Noteinsatz in letzter Minute

Erst als das Kind schon fast in den Brunnen gefallen war, erkannte Kurt-Werner Hoffmann, dass er schnellstens etwas gegen das Datenchaos in seinem Materialwirtschaftssystem unternehmen musste. Dem CFO der SM Electronic GmbH blieb keine Zeit, lange nach einem geeigneten Manager für diese Aufgabe zu suchen. "Irgendwie" sei er dann an die Management-Angels gekommen, und die beschafften ihm innerhalb von zwei Wochen einen Interims-Manager. Hoffmann: "Der Mann sollte sich mit IT und mit Materialwirtschaft auskennen, um sofort operativ tätig werden zu können." Ein schwarzer Tag für IT-Leiter Matthias Heddinger, denn ihm wurde quasi von heute auf morgen ein Vorturner vor die Nase gesetzt.

Management Angel MA 066 im Chaos

Interims-Manager (IM) Hans Ansems brachte mit, was der Großhändler und nach eigenen Angaben deutscher Marktführer für Satellitentechnik und Elektronikzubehör dringend brauchte: Macht durch Ausstrahlung, Erfahrung durch Alter und Praxis. Der 54-Jährige war bereits mehrfach als Change-Manager und Interims-CEO und -CIO im Einsatz gewesen. Management-Engel "MA 066" durchdrang das Chaos gedanklich in wenigen Tagen: "Es existierten keine verlässliche Daten, die bestehende IT-Landschaft, auf DOS-basierend, war für Einkauf und Disposition nicht mehr zu gebrauchen. Wollte man wissen, was sich im Lager befand, musste man hingehen und nachschauen." ´

40 Merchandiser füllen für SM-Electronic regelmäßig die Regalwände in den Bau-, Verbraucher- und Fachmärkten auf, geben fehlende Produkte in Form von Bestellungen an die Zentrale in Stapelfeld weiter. Alles, was unter einer Warenverfügbarkeitsquote von 90 Prozent liegt, ist laut Hoffmann für Kunden durch fehlende Artikel im Sortiment deutlich fühlbar. Fehlt zu oft zu viel Ware, droht ein Rausschmiss aus dem Sortiment. Das wäre bei Großkunden wie OBI, Bauhaus oder Baumax in Österreich für die Firma besonders schmerzhaft. Da die meisten Teile aus China importiert werden, ist SM-Electronic in besonderem Maße auf verlässliche Lagerdaten angewiesen. Vor der IT-Restrukturierung, so Hoffman, war die wichtige Warenverfügbarkeitsquote kaum noch messbar. Heute steht das 180-Mitarbeiter-Unternehmen am Rande Hamburgs mit einer Quote von 96 bis 98 Prozent wieder glänzend da.

Grund für das damalige Chaos im Lager war eine Umsatzverdopplung der Firma vor vier Jahren. In den Boom-Zeiten der Mobilfunktechnik explodierte auch die Nachfrage nach Zubehörteilen. SM-Electronis platzte aus allen Nähten und bewirtschaftet heute einige 100 Kilometer Regalwände. Das Handelsunternehmen zog aus der Hamburger Innenstadt in größere Gebäude auf dem Land. IT-Leiter Heddinger erkannte zwar, dass das bisherige Warenwirtschaftssystem dem Betrieb nicht mehr gewachsen war, doch er war zu sehr mit der Lösung akuter operativer IT-Probleme beschäftigt, um sich selbst um den Aufbau eines neuen Systems zu kümmern.

Nach sechs Monaten stand das neue System

Ansems empfahl wegen der Dringlichkeit und der fehlenden Datenbasis zunächst eine Zwischenlösung, da die Implementierung eines neuen Systems zu lange gedauert hätte. Dazu identifizierte man die einzelnen Prozesse im gesamten Unternehmen und entwickelte eine vorläufige Lösung auf Basis einer MS-Access-Datenbank. Diese wichtige Prozessstrukturierung war die Basis für die erfolgreiche Umsetzung und Implementierung eines Navision-Systems im Folgejahr. Hoffmann: "Wir hatten den nötigen Druck auf der Pinne und konnten gleich loslegen. Innerhalb von nur sechs Monaten stand das neue System." Ohne diese wichtige Vorarbeit wäre das nicht möglich gewesen, ist der CFO überzeugt.