FAQ zu Stolpersteinen
8 Rechtsfallen bei der E-Mail-Archivierung
3. Die Ablage muss unveränderbar (also manipulationssicher) sein: Die Anforderungen für die Mail-Archivierung gelten für alle Unternehmen gleichermaßen, ob kleine Firma oder Konzern. Der VOI schreibt: "Die Ablage von E-Mails auf DVD als Archiversatz ist keine vollständige und umfassende Lösung, wenn es um die ordnungsmäßige Ablage geht. Es gilt, dass die aufzubewahrenden Informationen vollständig und richtig auf das Speichermedium übernommen werden, dass der Inhalt während der Aufbewahrung nicht verändert wird und dass die Wiedergabe während der Aufbewahrungsfrist möglich ist."
4. E-Mails müssen wiedergefunden werden - aber nicht unbedingt verschlagwortet oder in einer Hierarchie abgelegt. Die Verschlagwortung archivierter E-Mails ist rechtlich nicht vorgeschrieben, ebenso wenig die Ablage in einer Hierarchie. Es geht "nur" darum, dass E-Mails wiedergefunden werden müssen. In der Praxis sind daher Suchfunktionen wichtig.
5. Knackpunkt ausgeschiedene Mitarbeiter: Wenn Mitarbeiter ausscheiden oder wegen Krankheit oder Elternzeit länger abwesend sind, muss ein Unternehmen trotzdem auf die jeweiligen archivierten Mails zugreifen können. Entscheider müssen für solche Fälle Regelungen erlassen, damit die in den E-Mails dieses Mitarbeiters enthaltenen Informationen nicht verloren gehen. Beispielsweise können in einem solchen Fall die Vertretung, die Geschäftsführung oder der Systemadministrator Zugriffsrechte erhalten.
Spam-E-Mails gehören nicht ins Archiv
Dies sollte mit den Beschäftigten jedoch im Rahmen des Arbeitsvertrags oder einer Betriebsvereinbarung vorab vereinbart werden. Insbesondere dann, wenn die Belegschaft am Arbeitsplatz privat mailen darf.
6. Umgang mit Spam-Mails: "Vollständige" Archivierung von E-Mails heißt nicht, dass unerwünschte Spam-Nachrichten mitarchiviert werden müssen. Der VOI empfiehlt einen Abgriff hinter dem Spam-Filter. Allerdings sollte dieser Filter regelmäßig kontrolliert werden, um ein falsches Herausfiltern von geschäftsrelevanten E-Mails zu verhindern.