Harmonisieren dauert Jahre
Steiniger Weg zum Shared Service Center
1. Collaboration Services
Foto: Roland Berger
Am Starttag des SSCs müssen alle Mitarbeiter die benötigten IT-Systeme nutzen können. Das heißt, sie müssen miteinander kommunizieren können und für den Zugriff auf jene Fachanwendungen berechtigt sein, die bisher in anderen Infrastrukturen betrieben wurden. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn die IT-Funktionen im Konzern noch nicht harmonisiert sind und dezentrale IT-Infrastrukturen bestehen. Das Problem ist dann einer Unternehmensintegration sehr ähnlich.
Einheitliches Adressbuch einführen
In diesem Fall sind mehrere IT-Systeme betroffen:
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Active Directories (ADs): Die ADs müssen konsolidiert werden, um den SSC-Mitarbeitern ein einheitliches Adressbuch bereitzustellen und eine zentrale AD-Authentifizierung zu ermöglichen. Neben ADs müssen auch zugehörige Email- und Fileservices zusammengeführt werden, damit die Mitarbeiter Funktionen wie Gruppenpostfächer oder Kalenderanwendungen übergreifend nutzen und Daten austauschen können.
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Berechtigungsprozesse: Bisher unterschiedliche Berechtigungsmechanismen (AD, SAP, Berechtigungsverwaltung, usw.) müssen vereinheitlicht oder zumindest zentral gesteuert und verwaltet werden. Andernfalls ist die Einrichtung von neuen Berechtigungen über unterschiedliche IT-Infrastrukturen und Verfahren hinweg ein aufwändiger und risikoreicher Prozess. Dabei kann ein zentrales Berechtigungsverwaltungstool helfen und Revisionssicherheit gewährleisten.
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Personalsysteme: Die Struktur- und Mitarbeiterinformationen aus den Personalsystemen werden meist als Input für ADs und Berechtigungsvergabe verwendet. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass alle Mitarbeiter in einem Personalsystem erfasst sind und entsprechende Informationen für andere Systeme bereitgestellt werden können.
2. Fachanwendungen
Die Mitarbeiter des SSCs haben bisher in ihren dezentralen Einheiten nach unterschiedlichen fachlichen Prozessen und mit verschiedenen Fachanwendungen gearbeitet. Das soll sich ändern, denn nur durch Harmonisierung der Prozesse lässt sich die Effizienz steigern.