Corporate Governance mit flexibler IT umsetzen

Das Speichern könnte durch den Einsatz spezieller Filter optimiert werden. Empfohlen wird eine zweistufige Strategie. In einem ersten Schritt werden jene E-Mails definiert und nicht in die Speicherroutinen miteinbezogen, die ohnehin keine Rolle für die Geschäftsprozesse spielen und nicht justiziabel sind. Das gelte natürlich für eingehende Spam-Mail oder für E-Mails bestimmter Domains, mit deren Absender keine Geschäftsbeziehungen eingegangen werden. Auch E-Mails aus der privaten Kommunikation der Mitarbeiter müssten nicht mit archiviert werden.

Um die Speicherungsstrategien weiter zu optimieren, werden in der Studie weitere Regeln empfohlen: Beispielsweise könnten E-Mails von Angestellten der Rechtsabteilung länger gespeichert werden, also solche von anderen Mitarbeitern. E-Mails mit besonders großen Dateianhängen könnten über einen kürzeren Zeitraum als weniger speicherintensive elektronische Post archiviert werden.

Flexibel auf neue Anforderungen reagieren

Mit den entsprechenden Anwendungen könnten die Unternehmen dann schnell auf rechtliche Veränderungen eingehen. Gleichzeitig falle es den Firmen auch leichter, einmal abgespeicherte Daten wieder aufzufinden.

Außerdem würden entsprechende Regeln dazu beitragen, dass Mitarbeiter ihre Daten nicht mehr auf potenziell unsicheren Einzelplatzrechnern, sondern auf den E-Mail-Servern speichern. Dies verbessere auch unternehmensweit den Zugang zu den Daten.