Auswärtiges Amt setzt auf Mitarbeiter-Portal

Grünes Licht gab es Ende Dezember, seit Anfang Januar sind die Verantwortlichen damit beschäftigt, das Portal aufzubauen. Bis Ende Mai, so die derzeitige Planung, soll die erste Phase des Projektes abgeschlossen sein.

Nach dem Motto "möglichst schnell einen möglichst großen Nutzen bieten" ist vorgesehen, dass sich die rund 7.000 Mitarbeiter in Berlin und in den 220 Auslandsvertretungen ab diesem Zeitpunkt bereits rollenspezifisch registrieren können. Die Authentifizierung erfolgt über den zentralen Verzeichnisdienst LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) in Deutschland, für die Anmeldung wird ein Single-Sign-On-(SSO-)Verfahren genutzt, so dass sich der Nutzer nur einmal für verschiedene Anwendungen einloggen muss. Die Mitarbeiter bekommen ihre Mails und Informationen dann personalisiert zugestellt und können bestimmte Nachrichtenkategorien abonnieren.

Durch die Einbindung des bereits vorhandenen Workflow-Management-System des Auswärtigen Amtes haben sie zudem die Möglichkeit, ihre Aufgaben und Termine zentral einzusehen und zu verwalten. Auch Portalfunktionen wie Urlaubs- oder Reisekostenverwaltung stehen bereits mit Abschluss der ersten Phase zur Verfügung.

In einem zweiten Schritt, der zwei Monate später abgeschlossen sein soll, werden weitere Funktionen beispielweise ein Dokumenten-Management-System ergänzt. "Nutzen schafft man nur durch Nutzung", erklärt Frank Rohfleisch die rasche Einführung möglichst vieler Anwendungen. Rohfleisch leitet das Projekt von Seiten des Lösungsanbieters Abaxx Technology, der die Software für das Portal liefert.

Die Lösung der Stuttgarter baut auf dem bereits installierten Linux-Betriebssystem, dem frei verfügbaren Application Server JBoss sowie der ebenfalls vorhandenen Oracle-Datenbank auf. Neben einzelnen Komponenten der Portalsoftware-Suite abaxx.components (WebUI, CollaborationCollaboration und Messaging) wird zudem das Content-Management-System von Coremedia eingesetzt. Die Grundlage für den Aufbau des Portals bietet die im vergangenen Jahr abgeschlossene Vernetzung aller Mitarbeiter des Auswärtigen Amtes. Damit wurden entsprechende Sicherheitsvorkehrungen bereits eingeführt. Über Java-Schnittstellen und Web-Services integriert das Portal mehrere, verschiedene Anwendungen. Alles zu Collaboration auf CIO.de