Auswahl und Einführung
11 Tipps für Projektmanagement-Software
Für Unternehmen wird die beste Projektmanagement-Software zur Fehlinvestition, wenn die Endanwender diese nicht nutzen. Die Autorin Jennifer Lonoff Schiff hat für unsere US-amerikanische Schwesterpublikation CIO.com elf Tipps zusammengestellt wie Firmen am meisten aus einer Projektmanagement-Lösung herausholen können.
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Tipp 1: Am Anfang steht eine Bedarfsanalyse. Dabei muss geklärt werden, welche Aufgaben die künftige Anwendung für das ProjektmanagementProjektmanagement abdecken soll und ob diese nur für interne Zwecke eingesetzt wird oder auch für die Zusammenarbeit mit externen Partnern und Kunden. Zu beachten ist auch, ob die Lösung Projektbudgets und -abrechnungen verwalten soll. Alles zu Projektmanagement auf CIO.de
Cloud-Lösungen in Auswahl einbeziehen
Tipp 2: In das Auswahlverfahren sollten auch Cloud-basierte Projektmanagement-Lösungen einbezogen werden. Unternehmen können diese einfach und zügig implementieren und zugleich IT-Kosten senken. Zudem stehen Systemerweiterungen oder Upgrades automatisch zur Verfügung. Weiterer Vorzug einer Projektmanagement-Lösung aus der Cloud: Endanwender können darauf von überall auf der Welt und mit jedem Endgerät zugreifen.
Tipp 3: Eine Lösung für das Projektmanagement muss für die Endanwender einfach zu bedienen sein und Funktionen aufweisen, die möglichst alle Prozessanforderungen "Out-of-the-Box" abdecken. Ist dies nicht der Fall, sollten CIOs eine Software wählen, die vordefinierte Felder für Erweiterungen beinhaltet, um diese an individuelle Prozesse anzupassen.
Tipp 4: Die künftige Projektmanagement-Lösung muss skalierbar sein und mit dem Unternehmen mitwachsen können. Das schließt auch Funktionalitäten ein, die am Anfang noch gar nicht benötigt werden.
Mitarbeiter frühzeitig einbeziehen
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Tipp 5: CIOs müssen bei der Auswahl die Fachabteilungen und Mitarbeiter, die später die Projektmanagement-Software nutzen, in den Entscheidungsprozess einbeziehen. Das stellt sicher, dass die neue Lösung die fachlichen Anforderungen erfüllt und von Beginn an eine hohe Akzeptanz bei den Endanwendern hat.
Tipp 6: Ein K.O.-Kriterium für die Auswahl einer Projektmanagement-Lösung ist, dass sie mit den Kernapplikationen, wie ERP- oder E-Mail-Systemen, integriert werden kann.
Tipp 7: CIOs sollten darauf achten, dass es für die neue Projektmanagement-Anwendung einen qualifizierten Support durch den Hersteller gibt. Ebenso wichtig ist eine umfangreiche gut organisierte Online-Community, die bei Fragen oder Problemen schnell die richtigen Ratschläge parat hat.
Checkliste erstellen und abarbeiten
Tipp 8: CIOs sollten auf Basis konkreter Prozessanforderungen eine Checkliste erstellen und damit Projektmanagement-Lösungen, die für eine Implementierung in Frage kommen, vergleichen. Darüber hinaus ist die Meinung von Projektmanagern und Mitgliedern in den Projektteams einzuholen, ebenso von externen Geschäftspartnern oder Kunden, wenn diese mit der Software arbeiten sollen.
Tipp 9: CIOs müssen die mit der Implementierung verbundenen Ziele frühzeitig festlegen und fragen, wofür die Projektmanagement-Software später gebraucht wird. Soll diese für Projektstatusberichte, Projekt-Forecasts oder als Collaboration-Tool genutzt werden? Die Antworten auf diese Fragen schaffen Klarheit, wie die Software aufzusetzen und anzuwenden ist und wie die Anwender geschult werden müssen. Andernfalls gleicht die Implementierung einem Schiff, das führerlos auf See umhertreibt.
