Der Aufwand für die Ausbildung der Anwender wird immer unterschätzt bzw. zu gering bemessen oder unter Umständen gänzlich vergessen. Der Schulungsbedarf ist in der Regel sehr hoch und sollte individuell ermittelt werden. Trainer sind Mitglieder aus der Projektgruppe, die die Systemkonfiguration durchgeführt haben. Sie werden vom Hersteller üblicherweise nach dem "Train-the-Trainer"-Konzept ausgebildet. Hier ist strickt darauf zu achten, dass dies in ausreichendem Umfang geschieht.

Ein Schulungsraum im Krankenhaus muss grundsätzlich zur Verfügung stehen und sollte den interessierten MitarbeiterInnen auch für Übungszwecke außerhalb ihrer Dienstzeiten geöffnet werden. Die Schulungen werden auf einem separaten, mit der Kundenkonfiguration versehenen, Testsystem durchgeführt. Sie sind sehr langfristig im Voraus zu planen und dürfen nicht kurzfristig verschoben werden, da sie in den Dienstplanungen des Krankenhauses Berücksichtigung finden müssen. Soweit möglich empfehlen wir eine Trennung bei den Schulungen nach Geschlecht (Frauen finden auf andere Weise als Männer den Zugang zum Computer), Alter (ältere Teilnehmer benötigen längere Übungszeiten) und nach Berufsgruppe (Ärzte, Pflege, Schreibdienste, Abrechnung etc.).

Ein kompletter Pilotbetrieb kann häufig wegen des hohen Aufwands nicht durchgeführt werden, dennoch ist ein ausgiebiges Testen der wichtigsten Funktionalitäten notwendig. Können sich alle Anwender im Echtsystem wirklich anmelden, werden alle Formulare richtig gedruckt usw.? Speziell die Altdatenübernahme und Schnittstellen sind ausgiebig zu überprüfen.

Echtbetrieb

Nach der erfolgreichen Implementierungsphase kann das neue KIS stufenweise in den Echtbetrieb gehen. Hier gilt es, die im Vertragswerk festgelegten Abnahmekriterien regelmäßig und exakt zu prüfen und deren Umsetzung durch den Anbieter zu überwachen.

Bei den einzelnen Routinestarts der Projektstufen - gestaffelt nach dem Zeit- und Stufenplan im so genannten "Roll-Out“ - ist sicherzustellen, dass alle verfügbaren Personen aus der Projektgruppe und vom Hersteller in den ersten Tagen zur Unterstützung der Anwender jeweils vor Ort sind.