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Zweites Projekt

Die Social-Intranet-Erfahrungen der Otto Group

08.10.2014
Von Michael Kallus

Daneben hat das IT-Team einige nützliche Funktionen ergänzt. "Zum Beispiel kann man ein Dokument einfach in den Teamraum hochladen, indem der Nutzer es direkt mit der Maus von seinem Desktop in die Dokumentenliste zieht", berichtet Bendler. Die Dokumenten-Ablagen sind mit einem Workflow hinterlegt, der Dokumente zum richtigen Zeitpunkt archiviert oder löscht, wenn aus Compliance-Gründen die Aufbewahrung genau dokumentiert werden muss.

Wissensmanagement als Abfallprodukt

Um ProjekteProjekte umfassend bearbeiten zu können, werden hier ebenso das Vertragsmanagement und der Rechnungseingang abgebildet. Dazu wurde das Intranet an SAP angebunden. "Damit kommen wir unserem Ziel sehr nahe: Dann müssen die Mitarbeiter den Teamraum nicht mehr verlassen, um ein Projekt zu organisieren", resümiert Bendler. Alles zu Projekte auf CIO.de

"Wenn wir die operativen Tätigkeiten und die Zusammenarbeit unser Mitarbeiter effizienter gestalten können, hat sich diese Investition in das ottogroupnet bereits gelohnt", erläutert Möltgen. "Und im Zeitalter von E-Commerce und Internet kommt eine neue Qualität hinzu: Wir wissen nicht nur viel, sondern nehmen auch Geschwindigkeit damit auf, indem man schnell voneinander lernen kann."

Infrastruktur ins Rechenzentrum verlagert

Mit dem Software-Upgrade auf SharePoint 2013 erfolgt auch eine Verlagerung der gesamten Infrastruktur ins Otto-Rechenzentrum. Bisher wurde diese extern gehostet. "Dies führt zum einen zu technischen Optimierungen wie etwa bei der Profilsynchronisierung und zum anderen erhöht es die IT-Sicherheit und Stabilität", so Möltgen. "Wir haben den Vorteil, dass die Daten bei uns im eigenen Hause verbleiben und wir für unsere eingesetzten Systeme über eigene System-Spezialisten verfügen."

Im Herbst Ring frei für Runde zwei

Im Herbst 2014 wird das neue Intranet live gehen. Wenn die Mitarbeiter das neue ottogroupnet das erste Mal aufrufen, sehen sie eine kurze Einführungs-Tour, die auf die Vorteile der wichtigsten Änderungen und Funktionen hinweist. Sie erfahren beispielsweise, wie sie einen Teil ihrer E-Mail- und Instant-Messaging-Kommunikation in das Portal verlagern.

Auch Management und Chefetage werden hierüber kommunizieren. "Das ottogroupnet wird auf allen Ebenen eingesetzt, weil eine einfache und schnelle Kommunikation für jeden Mitarbeiter der Otto Gruppe wichtig ist", erläutert Möltgen. Über die verschiedenen Ebenen hinweg unterscheiden sich für die Nutzer nur die relevanten Inhalte, die bereichsspezifisch oder lokal aufbereitet sind.

Auf mobile Nutzung vorbereitet

Dagegen ist die mobile Nutzung bei Otto Group noch nicht weit verbreitet. "Doch wir sind auf den denkbaren Trend gut vorbereitet", erzählt Möltgen. "Unsere Lösung unterstützt konsequent alle gängigen Betriebssysteme wie Windows, iOS und AndroidAndroid. Neben dem Internet Explorer und Safari läuft das neue ottogroupnet nun auch mit GoogleGoogle Chrome." Alles zu Android auf CIO.de Alles zu Google auf CIO.de

Und am Ende soll die Zusammenarbeit genauso einfach und selbstverständlich sein wie etwa das Arbeiten mit Outlook. "Das wird im ersten Schritt nicht zu 100 Prozent funktionieren", erläutert Bendler. "Aber je mehr die Nutzer feststellen, dass es nicht nur um Dokumenten-Management geht, umso mehr wird die Motivation zunehmen, das zu verwenden."

Das Ziel: Intranet statt Outlook aufrufen

Bendlers Traum: Dass die Mitarbeiter ihre MySite genauso sehen wie ein Outlook. "Wenn die Mitarbeiter morgens als erstes ihre MySite aufrufen und nicht Outlook, dann haben wir gewonnen."

Lessons Learned

  • Wissensmanagement muss einfach sein, die Usability muss überzeugen.

  • Man sollte klare Szenarien definieren, was erreicht werden soll, und die Werkzeuge darauf fokussieren.

  • Mitarbeiter dürfen die Aufgaben nicht doppelt erledigen müssen. Ein Social-Arbeitsplatz sollte daher alle wichtigen Kommunikationswerkzeuge einbinden.

Otto Group

Intranet

Branche

Handel und Dienstleistungen

Zeitrahmen

Januar - Oktober 2014

am Projekt Beteiligte

Christoph Möltgen, Thilo Bendler und ihre Fach- und IT-Teams

Aufwand

k.A.

Produkte

Microsoft SharePoint 2013

Dienstleister

verschiedene für Gestaltung und Adaption von SharePoint 2013

Einsatzort

weltweit in der Otto Group

Internet

www.ottogroup.com/de

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