Schulen, schulen, schulen
Tipp 10: Durch ausreichende und adäquate Schulungen mit praxisnahen Testszenarien und nachfolgende Qualifizierungsmaßnahmen kann sichergestellt werden, dass Endanwender den Umgang mit der neuen Software umfassend erlernen.
Tipp 11: Im letzten Schritt ist ein Verantwortlicher zu benennen, der in der Projektmanagement-Lösung alle Projekte und deren aktuelle Entwicklungen quasi in Echtzeit überblicken und nachverfolgen kann. Zu seinen Aufgaben gehört auch ein regelmäßiger Austausch mit dem Projektteam; zudem muss er darauf achten, dass alle Mitglieder die Software nutzen.
- 1. Unklare Arbeitslast
Bryan Fagman vom Anbieter Micro Focus sagt, dass viele Projekte an einem nicht klar umrissenen Arbeitsaufwand scheitern. Schleichen sich hier Unschärfen ein, leidet das ganze Projekt. Im schlimmsten Fall bleibt undefiniert, wann es überhaupt abgeschlossen ist. Fagman mahnt deshalb an, Ziele im Dialog mit den Kunden klar zu benennen. - 2. Undefinierte Erwartungen
Alle Beteiligten müssen von Beginn an wissen, welche Anforderungen ein Projekt stellt und welche Erwartungen zu erfüllen sind – sonst droht ein Fiasko. Tim Garcia, CEO des Providers Apptricity, nennt zwei entscheidende Dinge, die alle Team-Mitglieder vorab wissen sollten: was getan wird und wie man weiß, wann das Projekt abgeschlossen ist. „Ohne eine dokumentierte Vereinbarung, die Antworten auf diese beiden Fragen liefert, ist ein Projekt von Anfang an in Gefahr“, sagt Garcia. - 3. Fehlende Management-Unterstützung
Die Unterstützung aus der Firmenspitze sollte unbedingt gesichert sein. Befindet man sich dahingehend mit der Chef-Etage nicht in Einklang, mindert das die Erfolgsaussichten beträchtlich, meint Brad Clark vom Provider Daptiv. - 4. Methodik nach Schema F
Im Projekt-Management wird gemeinhin mit standardisierten Schlüsselaufgaben und Leistungen gearbeitet. Darin lauert nach Einschätzung von Robert Longley, Consultant beim Beratungshaus Intuaction, aber auch eine Gefahr. Die Standard-Ansätze seien meist auf Projekte einer bestimmten Größe ausgerichtet. Sie passen möglicherweise nicht mehr, wenn man sich an größere Projekte als in der Vergangenheit wagt. - 5. Überlastete Mitarbeiter
„Team-Mitglieder sind keine Maschinen“, sagt Dan Schoenbaum, CEO der Projekt-Management-Firma Teambox. Projekte können auch daran scheitern, dass Mitarbeiter mit Arbeit überfrachtet werden. Vermeiden lässt sich das, indem man sich vorab ein klares Bild über die Stärken der Team-Mitglieder macht und auf eine sinnvolle Verteilung der Aufgaben achtet. - 6. Ungeteiltes Herrschaftswissen
Projekte leben davon, dass Informationen nicht monopolisiert, sondern miteinander geteilt werden. Das geschieht oft dann nicht, wenn Ergebnisse erst nach langer Anlaufzeit geliefert werden müssen. Tim Garcia von Apptricity rät deshalb dazu, Projekt in kurze Phasen einzuteilen. An deren Ende sollte es jeweils Resultate geben, mit denen das ganze Team weiterarbeiten kann. - 7. Unklare Entscheidungsfindung
Im Verlauf eines Projektes sind Änderungen der ursprünglichen Roadmap oft unvermeidbar. Es sollte beim Change Management aber klar dokumentiert werden, wer wann was geändert hat und wie die neue Marschrichtung aussieht. - 8. Fehlende Software
Exel-Spreadsheets nötigen Projekt-Manager zu manuellen Korrekturen und führen oft zu Problemen bei der Status-Aktualisierung. Insofern ist es befreiend, mit Project Management Software zu arbeiten, die für automatische Updates sorgt und von lästigen manuellen Berichten entlastet. Dazu rät Brian Ahearne, CEO des Anbieters Evolphin Software. - 9. Gefahr des Ausuferns
