Collaboration
Wie Teamarbeit über die Cloud funktioniert
Produktiver mit Social Software aus der Cloud
Für höhere Produktivität, bessere Zusammenarbeit sowie eine transparente und reibungslose Kommunikation soll künftig vor allem Social Enterprise Software wie Chatter oder Yammer mit Hilfe von Funktionen sorgen, die man aus TwitterTwitter, FacebookFacebook und Co. kennt. Anwender können hier Nutzerprofile anlegen, Gruppen beitreten und Personen, Projekten sowie Dokumenten folgen. Auch Echtzeit-Feeds mit den Status-Updates der Kollegen stehen im Vordergrund. Bei Chatter ist es zudem möglich, Abstimmungen zu erstellen, damit jedes Teammitglied seine Meinung über ein bestimmtes Thema äußern kann. Alles zu Facebook auf CIO.de Alles zu Twitter auf CIO.de
Das Software-Unternehmen Canto, bekannt für seine Bild-Datenbank Cumulus, setzt Salesforce Chatter zur internen Zusammenarbeit und seit kurzem auch zur Kooperation mit externen Vertriebspartnern ein. Derzeit nutzen rund 50 Mitarbeiter das Tool, die in Vertrieb und Support direkt mit den Kunden zu tun haben. Da Salesforce Chatter als neue Funktion in seine Gesamtlösung integrierte, entstanden für Canto keine Zusatzkosten. "Chatter setzte sich anfangs eher viral bei uns durch; das wurde nicht zentral von oben gesteuert", erinnert sich Hans-Dieter Schädel, CFO von Canto. "Jetzt haben sich unsere Prozesse etwa bei der Auftragsbearbeitung damit stark verbessert."
Während früher zum Beispiel wegen offener Rechnungen rege Mails ausgetauscht wurden, schreiben die Mitarbeiter jetzt bei Chatter ihre Mitteilungen zum Fall direkt in den Kundendatensatz. Jeder berechtigte Kollege kann im Activity Stream den gesamten Kontext sehen, direkt antworten, den Datensatz bearbeiten und die Änderungen dokumentieren und kommunizieren. Im Activity Stream erscheinen auch Meldungen zu geänderten Datensätzen oder abgeschlossenen Support-Fällen. "Auf diese Weise ist jeder berechtigte Nutzer immer auf dem neuesten Stand. Zudem ist die Kommunikation direkt mit den Prozessen und Kundendaten integriert und läuft nicht in einem eigenen Kanal wie zum Beispiel E-Mail", erläutert Schädel.
- 6 Wege zu besserer Zusammenarbeit
Mit einem Appell zu "Extreme Collaboration" rufen die Analysten zu intensiverer Kommunikation auf - etwa mittels Crowdsourcing und Social-Media-Analysen. - 1. Web-basierter Collaboration einen Platz verschaffen:
Der Einsatz virtueller und web-basierter Collaboration im Arbeitsalltag der Mitarbeiter sollte nach Gartner-Einschätzung aktiv befördert werden. Die Analysten raten dabei zum Experimentieren. Ein Ansatz sei die gezielte Auswahl einer bislang auf traditionellem Wege – also durch persönliche Meeting oder E-Mail – erledigten Aktivität. Die Mitarbeiter sollten dazu ermuntert werden, diese Tätigkeit künftig möglichst via web-basierter Collaboration zu erledigen. - 2. Near-Real-Time-Communication nutzen:
Stimuliert werden sollte laut Gartner auch die fast in Echtzeit verlaufende Kommunikation in den sozialen Netzwerken – also das Bloggen, Twittern oder Updaten von Facebook-Seiten. „Das Etablieren von Real-Time Communication-Gewohnheiten am Arbeitsplatz ermöglicht einen freieren Informationsfluss und proaktivere Mitteilungen, so dass die Leute schneller auf unerwartete Ereignisse und Störungen antworten können“, so die Analysten. - 3. Crowdsourcing und populäre Social-Media-Tools nutzen:
Als Trigger für einen dynamischen Gedankenaustausch zu einem aktuellen Problem empfiehlt Gartner, einen “Tweet Jam” ins Leben zu rufen. Man müsse nur einen Zeitrahmen und ein Thema festlegen und die Mitarbeiter zur Teilnahme am Brainstorming animieren. „Anders als bei Diskussionen im Meeting Room wird die Kommunikation festgehalten“, so Gartner. - 4. Belohnungssysteme verändern:
Statt alleine individuelle Leistungen und punktuelle Erfolge zu honorieren komme es bei XC darauf an, auch kollaboratives Handeln im Team zu belohnen, das zur Lösung komplexer Probleme beiträgt. „Der Einsatz von Collaboration-Technologien macht es auch einfacher, gemeinschaftliches Verhalten nachzuverfolgen und direkt mit den erreichten Resultaten zu verknüpfen“, so Gartner. - 5. Messungen mit Social Network Analysis:
Mit Social Network Analysis (SNA) und manchen Social-Media-Seiten lässt sich der Einfluss bestimmter Menschen in sozialen Netzwerken beobachten. Eine XC-Kultur basiere auf Offenheit, Vertrauen und gegenseitigem Respekt, erläutert Gartner. SNA sei eine Technik, die bei der Identifizierung starker sozialer Netzwerke mit dieser Grundlage helfe. - 6. Kick-Start durch Gruppen-Events:
Mit Hilfe weniger einfacher Schritte kann man laut Gartner Mitarbeiter aus der Komfortzone holen und zum Ausprobieren neuer Arten von Collaboration und Interaktion bewegen. Ein Beispiel sei es, interne Experten via mobiler Videos in Meetings zu holen. E-Mail könnte für eine bestimmte Zeitspanne intern abgeschaltet werden. Auch Gamification – also der Einsatz Computerspiel-basierter Techniken – sei eine Möglichkeit, alte Gewohnheiten aufzubrechen, so Gartner.
Optimierte Prozesse
Mittlerweile hat Canto über Chatter Communities auch seine externen Vertriebspartner mit eingebunden. Dazu der CFO: "Da die Kommunikation nicht mehr per MailMail erfolgt, können wir schneller reagieren und sind unabhängiger vom Medium. Der Zugriff ist auch über das Smartphone möglich." Neben der direkten Kommunikation in Datensätzen nutzt Canto Chatter für Diskussionsgruppen, den Austausch von Informationen und Daten, die Vernetzung von Experten oder in ersten Ansätzen auch im ProjektmanagementProjektmanagement. Alles zu Mail auf CIO.de Alles zu Projektmanagement auf CIO.de
Laut PAC-Analyst Stiehler lohnt sich (Social) Collaboration vor allem für Unternehmen, die an komplexen Projekten arbeiten, in denen schneller Wissensfluss gefragt ist. "Diese Tools aus der Cloud helfen Basisprozesse etwa in der Beschaffung oder im Marketing zu optimieren, da sich Mitarbeiter unmittelbar mit Experten in Verbindung setzen und damit schneller Entscheidungen treffen können", sagt Stiehler. Die Collaboration-Lösungen dienen damit auch als Bindeglied zwischen Fachabteilungen.