E-Mail nicht im Griff

5 Ratschläge fürs Mail-Management

17.02.2011
Von 
Werner Kurzlechner lebt als freier Journalist in Berlin und beschäftigt sich mit Rechtsurteilen, die Einfluss auf die tägliche Arbeit von Finanzentscheidern nehmen. Als Wirtschaftshistoriker ist er auch für Fachmagazine und Tageszeitungen jenseits der IT-Welt tätig.
Weitere Artikel des Autors

2. Leistungsfähige Suchfunktion: Die E-Mail-Management-Lösung sollte über umfassende Suchfunktionen verfügen, die sowohl eine einfache Stichwortsuche als auch Begriffskombinationen mittels logischer Suchoperatoren über das gesamte Archiv hinweg ermöglichen. Wichtigste Vorraussetzung dafür ist laut Iron Mountain: Die Archivierungslösung muss alle aus den Log-Dateien extrahierten Inhalte aus E-Mails, Anhängen sowie weiteren Exchange-Vorgängen wie Kalender und Kontakte vor der Speicherung indexieren.

Archiv granular aufbauen

3. Standortübergreifender Zugriff: Gerade in Zeiten der SmartphonesSmartphones und TabletsTablets erscheint es zentral, dass Mitarbeiter und Administratoren von allen möglichen Standorten auf das E-Mail-Archiv zugreifen können. Mit Hilfe entsprechender Clients also auch über mobile Geräte. „Funktionen wie globale Deduplizierung sowie der Einsatz von Single Instance StorageStorage vermeiden zudem doppelte Datenhaltung, indem identische Inhalte nur einmal archiviert werden“, so der Anbieter. Alles zu Smartphones auf CIO.de Alles zu Storage auf CIO.de Alles zu Tablets auf CIO.de

4. Granulares Aufbewahrungsmanagement: Weil sich Unternehmen entwickeln und Vorschriften schnell verändern, ist auf die Anpassungsfähigkeit der Lösungen zu achten. Durch ein granulares System können IT-Verantwortliche Aufbewahrungsrichtlinien und -fristen flexibel nach Bedarf erweitern oder einschränken sowie die Lösung beispielsweise bei einer Firmenfusion nach oben skalieren, so Iron Mountain.

5. Umfassende Backup-Funktionen: Erfolgt die Archivierung über Schattenkopien der Exchange-Umgebungen, können Administratoren bei einem Ausfall des Produktions-Servers das E-Mail-System vollständig wiederherstellen. Iron Mountain empfiehlt Lösungen, die dabei das Befüllen des Exchange-Servers auf Datenbank-, Mailbox-, oder Nachrichtenebene einfach per Mausklick ermöglichen.

„Neben den heute weit verbreiteten Archivierungssystemen wie SharepointSharepoint oder FileSystem sollte das E-Mail-Management zukünftig auch Public- sowie Private-Cloud-Umgebungen unterstützen“, rät Ralf Serafin, Sales Engineer bei Iron Mountain. Alles zu Sharepoint auf CIO.de

Zur Startseite