Change Requests sind alltäglich im Projekt-Leben, aber sie haben leider oft einen unerfreulichen Nebeneffekt: den Hang, Fristen und Budget-Rahmen immer weiter auszudehnen und auf Dauer zu Demotivation und Frust auf allen Seiten zu führen. Um dieser Entwicklung Einhalt zu gebieten, sind neben klaren Zielvorgaben auch tägliches Monitoring und ein definierter Prozess für gewünschte Veränderungen sinnvoll. Das empfiehlt in jedem Fall Sandeep Anand, der beim Software-Entwicklungshaus Nagarro für Project Governance verantwortlich ist. - 10. Nicht "Nein" sagen können
Im Sinne des Unternehmens sei es manchmal nötig, Anfragen abzulehnen, sagt Markus Remark vom Provider TOA Technologies. Gut sei es deshalb zu wissen, wie man "nein" sagt. Am besten habe man für solche Fälle auch gleich eine konstruktive alternative Lösung parat. - 11. Mangelnder Zusammenhalt
Projektarbeit ist Team-Arbeit. In der Praxis gerieren sich manche Projekt-Teams aber wie in Eifersüchteleien gefangene Sportmannschaften ohne Erfolg, beobachtet Berater Gordon Veniard. Der Fokus auf das eigentliche Ziel gehe verloren. Stattdessen beschuldigen sich Grüppchen gegenseitig, für Probleme und schlechte Leistungen verantwortlich zu sein. Um das zu verhindern, ist Führung durch den Projekt-Manager gefragt. Und der sollte es verstehen, sein Team mitzunehmen und in Entscheidungen einzubinden. Ohne Kommunikation sei das Desaster programmiert, so Hilary Atkinson vom Provider Force 3. - 12. Vergessener Arbeitsalltag
Hilary Atkinson hat nach noch einen weiteren Kommunikationstipp parat: Projekt-Manager sollten nicht vergessen, ihre alltäglichen Aufgaben zu erledigen. Wer als Verantwortlicher keine Meeting-Termine verkündet, Status-Berichte vergisst und E-Mails unbeantwortet lässt, riskiert unnötige Verzögerungen. - 13. Zu häufige Meetings
Meetings, in denen der Status Quo besprochen wird, können nerven – vor allem dann, wenn sie zu oft stattfinden oder zu lange dauern. Wichtige Informationen lassen sich durch Collaboration Tools häufig besser an die Team-Mitglieder bringen, meint Liz Pearce, CEO des Providers LiquidPlanner. Ihr Tipps: Meeting auf die Entscheidungsfindung beschränken. In ihrem Unternehmen gebe es lediglich zweimal in der Woche ein Treffen, um neue Aufgaben zu verteilen und Prioritäten zu definieren. - 14. Gut genug ist nicht immer gut
Sergio Loewenberg vom IT-Beratungshaus Neoris macht Nachlässigkeiten in der Qualitätssicherung als Problem aus. Es sei günstiger, Fehler zu vermeiden anstatt Geld und Zeit ins Ausmerzen ihrer negativen Folgen stecken zu müssen. Wer auf hohe Qualitäts-Standards achte, vermeide späteres Nacharbeiten und die Gefahr eines schlechten Rufes. - 15. Nicht aus Fehlern lernen
Liz Pearce mahnt außerdem an, mit Hilfe entsprechender Tools eine mehrstündige Analyse nach Ende des Projektes durchzuführen. Nur Teams, die sich des ständigen Lernens verschreiben, seien dazu in der Lage, die Fehler der Vergangenheit in der Zukunft zu vermeiden. - 15 Fehler beim Projektmanagement
Es gibt unzählige Wege, ein IT-Projekt an die Wand zu fahren. Unsere amerikanische Schwesterpublikation CIO.com hat 15 davon gesammelt – und verrät dankenswerterweise auch, wie man die Probleme beheben kann. Diese Tipps sind in der Bilderstrecke zu finden.