuhl. "Durch digitalisierte B2E-Prozesse, umfasst die digitale Transformation die gesamte Organisation."

1. Bessere Usability für Mitarbeiter und HR durch digitalen Prozess.Nestlé fördert mit dem Programm "Digital Challenge" digitale Projekt­ideen, die Mitarbeiter aus interdisziplinären Teams einreichen. Die Teams tragen die Ideen einer Jury und den Kollegen vor, der Gewinner erhält ein Budget und darf das Projekt in 100 Tagen umsetzen. 2016 belegte das Team mit der Idee zur digitalen Krankmeldung den zweiten Platz.

Das Projekt war von Beginn an interdisziplinär mit Vertretern aus der Personalabteilung, Nestlé Business Services, IT, Digital-Team und Corporate Communications besetzt. Zwar handelt es sich um eine klassische Projektarbeit, doch "das Projekt war 'sexy' und 'was Neues', weshalb alle Projektteilnehmer sich ohne Silodenken dem Gesamterfolg des Projekts verschrieben haben", sagt Anja Kuhl.

Bei den Mitarbeitern kommt die digitale Krankmeldung gut an. Bereits in der Pilotphase beteiligten sich im ersten Monat 50 Prozent der Mitarbeiter, mittlerweile sind es 78 Prozent. Später sollen die Beschäftigten weitere Dokumente wie Geburts- oder Heiratsurkunde digital einreichen können.