Die erste Runde ging unentschieden aus. Die Otto Group konnte immerhin die Hälfte ihrer 25.000 kaufmännischen Mitarbeiter für ihr ottogroupnet gewinnen - einem unternehmensweiten Intranet für Zusammenarbeit und Austausch von Know-how. Viele Unternehmen haben schlechtere Quoten. Nach Ansicht von Gartner beispielsweise werden bis 2015 vier von fünf Social-Business-Vorhaben ihre Ziele verfehlen.

Aber für die Otto GroupOtto Group ist ein Unentschieden zu wenig. Es steckt zu viel Potenzial in der Zusammenarbeit, denn die Hamburger leben die unternehmerische Vielfalt. Der Konzern besteht heute aus 123 Gesellschaften und sie alle dürfen bewusst eigenständig agieren. Top-500-Firmenprofil für Otto Group

So erprobt etwa der Sportfachhändler Sportscheck neue Konzepte im agilen Umfeld des Multichannel-Handels - und erwirbt somit wertvolles Branchen-Know-how. "Es ist maßgeblich für uns, solch ein Wissen gruppenweit zugänglich zu machen", erläutert Thilo Bendler, Vice President des Fachbereichs Knowledge Management.

Keine leichte Aufgabe, denn das Otto-Imperium reicht von den Versandhändlern Heine, Baur und Schwab über Retro-Spezialist Manufactum bis hin zu Bonprix, Alba Moda und Hermes Versand.

Dass der Austausch bislang stockte, hatte mehrere Gründe. Einmal bot das Intranet viele Möglichkeiten und die IT glaubte, alle Wünsche der Fachabteilungen umsetzen zu müssen. "Nach drei Jahren gab es im ottogroupnet 900 Team-Räume in verschiedenen Konfigurationen, die sich nicht mehr pflegen ließen", berichtet Bendler. In der Folge wurden die Menüleisten immer komplexer, was die Nutzer verwirrte.

Zusammenarbeit stand früher nicht im Vordergrund

Zudem standen in der Einstiegsseite mehr die News im Vordergrund - nicht die Zusammenarbeit. Das wollte der Fachbereich korrigieren. "Kommunikation, gemeinsam Dokumente bearbeiten und Termine managen, das sollte das Herz der künftigen Plattform sein", erläutert Bendler. So wurde ein Relaunch des Intranets beschlossen.

Auf Basis von Microsoft SharePoint 2013

Befragungen der Mitarbeiter zum Nutzerverhalten zeigten zudem: Der Schlüssel, um die Mitarbeiter zu gewinnen, steckte in einer überzeugenden Usability. Ziel war daher, ein attraktives, junges und frisches Intranet zu bauen. Als technische Basis wählte Otto Group MicrosoftMicrosoft SharePoint 2013. Alles zu Microsoft auf CIO.de

Gleichzeitig musste die Lösung so gut sein, dass 95 Prozent aller Nutzer einen Teamraum vorfinden, der bereits alles Notwendige enthält. Man wollte nicht wieder gezwungen sein, zahlreiche Änderungen für einzelne Fachbereiche durchführen zu müssen. Daher definierten die Wissensarbeiter der Otto Group klare Einsatzszenarien, die wichtige Bereiche wie Zusammenarbeit, Integration in Client-Programme und DatenschutzDatenschutz einschlossen. Alles zu Datenschutz auf CIO.de

IT und Fachbereich arbeiten zusammen

Die Prioritäten wurden in enger Zusammenarbeit mit dem IT-Team erarbeitet. "Der Fachbereich "Knowledge Management" ist zwar der Owner, der die Strategie und Inhalte festlegt", erläutert Christoph Möltgen, Chief Transformation Officer der Otto Group. "Aber wir arbeiten gemeinsam daran, damit unsere technischen Spezialisten verstehen, was die Fachseite will und warum. Damit kann auch die IT-Abteilung neue Impulse geben und Ideen für die Umsetzung liefern."

Für die Startseite hat der Fachbereich ein eigenes Design gebaut, das übersichtlich und intuitiv handzuhaben ist (siehe Bild oben). Diese Seite, intern mit MySite betitelt, ist die wichtigste Neuerung. Sie bündelt für den Nutzer alle relevanten Inhalte wie die individuellen Aktivitäten und Nachrichten. "Die Seite zeigt den Nutzern nur das, was sie brauchen", erzählt Bendler. "Angelehnt an Social Networks lassen sich hier Feeds an Kollegen verschicken, was die Kommunikation lockerer gestaltet."

Teamräume im Intranet sind die Kommunikationszentrale

"Das Wissensmanagement funktioniert nur, wenn sich das nahtlos in die normale Arbeit einfügt", erläutert Möltgen. "Man kann den Leuten nicht sagen: Jetzt stellt ihr die Dokumente noch einmal ein und verschickt neben E-Mails auch noch Chats."

Daher lassen sich in den Teamräumen Aufgaben über Outlook planen und mit Office erstellte Dokumente einbringen und dort gemeinsam bearbeiten. "Man kann Teammitglieder per E-Mail, Chat oder Instant Messaging kontaktieren oder per Lync eine Videokonferenz einleiten", erklärt Möltgen. "Und alle Informationen lassen sich kontextabhängig auf den Teamsites ablegen und formen sich so zu Gesamtinformationen, die in den Communities verfügbar sind."