Acht Expertentipps

Dafür brauchen Sie Dokumentenscanner

09.05.2014
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Geboren Mitte der 70er Jahre, ist er mit dem PC aufgewachsen. Erste Basic-Programme auf dem 8086, beeindruckende CGA- und EGA-Adventures auf dem 80286 - der PC war immer da, als Werkzeug, als Spielzeug, als Chance, einzigartige Dinge zu tun. Schon während des Physik-Studiums machte er dann sein Hobby langsam zum Beruf, indem er als studentische Aushilfskraft die PC-WELT-Redaktion bei allerlei kleinen Aufgaben unterstützte. Von da an war der Studienabschluss eigentlich nur noch ein notwendiges, aber eher lästiges Projekt. Der echte Spaß ging immer erst nach den Vorlesungen in der Redaktion los - tüfteln, querdenken, schreiben, Menschen erreichen. Klar, dass es nach Abschluss des Studiums nur einen Weg geben konnte – mit voller Kraft zur PC-WELT. Seither besteht seine Begeisterung für Wissenschaft, Technik und deren Einfluss auf die Menschen fort. Die Vernetzung und Digitalisierung der Welt ist sicherlich eine der größten Entwicklungen dieser Generationen. Er ist froh, diese spannende Zeit mit der und für die PC-WELT und Macwelt gestalten zu können.
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Das Erfassen und Archivieren von Dokumenten gewinnt stetig an Bedeutung. Doch mit welchen Geräten sollen die Vorlagen gescannt werden? Digitale Kopierer und Multifunktionsgeräte stehen in fast jedem Büro und können in der Regel auch zum Scannen verwendet werden.

Digitale Kopierer und Multifunktionsgeräte eignen sich nicht für jeden Einsatzzweck. Wir haben für Sie die wichtigsten Argumente und Anwendungsbeispiele für spezialisierte Dokumentenscanner zusammengestellt, damit Sie ihren Kunden die passenden Geräte anbieten können.

Business-Umgebung erfordert Scanner

Scanner werden oft direkt durch Anwendungen wie Dokumentenmanagementsysteme angesteuert. Multifunktionsgeräte sind häufig wesentlich schwieriger in diese Business-Umgebungen einzubinden. In diesem Fall sind Netzwerkscanner für Arbeitsgruppen oder Arbeitsplatzgeräte die richtige Wahl.

Einfache Bedienung / wenig Trainingsaufwand

Mitarbeiter müssen auf die Erfassungsgeräte geschult sein. Durch ihre komplexe Architektur erfordern Multifunktionsgeräte eine ausführliche Einweisung des Personals. Werden Dokumente von vielen unterschiedlichen, wechselnden Mitarbeitern erfasst, bietet sich der Einsatz eines Netzwerkscanners an, der in der Regel direkt das entsprechende Dokumentenmanagementprogramm anspricht. Auf dem Markt gibt es dafür Geräte, die bereits mit einer vollwertigen Tastatur und Display ausgestattet sind.

Unterschiedliche Papiersorten

Multifunktionsgeräte sind für den Einsatz von standardisierten Papiervorlagen konzipiert. Sie sollten daher mit Vorlagen gleichen Formats und gleicher Papierstärke gefüttert werden. Werden häufig Dokumente in unterschiedlicher Größe und Stärke in einem Vorgang (Batch) erfasst, kann ein Dokumentenscanner seine Stärken ausspielen. Doppelte Einzüge kommen seltener vor und werden als Fehler erkannt. Zudem scannen die Geräte häufig auch in einem echten Duplex-Vorgang ein Dokument von vorne und hinten, währen bei den MFGs das Papier mechanisch umgedreht wird. Dies zu weiteren Papier-Handling-Fehlern führen.

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