Nach der Unterschrift unter den Vertrag für das neue KIS beginnt erst die eigentliche Arbeit. Projektgruppen müssen gebildet, Feinspezifikationen erarbeitet, Installation und Implementierung vorbereitet sowie die Schulungen geplant und terminiert werden. Der Arbeitsaufwand und die Mitwirkungspflichten des Auftraggebers während der Implementierungs- und Pilotierungsphase werden von den Entscheidern in den Krankenhäusern häufig unterschätzt. Dies bestätigten u.a. auch die zahlreichen Anwender, welche im Workshop "Migration" der kürzlich von GMDS und BVMI in Ludwigshafen veranstalteten KIS-Tagung 2007 im Plenum mitdiskutierten. Die Referenten des Workshops, die über eigene KIS-Einführungsprojekte berichteten, konnten aber auch zahlreiche Tipps geben, Abläufe und Einführungsstrategien zu verbessern.

Es empfiehlt sich grundsätzlich, einen Vollzeit-Projektleiter mit Krankenhaus-Erfahrung für dieses strategische Projekt zu berufen und diesem zusätzlich einen erfahrenen externen Coach an die Seite zu stellen, damit die Weichen im Projekt bereits zu Beginn richtig gestellt werden und die gewünschten Projektziele auch zeitgerecht erreicht werden. Viele Probleme in Informationstechnologie-Projekten sind auch menschlich-sozialer Natur und häufig Schwierigkeiten in der Kommunikation zwischen Projektteams, Lieferant/Auftragnehmer und Anwendern ausgesetzt. Deshalb müssen Projektleiter und Projekt-Coach über soziale Kompetenz und gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen sowie Erfahrungen im Konfliktmanagement mitbringen.

Das Projektteam-Coaching und ein projektbegleitendes Controlling werden von erfahrenen Beratungsunternehmen, wie denen der Autoren, im Rahmen von fest vereinbarten Personentagen in überschaubarem Umfang pro Monat angeboten.

In der Projektrealisierungsphase hat es sich außerdem bewährt, Mitarbeiter aus den betroffenen Abteilungen für die Umsetzung als "Power-User" zu gewinnen. Bei ihrer Auswahl ist auf soziale Kompetenz, Akzeptanz in der Abteilung, Know-How und Motivationsfähigkeit zu achten. Es ist eine unabdingbare Voraussetzung, diese Mitarbeiter für ihre Projektaufgaben und Konfigurationsarbeiten gut auszubilden und zeitlich ausreichend freizustellen. Die Systemanpassung wird durch die Power-User der Abteilungen durchgeführt, muss aber durch Spezialisten des Herstellers kompetent unterstützt und kontinuierlich begleitet werden.