Die letzten Jahre waren für SharePoint-Anwender ernüchternd: Die großen Neuerungen blieben aus, man hatte den Eindruck, Microsoft pflegt eines seiner wichtigsten Produkte nur halbherzig. Hinzu kam die Verwirrung um die On-Premise- und Cloud-Version. Phasenweise kursierte sogar das Gerücht, SharePoint solle On-Premise eingestellt werden. Das führte zu einer starken Verunsicherung bei den IT-Verantwortlichen. Vielen stellte sich die Frage: Ist SharePoint noch die richtige Technologie, um meine anspruchsvollen Intranet-Themen umzusetzen?

Im Jahr 2018 lautet die Antwort: Ja, auf jeden Fall! Denn SharePoint meldet sich mit der aktuellen Online-Version 2019 stärker denn je zurück. Das Produkt wurde nun deutlich modernisiert und verbessert, wie Ulrich Faden, Leiter des Competence Centers Digitale Wirtschaft beim IT-Dienstleister Bechtle, weiß: "Die SharePoint-Produktgruppe hat richtig Gas gegeben und ein paar kritische Funktionen und Show-Stopper aus der Vergangenheit ins Gegenteil gewendet."

Allerdings können Anwender diese Vorteile zunächst nur online nutzen. Die vollständigen neuen Funktionen werden On Premises in der 2019er-Version enthalten sein, welche Ende 2018 verfügbar sein wird.

Das ist die neue SharePoint-Oberfläche

Ein zentraler Kritikpunk am bisherigen SharePoint war, dass das User Interface in die Jahre gekommen ist und Content sich nur mühsam pflegen ließ. Die Erstellung von Inhalten für verschiedene Zielgruppen war nicht in einer passablen Geschwindigkeit möglich. Mit "Modern UI" bekommt die Benutzeroberfläche von SharePoint 2019 nun einen zeitgemäßen Look und Feel, der die Usability erhöht und die Erstellung von Sites sowie die Bearbeitung von Inhalten deutlich erleichtert. Modulbasierte, redaktionelle Seiten können nun flexibel und effizient mit Inhalten gefüllt werden - inklusive Rich-Media-Content wie Bilder oder Videos.

Auch die Darstellung und Anpassungsmöglichkeiten auf mobilen Endgeräten zeigen sich nun durch Responsive Design optimiert. "Anders als früher, als SharePoint-Seiten auf Mobilgeräten einfach verkleinert dargestellt wurden und man wegen der winzigen Schriften und Buttons nichts mehr tippen konnte, passen sich diese Seiten nun sinnvoll an Smartphones und Tablets an", erklärt SharePoint-Experte Ulrich Faden. "Für unsere Kunden ist das ein ganz wichtiger Faktor, weil sie zunehmend mobil arbeiten und Vieles über Smartphones und Tablets erledigen."

Optimierte Integration von Microsoft Teams

Die Integration des Collaboration-Werkzeugs Microsoft Teams in SharePoint war in der Vergangenheit alles andere als perfekt gelöst. MS Teams ist ein Werkzeug, mit dem sich Arbeits- oder Projektgruppen selbst nach ihren Bedürfnissen organisieren können. SharePoint Online 2019 kooperiert nun wesentlich besser mit Teams. Das Collaboration Tool stellt jetzt im Hintergrund einen Speicherbereich für SharePoint-Dateien zur Verfügung. Damit nutzt jeder Teams User automatisch auch SharePoint. "Im einfachsten Fall kann er beispielsweise Dateien ablegen", erläutert Ulrich Faden. "Er kann dort aber auch im Hintergrund eine Teamsite aufbauen oder weiteren Content bereitstellen und diesen mit Microsoft Teams in der Breite zur Verfügung stellen."

