Schöner schreiben mit Word

Eine neue Briefvorlage individuell anpassen

Dokumentvorlagen zeigen ihre Stärken vor allem bei aufwendigeren Schreiben, die immer die gleichen Elemente oder Formatierungen enthalten sollen. Ein Beispiel dafür ist ein Geschäftsbrief, der ein Firmenlogo, Angaben zu Bankverbindung und Gerichtsstand sowie den Absender enthält. Die folgenden Schritte (erst für Word 2003, dann für Word 2007) zeigen, wie Sie eine entsprechende Dokumentvorlage erstellen und die gewünschten Elemente darin unterbringen.

Schritt 1: Gehen Sie in Word 2003 auf „Datei, Neu“, und klicken Sie im Arbeitsbereich auf „Auf meinem Computer ...“. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie rechts unten die Option „Vorlage“ wählen. Gehen Sie auf die Registerkarte „Allgemein“, klicken Sie auf „Leeres Dokument“, und bestätigen Sie mit „OK“.
Schritt 2: Sie sehen jetzt ein Fenster mit einem leeren Arbeitsblatt. Am Titel „Vorlage 1“ erkennen Sie, dass es sich nicht um ein normales Schreibfenster, sondern um eine Vorlage handelt. Ändern Sie gegebenenfalls Schriftart und -größe, wie in Schritt 1 für die Dokumentvorlage beschrieben.
Schritt 3: Gehen Sie im Menü auf „Datei, Seite einrichten“ und dann auf die Registerkarte „Layout“. Klicken Sie dort auf „Erste Seite anders“, dann auf „OK“.
Schritt 4: Gehen Sie auf „Ansicht, Kopf- und Fußzeile“ und dann auf „Tabelle, Einfügen, Tabelle“. Hinter „Spaltenzahl“ und „Zeilenzahl“ geben Sie jeweils „2“ ein und klicken dann auf „OK .

Sie können jetzt beliebige Elemente in die Vorlage einsetzen, beispielsweise Firmenlogo und Anschrift. Klicken Sie dazu in die rechte obere Zelle, und ziehen Sie die Bilddatei mit dem gewünschten Logo dorthin. In die vierte Zelle tragen Sie Ihre Anschrift ein. Fahren Sie dann mit der Maus über die mittlere, vertikale Linie der Tabelle, bis sich der Mauszeiger in einen Doppelpfeil mit zwei Linien in der Mitte verwandelt. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt, und ziehen Sie die Linie nach rechts. Dadurch verschieben Sie Logo und Text bündig an den rechten Rand der Tabelle.

Schritt 5: Klicken Sie in die Tabelle, und gehen Sie im Menü auf „Tabelle, Markieren, Tabelle“. Dann klicken Sie auf „Format, Rahmen und Schattierungen“. Wählen Sie die Registerkarte „Rahmen“, und klicken Sie links unter Einstellung auf „Ohne“. Dadurch verschwinden die Rahmenlinien der Tabelle.

Schritt 6: Informationen über Bankverbindungen oder Firmensitz bringen Sie in der Fußzeile der Vorlage unter. Dazu klicken Sie in die Fußzeile und fügen auch hier wie in den Schritten 4 und 5 beschrieben eine Tabelle ein, die den Text aufnimmt. Abhängig vom Umfang der Infos können Sie hier auch eine Tabelle mit drei oder mehr Spalten einrichten.

Klicken Sie zum Abschluss auf „Ansicht, Kopf- und Fußzeilen“, und speichern Sie die Dokumentvorlage unter einem aussagekräftigen Namen. Die Elemente in der Kopf- und Fußzeile zeigt Word jetzt grau an. Beim Ausdruck erscheinen Firmenlogo und Adresse aber genauso wie der Rest des Textes.