Zeugnisse auf Knopfdruck
Wie Konzerne ihre HR-Prozesse digitalisieren
Laufen Vorgänge wie die Veränderung der Arbeitszeit digital ab, bleibe der Personaler außen vor, da der Mitarbeiter den Antrag erfasst, das System ihn direkt an die Führungskraft weiterleitet und die ihn elektronisch signiert. Dennoch will Siemens Schweiz künftig auch weitere Services wie Weiterbildungsanträge oder Handlungsvollmachten in diesem Sinne automatisieren, so Berger: "Im nächsten Jahr wollen wir 20 End-to-End-Services, das heißt direkt von Mitarbeiter zu Führungskraft, anbieten mit einem Automatisierungsgrad von 80 Prozent."
Arbeitszeugnis in 15 Minuten
Bereits heute nutzt die Deutsche Bahn den Zeugnisgenerator von Aconso, der Arbeitszeugnisse auf Basis der Bewertungen der Führungskraft aus 14.000 unterschiedlichen Textbausteinen generiert. Dauerte es früher eine Stunde, ein Arbeitszeugnis zu erstellen, soll diese Aufgabe in Zukunft nur noch 15 Minuten in Anspruch nehmen.
Foto: Aconso
Den Zeugnisgenerator plant auch BSH Hausgeräte einzuführen. Die digitale Personalakte hat das Unternehmen, das 53.000 Mitarbeiter in 47 Ländern beschäftigt, bereits vor elf Jahren installiert. Nun gelte es, noch effizienter zu werden, indem die Personalakte mit digitalen Prozessen verbunden werde, kündigte Markus Neuhauser an. "Wir müssen in die digitale Welt gehen, weil vor allem jüngere Mitarbeiter diese Welt gewohnt sind und das auch in ihrer Arbeitsumgebung erwarten", sagte der Head of eHR Solutions bei BSH Hausgeräte.
Die meisten HR-Schreiben an Mitarbeiter werden nun automatisch generiert, weiterverfolgt und in der Personalakte archiviert. Eine Wiedervorlage ist nicht mehr notwendig, was dem Personaler Zeit spart. Auch früher hatte BSH solche Dokumente, die etwa die Versetzung in eine andere Abteilung bescheinigen, dem Mitarbeiter über Employee-Self-Service-(ESS-)Systeme bereitgestellt. Kosten hatte sich das Unternehmen dadurch aber nicht gespart, da die meisten Mitarbeiter diese Dokumente über die Abteilungsdrucker ausgedruckt hatten.
Deutsche Bahn verwaltet 60 Millionen Personaldokumente
Auch die Deutsche Bahn hat schon gute Erfahrungen mit der automatischen Erstellung von HR-Dokumenten gemacht, berichtete Markus Fieml. Den Leiter des Service Center Personal bei der Deutschen Bahn treibt vor allem die Archivierung um. Seit acht Jahren setzt die Deutsche Bahn auf die digitale Personalakte, mittlerweile werden im Digitalisierungszentrum in Dresden 230.000 Akten mit insgesamt bis zu 60 Millionen Dokumenten verwaltet.
Die Mitarbeiter haben darauf aus Sicherheitsgründen allerdings keinen Zugriff, das Unternehmen nutzt die digitale Personalakte als reines Archivierungssystem. Da das an seine Grenzen stößt - "die Server platzen schon aus ihren Nähten" -, musste ein Löschkonzept entwickelt werden. "Da das System Personaldokumente nach einer gewissen Frist automatisch löschen sollte, waren die Bedenken groß, und es musste viel Überzeugungsarbeit geleistet werden", gab Fieml zu. Die jetzige Lösung sieht vor, dass mit Erstellung des Dokuments hinterlegt wird, wann es gelöscht werden darf.
- Zehn Thesen zur Digitalisierung
In Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister Dimension Data hat Crisp Research Ende letzten Jahres die unabhängige Studie "Digital Business Readiness" umgesetzt. Ziel war es, ein Stimmungsbild deutscher Unternehmen zum aktuellen Stand ihrer digitalen Transformation zu zeichnen. Hier finden Sie Zehn Thesen, die sich aus dieser Studie ableiten lassen - 1. Die digitale Transformation ist bereits in vollem Gange ...
... und hat mittlerweile sämtliche Branchen mehr oder minder fest im Griff. Dennoch steht die Wirtschaft noch am Anfang eines langen Transformationsprozesses. - 2. Die digitale Transformation wird die Unternehmen ...
... in den kommenden Jahren in Gewinner und Verlierer spalten. - 3. Das Gros der deutschen Unternehmen hat erkannt, ...
... welche weitreichenden Implikationen der digitale Umbruch nach sich zieht. Die absolute Mehrheit sieht sich gut bis sehr gut dafür aufgestellt. Allerdings haben nur 42 Prozent bislang eine funktionierende Digitalstrategie. - 4. 39 Prozent der befragten Unternehmen sehen sich als Profiteure ...
... und Gestalter des digitalen Wandels. 61 Prozent bezeichnen sich als Mitläufer und Skeptiker. - 5. Es gibt einen klaren Zusammenhang zwischen Digital Excellence ...
... und der erfolgreichen Implementierung einer Digitalstrategie. So haben bereits zwei Drittel (67 Prozent) der Digital Champions (Profiteure und aktive Gestalter) ihre Strategie erfolgreich implementiert und mit der Umsetzung in die Praxis begonnen. - 6. Die IT-Abteilungen sind die entscheidenden Akteure, ...
... wenn es gilt, die Strategie zu entwerfen und die Aktivitäten im Prozess der digitalen Transformation zu steuern und umzusetzen. Allerdings wirkt das Thema weit über die Grenzen der IT-Abteilung hinaus. - 7. Die Kunden sind Treiber der digitalen Transformation.
Von ihnen gehen die Veränderungen aus. - 8. Das Rechenzentrum ist das Epizentrum der Digitalisierung.
Für mehr als zwei Drittel der Befragten (68 Prozent) ist es die alles entscheidende Basis der Digitalisierung. - 9. Für eine zukunftssichere Infrastruktur ...
... sind Investitionen nötig, die über das Rechenzentrum hinausgehen. - 10. Mehr als 80 Prozent der Unternehmen glauben, ...
... dass sie für eine konsequente Umsetzung der digitalen Transformation professionelle Partner brauchen. Diese sollten eine hohe Kompetenz bei der IT-Integration sowie umfangreiches Prozess- und Branchen-Know-how mitbringen.