Wo Itil und Prince2 sich treffen

Itil-Umsetzung als Prince2-Projekt

Generell gilt: Sowohl die Einführung einer Itil-Umgebung als auch die Überführung von Itil-Version 2 auf Version 3 sind komplexe Vorhaben. Werden diese Projekte mit Prince2 umgesetzt, so ist die Erfolgswahrscheinlichkeit wesentlich höher als mit einer anderen Methode. Das beginnt schon bei dem für Prince2 maßgeblichen Prinzip der geschäftlichen Rechtfertigung, auch Business Case genannt. Dass der Nutzen der Itil-Einführung klar formuliert wird, erleichtert den Stakeholdern die Einsicht in die Notwendigkeit des Projekts. Aufgrund der Transparenz steigen Akzeptanz und Unterstützung für die Einführung der neuen Methode.

Wird Itil mit Prince2 eingeführt, so geschieht das nach dem Prinzip der Steuerung über Phasen stufenweise. Am Ende jeder Phase bewertet ein Lenkungsausschuss, ob und wie die nächste Phase ablaufen soll. Das macht es möglich, den Service-Management-Standard in für das Unternehmen leicht verdaubaren Häppchen einzuführen. Gewinnbringend schlägt sich auch das Prinzip des Lernens aus Erfahrungen nieder: Die Erkenntnisse aus Vorprojekten oder vorhergehenden Phasen werden gesammelt und explizit für die Verbesserung des Projekterfolgs berücksichtigt.

Itil und Prince2 im Umgang mit Changes

In Itil ist deutlich beschrieben, wie mit Änderungen in der IT-Landschaft (Changes) umzugehen ist. Dabei kann es sich um kleine Modifikationen, zum Beispiel die Änderung von Jobs, Batchläufen oder Sicherungen, handeln. Dafür ist keine spezielle Projekt-Management-Umgebung notwendig - also auch kein Prince2.

Anders liegt der Fall, wenn ein Request for Change (RfC) aufgrund der Komplexität und des Umfangs der Maßnahmen als Projekt identifiziert wird. Hier kann Prince2 dafür sorgen, dass die Änderungen in der IT-Landschaft erfolgreich umgesetzt und gesteuert werden.

Um Bürokratie zu vermeiden, kommt in diesem Fall das Prince2-Prinzip der Anpassung der Methode auf das Projekt zum Tragen. Abhängig vom Umfang der Änderungen und der Komplexität des Vorhabens wird Prince2 gezielt eingesetzt. Möglicherweise generiert ein Unternehmen für verschiedene Arten von IT-Projekten unterschiedliche Modelle. Genauso verschieden kann die Definition der Produkte ausfallen, die im Rahmen der Projekte erstellt werden sollen. Das Prince2-Prinzip des Fokus auf Produkte stellt dabei sicher, dass an alle Ergebnisse des Projekts gedacht und für jedes Produkt die vom Kunden erwartete Qualität geliefert wird.

Im Vorfeld definiert Prince2, was geklärt werden muss, welche Rollen und Verantwortlichkeiten es geben soll, welche Qualität erwartet wird und wie die Steuerungsmechanismen aussehen. Diese Punkte werden vom Lenkungsausschuss freigegeben, der häufig durch das in Itil beschriebene Change Advisory Board (CAB) oder durch Teile davon repräsentiert wird und alle wesentlichen Entscheidungen für das Projekt trifft. Der Projekt-Manager steuert Konzeption und Umsetzung eines Change bis zu dessen erfolgreicher Überführung in das Tagesgeschäft und der Abnahme durch die Benutzer. Dank des gesteuerten Abschlusses setzt Prince2 dem Projekt einen klaren Schlusspunkt.