Verbote bringen nichts
5 Ratschläge gegen Schatten-IT
- Schatten-IT entsteht, weil den Fachabteilungen der Weg über die IT-Abteilung zu lange dauert
- CIOs sollten die Vorteile der geregelten Beschaffung kommunizieren, etwa Skalen-Effekte und das Aushandeln von Hardware-Spezifikationen
- Ziel ist es, sich als vertrauenswürdigen Ansprechpartner zu positionieren
Schatten-IT, der Bezug von Software oder Services über die GoogleGoogle Cloud Platform oder Salesforce.com an der IT vorbei, speist sich nicht aus bösem Willen. Das erklären jedenfalls Ryan Shadle und Brian Turley, Consultants bei Accenture. Ihre These: Den Fachabteilungen geht die geregelte Beschaffung einfach nicht schnell genug. Alles zu Cloud Computing auf CIO.de
- Tipps gegen Schatten-IT
Die Berater von Accenture haben fünf Ratschläge gegen Schatten-IT parat. - Tipp 1: Aufklären statt Verbieten
Sinnvoller als Verbote ist die Aufklärung über die Vorteile einer geregelten Beschaffung. Zum Beispiel können Skaleneffekte IT-Kosten senken, Schatten-IT nicht. Außerdem sollten alle Mitarbeiter über Service-Level-Agreements informiert werden. - Tipp 2: Bevorzugte Hersteller auflisten
CIOs sollten kommunizieren, welche ihre bevorzugten Hersteller sind. Dabei muss Raum für Ausnahmen bleiben. Können Vertreter einer Fachabteilung gut begründen, warum sie diese oder jene Lösung eines anderen Anbieters wünschen, darf darüber verhandelt werden. - Tipp3: Beziehungspflege
Gute Geschäftsbeziehungen zu innovativen Herstellen nützen dem gesamten Unternehmen. Das funktioniert nur über eine geregelte IT-Beschaffung. - Tipp 4: Zusatzwert bieten
Der IT-Entscheider kann nicht nur Preise besser verhandeln als die Fachabteilung. Er spricht mit dem Hersteller auch über Garantieleistungen oder Hardware-Spezifikationen. - Tipp 5: Vertrauen aufbauen
Das Aufklären über die negativen Seiten von Schatten-IT ist wichtig. Im Zuge dessen kann sich die IT-Abteilung unternehmensintern als vertrauenswürdiger Partner etablieren.
Wie dem auch sei - kein Unternehmen kann Schatten-IT akzeptieren. Zu hoch sind die Risiken, ob es nun um den Schutz geistigen Eigentums geht oder um das Befolgen länderspezifischer Regularien. Punkte, in denen sich die handelnde Fachabteilung vermutlich nicht auskennt.
Bis zu 15 Prozent für für Schatten-IT
Dazu ein paar Zahlen: Canopy, die Cloud-Tochter des Anbieters Atos, hat rund 350 CIOs, CFOs (Chief Financial Officer) und Business-Entscheider aus Europa und den USA zu diesem Thema befragt. Rund jeder zweite Business-Manager gab an, 5 bis 15 Prozent seines Etats für Schatten-IT auszugeben. Dabei stehen insbesondere Lösungen für Back-Up (44 Prozent der Nennungen), File-Sharing (36 Prozent) und Daten-Archivierung (33 Prozent) im Vordergrund.
Alle Befragten rechnen mit steigenden Zahlen. CIOs und CFOs nennen mobile IT als Treiber dieser Entwicklung.
Das Vermeiden von Schatten-IT funktioniert nach Meinung von Accenture nicht über Verbote. Der einzige Weg besteht darin, die Vorteile des geregelten Einkaufs herauszustellen:
Accenture bietet CIOs fünf Ratschläge an
Aufklären statt Verbieten: Es kann nicht darum gehen, "Missetäter" zu erwischen. Sinnvoller ist es, auf die Vorteile einer geregelten Beschaffung hinzuweisen. Zum Beispiel können Skaleneffekte IT-Kosten senken, Schatten-IT nicht. Außerdem sollten alle Mitarbeiter über Service-Level-Agreements informiert werden.
Bevorzugte Hersteller auflisten: CIOs sollten kommunizieren, welche ihre bevorzugten Hersteller sind. Dabei sollten sich Raum für Ausnahmen lassen. Können Vertreter einer Fachabteilung gut begründen, warum sie diese oder jene Lösung eines anderen Anbieters wünschen, darf darüber verhandelt werden.
Beziehungspflege: Gute Geschäftsbeziehungen zu innovativen Herstellen nützen dem gesamten Unternehmen. Das funktioniert nur über eine geregelte IT-Beschaffung.
Zusatzwert bieten: Nicht nur kann der IT-Entscheider Preise besser verhandeln als die Fachabteilung. Er spricht mit dem Hersteller auch über Garantieleistungen oder Hardware-Spezifikationen.
Vertrauen aufbauen: Das Aufklären über die negativen Seiten von Schatten-IT ist wichtig. Im Zuge dessen kann sich die IT-Abteilung unternehmensintern als vertrauenswürdiger Partner etablieren.
Ziel ist es letztlich, der gesamten Belegschaft über alle Hierarchie-Stufen hinweg klar zu machen, dass der Einkauf die Übersicht und die Erfahrungen des IT-Entscheiders erfordert. Glaubt man den Beratern, können die meisten ihrer Kunden die Menge unbekannter Cloud- oder SaaS-Lösungen gar nicht einschätzen. Shadle und Turley halten es für realistisch, dass diese Menge zehnmal höher liegt als die Anzahl bekannter Lösungen.