Collaboration
Wie Teamarbeit über die Cloud funktioniert
Neueste Technologie schnell im Einsatz
Foto: PAC
Sehr gefragt ist laut Stiehler das Cloud-Modell bei Collaboration-Anwendungen wie Web- und Videoconferencing. Fast jede vierte Anwendung in diesem Bereich wird heute aus der Cloud bereitgestellt, insbesondere bei Kleinstunternehmen. "Hier geht es weniger um den Preisvorteil, sondern darum, auf der Höhe der Zeit zu sein und die neueste Technologie für Videokonferenzen einzusetzen. In der Cloud sorgt der Anbieter stets für Updates", erklärt der PAC-Analyst.
Damit entfällt auch der Administrations-Aufwand für den Betrieb der IT-Lösung. Das ist gerade für kleine und mittlere Unternehmen wichtig, die keine eigene beziehungsweise eine kleine IT-Abteilung besitzen und die nicht über die finanziellen Ressourcen für die Anschaffung solcher Systeme verfügen.
- "Redaktionsbro"
Da wird das "Redaktionsbüro" zum "Redaktionsbro": Die „Central Desktop“-Lösung kommt wie viele andere amerikanische Lösungen im Netz nur schlecht bis überhaupt mit Umlauten in Bezeichnung klar. - Assistenten helfen online
Das Hinzufügen neuer Kollegen zum bestehenden Workspace ist bei Central Desktop schnell erledigt und bietet übersichtliche Möglichkeiten, den Anwender entsprechende Rechte zuzuweisen. - Bildbehandlung
Die Lösung Central Desktop bietet in einem Workspace auch die Möglichkeit, mit Bildern umzugehen: Leider zeigt sich auch hier die Schwäche bei der Arbeit mit Dateinamen, die nicht dem einfachen ASCII-Zeichensatz ohne Umlaute entsprechen. - Online-Hilfe
Online-Hilfe, die das Arbeiten erleichtern kann: Durch interaktive Hilfe ermöglicht es die Software von Projectplace relativ einfach, Projekt anzulegen und zu betreuen. - Farbcodes
Farben helfen bei der Visualisierung: Dadurch werden die unterschiedlichen Aktivitäten innerhalb eines Projekts deutlicher hervorgehoben – die Teammitglieder erhalten so unter Projectplace schnellen einen entsprechenden Überblick. - Mobil geht's auch
So werden auch die mobilen Mitarbeiter eingebunden: Für den Zugriff auf die Projectplace-Lösung steht auch einen Android-App bereit, die zwar nicht alle Funktionen des Web-Interfaces bieten kann, aber einen grundsätzlichen Überblick gewährt. - Registrierung
Eine Registrierung ist notwendig: Wie bei vielen anderen Collaboration-Lösungen, die einen Server in der Cloud bereitstellen, ist auch beim Einsatz von „amagno“ zunächst eine Registrierung notwendig. - Gruppenarbeit
Ist die erste Gruppe eingerichtet, so können mit Hilfe der "amagno"-Software entsprechende Dokumente relativ leicht und schnell automatisch gesichert werden. - Dokumentenaustausch
Arbeiten mit den "Magneten" und vor allen Dingen mit den Dokumenten: Hier zeigte es sich, dass die "amagno"-Lösung sehr gut mit den unterschiedlichen Dokumententypen umgehen kann. - Teamdrive
Aufgeräumte Oberfläche: Mit der Version 3.1 stellt die Lösung "Teamdrive" eine ganze Reihe von Informationen zur Verfügung, die sich natürlich erst nach und nach füllen – hier ist der Client direkt nach der Installation zu sehen. - Einladung
Einladung für die Verwendung eines Team-Spaces: Direkt aus der Anwendung heraus kann ein Nutzer andere Teammitglieder zur Nutzung seines Teamdrive-Bereiches einladen. - Auch für Android
Zugriff auch vom Android-Tablet (hier unter Android 4.22): Die Teamdrive-App bietet dabei allerdings nicht alle Möglichkeiten, die dem Anwender mit dem Windows-Client zur Verfügung stehen. - SharePoint machts selbst
Das Vorbereitungstool für SharePoint Foundation 2013: Microsoft hilft hier dem Anwender sehr gut dadurch, dass die benötigten Softwareprodukte automatisch nachinstalliert werden – trotzdem stoppt die Installation nur allzu häufig mit kryptischen Fehlermeldungen. - Der fertige SharePoint
Es ist vollbracht: Der SharePoint Foundation Server 2013 wurde auf einem Windows Server 2008 R2 installiert und präsentiert eine Web-Oberfläche für die weitere Konfiguration.
In der Cloud entfallen zudem die Investitionen in Hardware wie Server, deren Betrieb und die damit verbundenen Wartungs- und Energiekosten sowie die Lizenzkosten für lokal installierte Software. Aus Investitionen werden somit variable Kosten. Bezahlt wird für genau jene Dienste, die tatsächlich benötigt werden. Statt der üblichen Lizenzgebühren wird pro Nutzer und Monat im Rahmen eines Mietmodells abgerechnet. Neue Nutzer lassen sich einfach und flexibel hinzufügen.
Zudem ist der Aufwand für die Einführung einer Cloud-Lösung relativ gering. "Office 365Office 365 war bei uns innerhalb von wenigen Stunden und zu einem unschlagbaren Preis einsatzbereit. Wir brauchten uns um nichts zu kümmern", so Stumpenhagen. "Für das IT-Paket von Microsoft geben wir derzeit weniger als 1.000 Euro pro Monat aus." Alles zu Office 365 auf CIO.de
Mobile Nutzung
Abgesehen von niedrigeren Kosten, höherer Flexibilität und anderer Vorteile eignen sich Collaboration-Lösungen aus der Cloud sehr gut für die mobile Nutzung auf SmartphonesSmartphones oder TabletsTablets. "Der Treiber für die Cloud ist, dass Mitarbeiter zum Beispiel aus Vertrieb oder Service unabhängig von Ort und Zeit Zugriff auf Informationen und Geschäftsprozesse benötigen, um effizient und einfach mit ihren Kollegen zusammenarbeiten zu können", erläutert IDC-Analystin Lynn-Kristin Thorenz. Der klassische Büroarbeitsplatz verliere immer mehr seine Bedeutung. Zeitlich und räumlich flexible Arbeitsmodelle böten den Mitarbeitern mitunter mehr Freiheit und die Option auf eine Work-Life-Balance. "Das Ziel ist höhere Produktivität", erklärt Thorenz. Alles zu Smartphones auf CIO.de Alles zu Tablets auf CIO.de