Raus aus dem Silo
Tipps gegen Bürokratie im Unternehmen
Eine Zahl, die Anlass zu Besorgnis gibt: Zwischen 2010 und 2014 gingen die Unternehmensneugründungen von 417.000 Gründungen auf 309.000 zurück. Es scheint zunehmend wenig attraktiv zu sein, sich selbständig zu machen. Dies hat sicherlich auch mit den vielen bürokratischen Steinen zu tun, die Staat und Verwaltung potenziellen Gründern und jungen Unternehmern in den Weg legen und im Übrigen auch etablierte Unter-nehmen behindern.
Dass die Bürokratie tatsächlich als Last wahrgenommen wird, belegt eine Studie von TNS Emnid im Auftrag des Software-Unternehmens Sage. Danach stufen Entscheider von 400 deutschen Unternehmen die Bürokratie als hoch oder sehr hoch ein - mit steigender Tendenz. Beispiele staatlicher Regelungswut aus der jüngsten Zeit: Die "Dokumentationspflicht bei psychischen Gefährdungsbeurteilungen" oder die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff".
Die Kritik ist berechtigt - und doch geht sie am eigentlichen Problem vorbei. Den größeren Teil ihrer Bürokratie schaffen sich die Unternehmen nämlich selbst - mit komplizierten Urlaubsanträgen, Reisekostenabrechnungen, Beschaffungsformularen um nur einige zu nennen.
Machen wir uns nichts vor: Der von Politikern immer wieder versprochene Bürokratieabbau wird niemals kommen, die Zahl der Gesetze und Regeln wird eher noch zunehmen. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmer ihre Prozesse so effizient und flexibel machen, sodass ihnen das nichts ausmacht.
Jedes Unternehmen ist anders und doch finden sich die mehr oder weniger gleichen Probleme und Ansatzpunkte überall. Hier einige Tipps, wie Sie Ihr Unternehmen bürokratieresistent machen.
- Peter Dewald, Geschäftsführer Deutschland bei Sage Software
"Die Praxis hat gezeigt, dass die Neuerungen des Gesetzgebers just zum Jahresende kommen, und dann hat der Softwarehersteller kaum Chancen, diese vor Mitte Januar in seine Software einzupflegen, zu testen und freizuschalten." - Bürokratie ist ein Jobkiller - Studie von Sage Software
Sieben von zehn Befragten der Studie sagen, die bürokratische Belastung sei im letzten Jahr sogar noch gestiegen. - Bürokratie ist ein Jobkiller - Studie von Sage Software
Die Bürokratie ist ein Hemmschuh für Bauvorhaben und Investitionen und zudem ein Jobkiller, besagt die Studie. Vielfach wird übersehen, dass auch Marktexpansion und Produktentwicklung beeinträchtigt sind. - Bürokratie ist ein Jobkiller - Studie von Sage Software
Neun von zehn Befragten der Studie empfinden die Bürokratielast als zu hoch. Negativer Spitzenreiter unter den Lasten sind die Steuern und Abgaben. - Jürgen Henke, Geschäftsführer der Metallwerke Renner GmbH in Ahlen, Westfalen
"Bürokratie bedeutet nicht nur ständiges Ausfüllen von Formularen für Mindestlohn & Co., sondern auch das Einrichten von entsprechenden Prozessen wie SEPA, damit die Berichte und Anfragen auch korrekt ausgefüllt werden."
Tipp 1: Digitalisieren Sie
Sicherlich fallen Ihnen selbst in Ihrem Unternehmen Prozesse ein, die nicht digitalisiert sind und die man digital besser lösen könnte. Manche Betriebe führen zum Beispiel ihre Urlaubslisten in Excel, was schon mal nicht schlecht ist. Unsinnig wird es allerdings, wenn diese Listen ausgedruckt und in Hängeregistern archiviert werden. Das ist kein erfundenes Beispiel, sondern kommt häufiger vor als Sie denken.
Ein Beispiel, wie man es besser macht: In einem Betrieb laufen fast alle Aufgaben durch mehrere Hände, etwa die Anforderung eines neuen Schreibtischs oder der Urlaubsantrag. Wer was wann zu sehen bekommt und abzeichnen muss, hat sich oft über Jahre eingeschliffen - es funktioniert, aber effizient ist es nicht. Wenn man die Prozesse mit einem Workflow-Designer neu anlegt, fällt einem oft erst auf, wie überflüssig manche der Arbeitsschritte waren. Diese Softwarefunktion ist relativ simpel, hilft aber, schlanke Prozesse zu definieren und einzuführen. Das Abzeichnen des Urlaubsantrags ist dann nur noch ein Mausklick und erfordert keinen Laufzettel aus Papier.