CIOs kann die Ausweitung der Schattenzone deshalb nicht gefallen. Experton arbeitet allerdings heraus, dass Versäumnisse der IT-Abteilungen diese Entwicklung befördern. „Oftmals werden die Interessen und Bedürfnisse der Fachabteilungen nicht gehört“, kritisiert Oppermann. Meinungen der Business-Entscheider würden bei Planungen und konzeptuellen Implementierungen übergangen, Lizenzen und Hardware am Bedarf vorbei beschafft.

Analyse in zwei Schritten

Hinzu komme, dass IT-Abteilungen häufig und fälschlich einen offenen Gesprächsumgang von Anwenderseite annähmen. Der CIO denkt beispielsweise, dass die Anwender Wünsche und Kritik direkt äußern. Das geschieht nach Experton-Einschätzung aber nur selten. „Eine offene Kommunikations-, Diskussions- und Streitkultur fehlt“, so Oppermann. „Diese Situation ist über Jahre gewachsen und von Misstrauen, Resignation und Desinteresse geprägt.“

Nun will Experton den Schwarzen Peter keineswegs allein der IT zuschieben. Diese sollte aber ein hohes Eigeninteresse daran haben, die verkrusteten Strukturen aufzubrechen. Der Kampf gegen die Schatten-IT muss demnach damit beginnen, dass die IT aktives Marketing nach innen betreibt und die Anwender als Kunden anspricht.

Entscheidend sei, dass alle Anwender und Entscheider aus allen Einheiten und Abteilungen in den Kommunikationsprozess einbezogen würden, so Oppermann. Das heißt: nicht nur Kollegen, die gerade in spezifische ProjekteProjekte involviert sind. „Die Ansprache der unterschiedlichen Zielgruppen sollte bedarfsorientiert erfolgen“, so der Analyst weiter. „Ziel ist es, die Leistungsfähigkeit der IT-Einheit innerhalb der eigenen Unternehmung darzustellen.“ Alles zu Projekte auf CIO.de

Basis dieser Marketing-Aktivitäten sollten laut Experton ausgewogene Analysen der Nutzerstrukturen sein, deren Ergebnisse in einen Marketingplan übertragen werden. Geschehen kann diese beispielsweise in zwei Schritten. Zunächst werden die unterschiedlichen Erwartungen der einzelnen Geschäftsbereiche an die IT ermittelt. Dabei befragt die IT-Abteilung die Anwender und analysiert Nutzerprofile.