Struktur, Aufbau und Kommunikation
9 Tipps für das Management von Remote Teams
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Wenn Teams überregional und international zusammenarbeitenzusammenarbeiten, dann können viele Potenziale durch die grosse Distanz verloren gehen. Ein paar Tipps wie es klappen kann. Alles zu Collaboration auf CIO.de
1. Die richtigen Mitarbeiter einstellen
In Unternehmen mit weit verteilten Teams sitzt, ist einiges an Eigeninitiative gefragt. Oft kann ein Mitarbeiter nicht warten, bis er die nächste Arbeitsanweisung bekommt - besonders wenn der andere Arbeitskollege in einer anderen Zeitzone sitzt und eventuell noch gar nicht wach ist.
Daher braucht es Mitarbeiter die sich selbst managen können.
Gleichzeitig sollten es Personen sein, welche schriftlich gut kommunizieren können. Oft finden Meetings nicht physisch in einem Raum statt, sondern es werden Nachrichten via Email, Chat oder Projektmanagement-Tool ausgetauscht. Dazu gehört, dass sich die Kollegen in Schriftform exakt und passend ausdrücken können müssen.
Neue Mitarbeiter sollten nach auch nach diesen Kriterien ausgewählt werden.
2. Vertrauen und Resultate anstatt Micromanagement und Präsenz
Im traditionellen Arbeitsverhältnis wird die Performance eines Mitarbeiters oftmals noch mit der Präsenz am Arbeitsplatz und einem Manager der ständig um dessen Tisch kreist gleichgesetzt.
In Unternehmen, in denen viele Menschen zusammenarbeiten, die nicht am gleichen Standort sind, dann kann Präsenz und Micromanagement nicht mehr der Fokus sein. Ein wichtiger Punkt ist hier der Aufbau von Vertrauen. Der Mitarbeiter muss dem Manager und den anderen Teammitgliedern vertrauen und umgekehrt.
- Zwischendurch Luft schnappen
Da kann es schon für mehr Energie sorgen, zwischendurch kurz an die frische Luft zu gehen. Vielleicht lässt sich ein Meeting nach draußen verlegen. - Ein Kaffee zwischendurch
Wer keinen Kicker oder Sportangebote im Büro vorfindet, dem hilft vielleicht eine kurze Kaffeepause mit Kollegen, um anschließend motiviert und mit neuen Ideen an die Arbeit zu gehen. - Verabredungen am Feierabend
Wer tagsüber im Büro vom Biergartenbesuch träumt, sollte ihn für abends fest einplanen und sich mit Kollegen oder im Freundeskreis verabreden. Die Aussicht auf eine schöne Verabredung motiviert für den Tag. - Ablenkung mit Kollegen
Wer sich kurz mit Kollegen ablenkt - zum Beispiel am Tischkicker - ist danach oft motivierter. - Weg vom Schreibtisch
Besonders bei größeren Arbeitgebern gehören Sport- und Entspannugsangebote genauso dazu wie die Kantine. Sie helfen, danach ausgeglichener und motivierter an den Schreibtisch zurückzukehren. - Entspannung am Schreibtisch
Manchmal muss man für mehr Entspannung den Schreibtisch auch gar nicht verlassen: zum Beispiel für eine kurze Meditation oder wenn der Arbeitgeber einen Massagedienst anbietet. - Entspannung im Sitzen
Mancher entspannt auch lieber allein für einige Minuten und findet in einer Sitzsack- oder Sofaecke Erholung und Motivation für neue Aufgaben. - Eiskalte Motivation
Auch die Aussicht auf ein Eis in der Mittagspause oder nach Feierabend kann die Motivation steigern. - Motivation am Nullpunkt
Gerade wenn es draußen wärmer wird, leidet häufig die Motivation der Mitarbeiter, die gedanklich schon die Füße im Badesee baumeln lassen.
Gleichzeitig sollte die Performance eines Teammitglieds anhand der Resultate gemessen werden. Beispielsweise, wie viele Verkäufe wurden erzielt, wie viele Programmiermodule fertiggestellt, wie viele Wörter geschrieben, et cetera.
3. Kommunikation in alle Richtungen ermöglichen
Ein wichtiger Erfolgsfaktor bei Remote Teams ist die Kommunikation.
Es gibt die Tendenz das Entwickler/ Mitarbeiter die weit entfernt arbeiten, komplett von der Oberfläche verschwinden, wenn es keine regelmäßigen Updates gibt. Das liegt auch daran, dass diese Personen auch nicht zufällig am Arbeitsplatz oder an der Kaffeemaschine oder im Meetingraum angetroffen werden können.
Hier muss der Arbeitgeber entsprechende Kommunikationskanäle schaffen. Die Lösung in diesen Fällen sind zum grössten Teil Softwaretools wie Basecamp, Teams, HipChat, Slack, TeamViewer, Trello und Google HangOuts, um nur einige zu nennen.
Unterschiedliche Gruppen in diesen Tools (zum Beispiel eine Gruppe mit allen Entwicklern eines Moduls) tragen dazu bei, dass sich die Teammitglieder frei austauschen können.
Richtlinien zu regelmäßigem Austausch - auch wenn mal nicht etwas wichtiges ansteht - können dabei die Zusammenarbeit auflockern. So dreht sich nicht immer alles um die Arbeit und die Teams können eine Art "virtuellen Plausch an der Kaffeemaschine" führen.
4. Infrastruktur beachten
Strom, Internet und ein passender Computerarbeitsplatz sind weltweit keine Selbstverständlichkeit.
Unternehmen, die beispielsweise mit Indien, Rumänien oder China arbeiten, sollten prüfen, ob die Internetverbindung und die Stromanbindung richtig funktioniert. Lösungen kann man immer finden. Diese Thematik sollte jedoch proaktiv angesprochen werden, da es nicht üblich ist, in diesen Ländern darüber offen zu sprechen.
Auch in ländlichen Gebieten im deutschsprachigen Raum gibt es bei der digitalen Anbindung durchaus noch Herausforderungen.
5. Die richtige Kommunikationsform nutzen
Nicht für jede Art von Kommunikation eignet sich beispielsweise eine E Mail.
Hier ein kurzer Leitfaden, wann was am besten passt:
E Mail: E Mails eignen sich für kurze Nachrichten und Meeting Absprachen.
Chat: Chat Systeme wie Skype oder Slack ermöglichen den Austausch zwischen einzelnen oder mehreren Teammitgliedern. Besonders bei strukturierten Gesprächen können diese Chats helfen. Vieles kann auf den Punkt gebracht werden, ohne zu weit auszuholen.
Telefon/ Teams: Bei komplexeren Themen wie "Klärung von Meinungsverschiedenheiten" und ähnlichen können aber per E-Mail oder Chat zuviele ungewollte Misstverständnisse entstehen. In einem Telefonat oder einem Teams Call können die Beteiligten ins Detail gehen und auch Emotionen vermitteln.
Eins-zu-Eins Meeting: In einigen Fällen machen persönliche Meetings mehr Sinn. Beispielsweise bei Personalgesprächen und Feedback-Runden.