Sachzuwendungen sind ein gängiges Mittel, um Geschäftspartnern in Erinnerung zu bleiben oder Mitarbeiter zu belohnen. Solche "Incentives" steuerrechtlich korrekt abzuwickeln ist jedoch aufwändig. Die Siemens AGSiemens AG hat den Prozess automatisiert. Das Ziel: ComplianceCompliance sicherstellen, Kosten reduzieren, Transparenz steigern und den Aufwand bei Betriebsprüfungen verringern. Top-500-Firmenprofil für Siemens AG Alles zu Compliance auf CIO.de

"Es war uns ein Anliegen, den Prozess der Meldung von Sachzuwendungen mit der neuesten Technologie, innovativen Ansätzen und unter Berücksichtigung des kompletten End-to-End-Prozesses in Konzernstrukturen weiter zu optimieren", erklärt Tobias Denk, Projektleiter und Tax Digitalization Manager Siemens AG, zuständig für DigitalisierungDigitalisierung und Automatisierung. Alles zu Digitalisierung auf CIO.de

SAP-basierte Lösung

Siemens entscheid sich für die TaxTech-Lösung Citax des Softwareanbieters DCCS. Laut Denk passte das Tool in die IT-Landschaft, die auf SAP S/4 Hana basiert. Zudem hätte sich DCCS bereiterklärt, die Lösung im Rahmen einer Partnerschaft weiterzuentwickeln.

In einem gemeinsamen Workshop wurden Anforderungen und Ziele definiert. Darauf aufbauend erstellte das Projektteam von Siemens im Tandem mit dem Dienstleister einen Anforderungskatalog und analysierte die Prozesse. "Wir holten von Beginn an Key User aus allen relevanten Fachabteilungen wie HR, Steuerabteilung, Finanzbuchhaltung und Experten aus der IT-Strategie und Projektmanagement ins Boot und legten damit den Grundstein zum Projekterfolg", berichtet Denk. Eine positive Kosten-Nutzen-Rechnung sicherte den Buy-in der Stakeholder.

Mix aus Wasserfall und agilen Methoden

Die erste Version der Lösung entwickelte das Team im Wasserfall-Modell. Sie ersetzt den manuellen Erfassungsprozess und automatisiert die Weiterleitung der Sachzuwendungen an die Gehaltsabrechnung sowie das Berechtigungsmanagement.

Anschließend fanden virtuelle Trainings und Q&A-Runden für die Anwender statt. Aus dem Feedback schnürte die IT weitere "Entwicklungspakete", um die Lösung so nah wie möglich an den Bedürfnissen der Nutzer weiterzuentwickeln. Diese setzt das Team mit agilen Methoden um, damit die neuen Features schnell bei den Nutzern ankommen.

Zentrale Hana-Datenbank

Im nächsten Schritt band die IT über 50 SAP-Finanzbuchhaltungssysteme von Tochtergesellschaften an die Lösung an. Citax importiert laufend die Informationen in die zentralen SAP-Hana-Datenbank. Dort kann die Finanzbuchhaltung die Belege den jeweiligen Sachverhalten direkt zuordnen. "Zusätzlich definierten wir Umbuchungsregeln, um die Qualität in der Buchhaltung nach der steuerlichen Beurteilung zu erhöhen und den Aufwand für nachgelagerte Tätigkeiten zu reduzieren", so Denk.

Siemens ist gerade dabei, vorgelagerte Systeme wie Bestellwesen und Reiseabrechnung ebenfalls anzubinden, um sie automatisiert zu erfassen und zuzuordnen. Das soll die Bearbeiter entlasten. Außerdem gebe es ein digitales Signatur-Tool, um den manuellen Genehmigungsprozess abzulösen und Papier einzusparen.

Der ROI

Siemens konnte knapp 30 manuelle Bearbeitungsschritte auf weniger als zehn verringern. Zudem verspricht sich der Konzern weniger aufwändige Betriebsprüfungen, da alle Sachzuwendungen zentral dokumentiert und für die Prüfer zugänglich seien. Denk: "Durch die Automatisierung konnten wir den Aufwand für die Erfasser enorm verringern, Durchlaufzeiten und Rückfragen vermindern sowie Aufwendungen für nachgelagerte Prozesse, wie die Rechnungseingangsprüfung, um etwa 40 Prozent reduzieren. Excel-Listen braucht es jetzt nicht mehr."

Siemens AG | Prozessautomatisierung
Branche: IndustrieIndustrie
Nutzer: rund 15.000
Zeitrahmen: drei Jahre
Dienstleister: DCCS
Produkte: Citax
Einsatzort: Deutschland Top-Firmen der Branche Industrie