Struktur, Aufbau und Kommunikation
9 Tipps für das Management von Remote Teams
6. Softwaretools: Das A und O von Remote Arbeit
Ein Grund warum es heutzutage überhaupt möglich ist, über grössere Distanzen hinweg miteinander zu arbeiten, ist die Entstehung von unterschiedlichen Software- und Online-Tools.
Einige Beispiele sind Google Docs, TeamViewer, Skype, Slack, HipChat, Basecamp, Trello und viele mehr.
Alle diese Softwaretools haben ihre Vorteile. Beispielsweise können Nutzer mit TeamViewer auf andere Rechner zugreifen. Mit Teams lässt sich der eigene Bildschirm (Screenshare Funktion) anzeigen. Und mit Trello sind gemeinsame Arbeitslisten schnell erstellt. Alle diese Werkzeuge sind für die Remote Arbeit ausgerichtet und Teammitglieder können damit in Realtime zusammenarbeiten.
7. Meetingkultur festlegen
Wenn alle im gleichen Büro sind, dann ist es einfacher, schnell das ganze Team zusammenzutrommeln oder sich mit einzelnen Mitarbeitern zu verabreden. Das ist anders, wenn alle verteilt an unterschiedlichen Orten sitzen.
Deshalb solle hier eine Art Meetingkultur festgelegt werden. Wichtig sind klare Vorgaben:
- wann (täglich, wöchentlich, quartalsweise, jährlich)
- wo (Skype, im Projektmanagement-Tool, per Telefon, ...
- warum ("einfach so", Personalgespräch, Arbeitsstatus, Modulbesprechung, Anforderungen abklären)
8. Gemeinschaftssinn stärken
Auch die Entstehung eines Gemeinschaftssinn ist meistens schwerer, wenn die Abstände zu den Kollegen zu groß sind. Um eine "Wir-sind-eine-Firma" Kultur zu erschaffen, sind daher entsprechende Maßnahmen nötig. Es kann sich zum Beispiel das ganze Team zumindest einmal im Jahr physisch an einem Standort treffen oder gemeinsam einen Ausflug unternehmen.
Gleichzeitig kann der Arbeitgeber Chat-Gruppen einrichten, in denen es nicht um Arbeit geht, sondern um einen lockeren Austausch unter Kollegen.
- Niemand muss erscheinen
Mitarbeitern, die sich sichtbar langweilen, sollte für die Zukunft Abstinenz empfohlen werden. - Kekse auch weg!
Unterernährung ist in deutschen Büros selten. Kekse braucht niemand, die machen nur dick und schläfrig. - Kühl und frisch
Ist der Konferenzraum schlecht geheizt, verkürzt sich die Dauer des Meetings spürbar. - Klare Moderation
Klare Moderation hilft und strafft. Vorne stehen muss dabei aber nicht immer der Chef. Es kann auch eine Praktikantin sein, die sich gerade in das Thema eingearbeitet hat. - Kleine Gruppen
Jedes Meeting mit mehr als sieben Menschen gilt als ineffektiv. - Zwei Themen sind genug
Wer fünf Themen ansetzt, lockt potenziell 30 Leute in den Konferenzraum, von denen die meisten nur ein Thema kennen, aber trotzdem zu allen fünf ihren Senf abgeben. - Bei der Sache bleiben
Von Hölzchen auf Stöckchen zu kommen und wieder zurück, kann amüsant sein, führt aber nirgendwo hin. - Auch mal stehen bleiben
Schnelle Meetings im kleinen Kreis sollten ohne Stühle stattfinden. Das erhöht die Konzentration, außerdem kann dabei niemand mit seinem Smartphone spielen, ohne krass desinteressiert zu wirken. - Smartphones weg!
Der Kollegin mal eben den neuen Hund zeigen? Derartigen Quatsch während des Meetings sollte der Moderator schon im Vorfeld unterbinden. - Pünktlich vorne und hinten
Meetings sollten pünktlich beginnen und enden. Wer immer zu spät kommt, sagt damit: "Mich interessiert Euer Kram nicht."
9. Zeitunterschiede beachten
Arbeiten die Mitarbeiter in anderen Ländern, haben die Teams unter Umständen mit einer weiteren Herausforderung zu kämpfen: unterschiedliche Zeitzonen. Hier sollte in der Planung darauf geachtet werden, dass es zumindest ein paar Stunden Überschneidung gibt. In diesen Stunden kann die der Hauptteil der Kommunikatin stattfinden. Für Zeiten außerhalb der Überschneidung, sollte man entsprechende Arbeitsanweisungen geben.
Hier kommt auch Punkt 1 wieder zum Tragen: Mitarbeiter mit gutem Selbstmanagement sind gefragt. Denn nicht immer hat das Gegenüber Zeit, Arbeitsanweisungen zu geben.
Fazit
Der Aufbau von mehreren Standorten, in Form von externen Freelancern, eigenen Mitarbeitern an anderen Standorten oder die Zusammenarbeit mit Dienstleistern, die Entwickler bereitstellen, kann zur Stärkung der Personalstrategie führen. Es wird einfacher gute Mitarbeiter zu finden.
Auf der anderen Seite gilt es dabei die eine oder andere Herausforderung zu bewältigen. Einige der Tipps aus diesem Beitrag sollten hier eine Unterstützung bieten.
Insbesondere die Pflege der richtigen Kultur, die Nutzung der richtigen Tools und der passenden Prozesse, können eine Zusammenarbeit über die Ferne ermöglichen.