Es klingt wie eine digitale Geisterbahn der Jahrtausendwende. Doch es ist 2016 in vielen, vornehmlich mittelständischen Unternehmen und Verwaltungen immer noch bittere Realität: Gedruckte Urlaubsanträge, Arbeitszeiterfassung in Excel-Listen, Telefonlisten in Word-Dateien, interne Kommunikation via E-Mail, ein Intranet, das aus einigen zentral verfassten Neuigkeiten und dem Kantinenplan besteht und dazu Software als punktueller Problemlöser mit zersprengter Datenhaltung.

Vielerorts wird schlichtweg der Nutzen eines professionell eingeführten Intranets mit interaktiver, sozialer Komponente verkannt. Ein sogenanntes "Social Intranet" klingt in den Ohren vieler Altvorderen der Unternehmensspitze nach Arbeitszeitverschwendung mit belanglosen Chats und digitalem Kontrollverlust.

Dabei können die Vorteile interaktiver, digitaler Arbeitswelten gewaltig sein. Kaum eine andere digitale Maßnahme erzielt bei professioneller Vorbereitung und Umsetzung einen höheren Return-on-Invest als Investitionen in interne Kommunikations- und Kollaborationsprozesse.

Intranet versus Social Intranet

In vielen Unternehmen füllt das als "Intranet" bezeichnete System lediglich die funktionalen Leerräume, die bereits eingeführte Kernsysteme wie ERP, PIM oder DMS nicht zu füllen in der Lage sind. Intranets sind damit häufig als internes Newsportal und "Schwarzes Brett" misskonzipiert und den Mitarbeitern aufgezwungen. Sie führen dann ein Schattendasein zwischen den "wichtigen, geschäftskritischen" Anwendungen - ohne Budget, Engagement und vor allem ohne Akzeptanz der Nutzer.

Social Intranet als zentraler, interner Touchpoint

Aus meiner Sicht bergen Intranets das Potential, zum zentralen Touchpoint der Mitarbeiter zur digitalen Infrastruktur ihres Unternehmens sowie zum zentralen Punkt der internen Kommunikation und Kollaboration zu werden. Hierzu muss das moderne Intranet zwangsläufig "social", sprich kollaborativ, interaktiv und im besten Sinne nutzerzentriert, sein. Nur so kann es ein hohes Maß an Effektivität und Effizienz etablieren, die Akzeptanz der Mitarbeiter gewinnen und seine Bestimmung als zentrales digitales Organ im Unternehmen erfüllen.

Das moderne Intranet ist mehr als ein System. Es repräsentiert die innere Wirklichkeit einer Organisation und bildet somit einen digitalen sozialen Raum. Doch dies geschieht nicht von selbst: Ein funktionierendes "Social Intranet" ist kein Stück Software, das einmal installiert das Unternehmen effizient modernisiert und digital verjüngt. Um diese Effekte zu erzielen, bedarf es nicht weniger als einen Wandel der Arbeitskultur. Dieser muss insbesondere vom Management verstanden, getragen und vorgelebt werden.