Ein weiteres Forschungsinteresse der Trendstudie war es herauszufinden, wie der Wareneingang überhaupt strukturiert ist. Ergebnis: Viele Unternehmen im Gesundheits- und Sozialwesen arbeiten mit dezentralen Einkaufsstrukturen – und zwar 67 Prozent. Mit dieser zersplitterten Struktur wird die Chance vertan, durch eine zentrale elektronische Unterstützung des Einkaufs Preisvorteile ausspielen zu können.

Bestellvorgang dauert zu lange

Gefragt wurde auch: „Wie lange dauert in Ihrer Firma ein Bestellvorgang?" Die Antworten weisen deutlich auf den Handlungsbedarf hin. Ein Bestellvorgang dauert hier noch immer im Durchschnitt 6,7 Tage – fast zwei Tage länger als branchenneutral (4,9). Wie in kaum einer anderen Branche ist der Genehmigungsprozess von Bestellungen noch weitgehend papierbasiert: 97 Prozent der Befragten gaben an, nur mit Papier zu arbeiten.

Außerhalb der Branche sind es nur 25 Prozent. Bei einer elektronischen Abwicklung kann der Bedarf schneller gedeckt werden, weil nach der Genehmigung die Bestellung automatisiert weitergeführt wird. Außerdem werden Verzögerungen vermieden, da ein Genehmigungsantrag nie „hängen bleiben" kann. Ist ein Sachbearbeiter erkrankt oder im Urlaub, wird der Antrag automatisch an einen Vertreter weitergeleitet.

Was die Zuordnung von Rechnungen zu Bestellungen angeht, liegt die Trefferquote in der Gesundheits- und Sozialbranche nur bei 81 Prozent gegenüber 90 Prozent in sonstigen Branchen. Wichtig: Jeder Treffer auf den „letzten Meilen" ab 80 Prozent bringt den Mitarbeitern in der Buchhaltung enorm viel.

Nach den einfachen Zuordnungen sind es dann die Problemfälle, die sehr aufwendig sind. Es muss in Akten gesucht und von Hand verglichen werden. Jedes Prozent mehr bei der elektronischen Trefferquote bedeutet somit eine enorme Arbeitserleichterung.