Das Problem ist nicht neu: In vielen Unternehmen wachsen Druckerlandschaften unkontrolliert und ohne zentrale Administration. Gerade wegen der geringen Preise für Einzelplatzdrucker kaufen Fachbereiche unterhalb des Radars der Einkaufs- oder IT-Abteilung. Die Folgekosten sind enorm. Der Wildwuchs an Drucksystemen mit unterschiedlichen Verbrauchsmaterialien und Wartungsanforderungen übersteigt die Anschaffungskosten um ein Vielfaches. So gehen IDC-Experten davon aus, dass der Anschaffungspreis über einen Zeitraum von drei Jahren lediglich elf Prozent der Gesamtkosten ausmacht. Gartner spricht in einer älteren Studie sogar von nur fünf Prozent. Xerox schätzt auf immerhin 20 Prozent der Total Cost of Ownership. Fakt ist: Die wenigsten Unternehmen haben eine Vorstellung davon, welche Kosten ihre Drucker verursachen.

Peter Gocke, CIO im Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE), nahm das Auslaufen eines Leasingvertrages für 300 Kopiersysteme zum Anlass, das Übel an der Wurzel zu packen: "Nach Inventur aller Drucksysteme haben wir uns 2008 entschlossen, unser gesamtes Output-Management an einen Partner zu vergeben." Zwar hatte das UKE schon vor einigen Jahren das Beschaffungsverfahren vereinheitlicht, dennoch waren die Kosten für Wartung, Installation und Betrieb der Drucksysteme nicht exakt zu beziffern. Die jeweiligen Kliniken, Institute und Abteilungen kauften ihre Verbrauchsmaterialien selbst ein, die Beschaffung und der Support der heterogenen Drucklandschaft war entsprechend teuer.

Doch das ist Vergangenheit: "In einem ersten Schritt haben wir das neue Hauptgebäude des UKE Anfang 2009 mit rund 500 Systemen von Canon ausgestattet", erklärt Florian Benthin, Leiter Desktop-Services und Projektverantwortlicher. Bis Ende 2009 verlief dann der weitere Roll-out auf dem weitläufigen Klinikgelände. Dabei wurde die Zahl der Drucksysteme um rund ein Drittel reduziert. Eine zentrale Management-Software überwacht Tonerstand- und Fehlermeldungen aller Drucksysteme, sodass Probleme mit einzelnen Drucksystemen frühzeitig erkannt und Geräteausfälle im Vorfeld vermieden werden können. Falls es doch dazu kommt, hat Benthin folgende SLAs vereinbart: "Innerhalb von vier Stunden, in kritischen Bereichen innerhalb von zwei Stunden, muss das Gerät wieder laufen", sagt der Leiter UKE-Desktop-Services.

Darüber hinaus übernimmt die E-Maintenance-Software weitere Funktionen wie etwa die Kostenstellenzuordnung. Das System stellt sämtliche Verbrauchsdaten als Datensätze zum Einlesen in das interne Abrechnungssystem zur Verfügung. In Zukunft sollen auch die Sicherheitsfunktionen der Software vermehrt genutzt werden. Mit der "Secure-Printing-Funktion" ist der Ausdruck von entsprechend kategorisierten Dokumenten an jedem Drucker im UKE möglich, verlangt aber die Eingabe einer persönlichen PIN. Das sorgt im Umgang mit sensiblen Patientendaten für Sicherheit.