BA schließt SAP-Großprojekt ab

CIO.de: Sie haben das Projekt in diesem Jahr abgeschlossen?

Pick: Ja, das größte Release, die gesamte Finanzapplikation haben wir zum 1. Januar 2011 live geschaltet. Unterjährig haben wir schon in 2009 und 2010 Personalkomponenten aktiviert. Die Bezüge- und Engeltberechnung für die 34.000 Beamten und Versorgungsempfänger haben wir zum 1. Dezember 2009 freigegeben und damit die Hard- und Software sowie die Rechenzentrumsstrukturen etabliert. Die Bezügeabrechnung für die 111.000 Angestellten haben wir im Juli 2010 freigegeben. Damit haben wir zunächst die großen Personal-Teile live geschaltet: also alles was mit Personaladministration, mit Organisationsmanagement, mit Personalhaushalt zu tun hat. Der größere Teil des Gesamtprojekts, der Teilbereich Finanzen, ist jetzt zum 1. Januar live geschaltet worden.

15 Millionen Zahlungsvorgänge mit zehn Milliarden Euro pro Monat

CIO.de: Aber auch die Empfänger von Arbeitslosengeld und Kindergeld wurden umgestellt?

Pick: Die Vorverfahren, die die Zahlungen erzeugen, liefern Buchungsbelege und Auszahlungsinformationen an das SAP-System, so dass seit 1. Januar alle Kindergeld-, Arbeitslosengeld I - und II-Zahlungen durch SAP geschleust, gebucht und ausbezahlt werden. Das sind etwa 15 Millionen Zahlungsvorgänge mit einem Gesamtvolumen von rund zehn Milliarden Euro jeden Monat.

CIO.de: Welche Größenordnung hatte das Projekt?

Pick: Für die BA war es eines der größten, das wir je gemacht haben. Externe Partner sprechen häufig von dem größten IT-Projekt in den letzten zwei Jahren in den Behörden Europas. Das ist schon ein Knaller. Und: Wir sind mit zwei ein viertel Jahren sowohl in der Projektlaufzeit als auch was das Budget betrifft, total in Linie geblieben. Das Ziel eines jeden Projektes: „High Quality in time and budget“ haben wir erreicht. Das ist ein bisschen atypisch. Strategische Großprojekte dieser Art, egal ob in der freien Wirtschaft oder der öffentlichen Hand, laufen doch schon mal aus dem Ruder.

CIO.de: Ihr Vorstandsvorsitzender war jedenfalls begeistert von dem Projektverlauf. Was waren die Erfolgsfaktoren?

Pick: Das Projekt berichtet an einen Lenkungsausschuss, dessen Vorsitz im ersten Jahr der Vorstandsvorsitzende der BA, Herr Weise, innehatte und in dem die von dem Projekt tangierten Geschäftsführer der Zentrale vertreten sind. Das ist eines der Erfolgsgeheimnisse, warum wir das Projekt in so einer großen Behörde mit so vielen Beteiligten und so vielen Projektmitarbeitern so erfolgreich durchführen konnten.

Wir hatten eine Super-Top-Management-Attention. Der Vorstand und die Geschäftsführung hatten immer einen hohen Fokus auf diesem Projekt. Wir haben regelmäßige Lenkungsausschuss-Sitzungen mit dem Vorstand durchgeführt. Das hilft natürlich bei der Umsetzung im Unternehmen. Denn bei 84.000 Menschen, die auf so ein System zu heben sind, gibt es auch genügend, die, sagen wir, zurückhaltend sind.

Zweiter Erfolgsfaktor war die hohe Motivation und Kompetenz, die wir uns ins Team holen konnten. SAP hatte neun Subunternehmer in diesem Projekt, der größte davon war Accenture. Die haben nicht das erste Mal SAP-Personal- und Finanzkomponenten etabliert. Wir in der BA haben uns die Kompetenz überwiegend aus unseren Agenturen, in Teilen aber auch aus der Zentrale der BA, geholt. Wir haben für 24 Monate bundesweit etwa 80 Mitarbeiter aus den Agenturen nach Nürnberg abgeordnet. Damit haben wir die fachlich-inhaltliche Kompetenz beigesteuert. Dazu kam ein striktes Projekt- und Risikomanagement.