Bessere Kooperation mit Partnern

Für den Datenaustausch nutzen Mitarbeiter bislang vor allem Download- und Upload-Portale, FTP-Server oder E-Mail. Das ist unter Compliance-Gesichtspunkten problematisch. Nun gibt es in SharePoint die Möglichkeit, externen Usern kontrollierten Zugriff auf Speicherbereiche in SharePoint Online zu geben. Damit können Partner oder Lieferanten direkten Zugriff auf festgelegte Bereiche von SharePoint Online erhalten - die lokale Umgebung des Unternehmens bleibt ihnen dabei weiterhin vorenthalten. "In Teams lässt sich damit viel effizienter arbeiten", sagt Ulrich Faden. "Ein Übersetzungsbüro kann zum Beispiel für verschiedene Kunden unterschiedliche Bereiche freigeben und so SSL-verschlüsselt gemeinsam an Dokumenten arbeiten."

Hybrides Arbeiten leichtgemacht

Hybride Szenarien erleichtern bestehenden SharePoint-Kunden den nahtlosen Übergang in Richtung SharePoint Online und das Office-365-Ökosystem. Mit SharePoint 2019 werden nun Hybrid-Umgebungen besser unterstützt als in älteren Versionen. Indem SharePoint-Nutzer einen On-Premise SharePoint mit der cloudbasierten Variante verbinden, können sie eine moderne hybride IT-Infrastruktur aufbauen. Das hat viele Vorteile. Ein Anwender kann damit beispielsweise weiterhin sein lokales SharePoint nutzen- parallel aber bereits für bestimmte Prozesse oder Themen eine moderne Online-Umgebung aufbauen.

Compliance trifft Performanz

Eine Frage, mit der international operierende Unternehmen schon seit Jahren konfrontiert sind, ist: Wie schaffen sie es, ihre SharePoint-Seiten für die verschiedenen Regionen performant und zeitgleich "nah am User" zu gestalten? Dabei soll das Ganze natürlich auch noch rechtskonform sein und alle notwendigen Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit erfüllen. SharePoint Online macht das mit dem neuen Zusatzservice "Multi-Geo" möglich.

"Mit diesem Feature können Unternehmen mit weltweiten Niederlassungen und Zweigstellen die unterschiedlichsten Anforderungen im Bereich Datenschutz und Compliance in den jeweiligen Regionen und Ländern umsetzen", erklärt Ulrich Faden. "So können sie nun beispielweise leicht festlegen, dass Daten nicht außerhalb der ausgewählten Region automatisch verschoben werden." Indem abhängig von der Geo-Location eines Benutzers das optimale Microsoft Rechenzentrum für diesen ausgewählt wird, kann mit "Multi-Geo" auch die Performance verbessert werden. Auf diese Weise lässt sich die physikalische Distanz reduzieren - was kürzere Reaktionszeiten und ein besseres Latenzverhalten zur Folge hat.

Der richtige Partner für die SharePoint-Implementierung

SharePoint Online 2019 überwindet alle wesentlichen Schwachstellen aus der Vergangenheit und schickt sich an, zur zentralen Informationstechnologie für Unternehmen zu werden. Die "Modern UI" sorgt für eine deutlich verbesserte User-Experience - Anwender können jetzt wesentlich effizienter mit dem Produkt arbeiten. Auch die vielen anderen Verbesserungen und Features wie "Multi-Geo" erhöhen den Nutzen von SharePoint für Unternehmen deutlich.

Das IT-Systemhaus Bechtle unterstützt Sie bei der Einführung der neuen SharePoint-Version. Der IT-Dienstleister implementiert das System und passt es an, führt mit Ihnen zusammen Pilotprojekte durch und berät Sie bei allen Fragestellungen. Dabei will Bechtle aber nicht bloß ein funktionierendes System installieren: "Wir möchten die breite Mitarbeiterbasis dahin bringen, SharePoint bei ihrer täglichen Arbeit einzusetzen", erklärt Ulrich Faden. "Deshalb fördern wir Prozesse, mit denen die Technologie bei den Anwendern in die tägliche Arbeit integriert wird. Wir kombinieren die Einführung immer auch mit modernen Lernverfahren wie Social Learning."