Projektmanagement


Der passende Blickwinkel

Das richtige Krisenmanagement im Projekt

28.01.2016
Von Friedrich Behnk

Wie man drohende Risiken erkennt

Mit dem Start des Projektes ist das Risiko des Scheiterns präsent. Daher sollte der Projektmanager zu Beginn seines Projektes relevante Risiken identifizieren, deren Auswirkungen bewerten und während des Projektverlaufes kontinuierlich beobachten.

Die einfachste Form des Risikocontrollings ist eine Tabelle mit der Auflistung relevanter Risiken. Weniger relevante Risiken können gruppiert werden. Jedes Risiko ist mit Indikatoren (Trigger) verknüpft, die kontinuierlich unter Beobachtung stehen. Wichtig ist, dass der Projektmanager zusammen mit seinem Team im Vorfeld Gegenmaßnahmen und Verantwortliche für die bedeutendsten Risiken benennt.

Ein typisches Risiko für ein IT-Projekt ist die Unterschätzung der Komplexität. Tritt dieses Risiko ein, wirkt es sich je nach Prioritätensetzung des Sponsors auf den Umfang (Scope), die Kosten (Budget) und oder den Zeitplan aus. Folgende Trigger können den Eintritt eines entsprechenden Risikos signalisieren:

  • Steigende Anzahl von Problemen im Entwicklungsteam.

  • Die Anzahl der nicht behobenen Fehler steigt kontinuierlich.

  • Die Anzahl der Workarounds steigt.

Verhalten des Projektmanagers

Die Trigger schlagen an, das Team berichtet wiederholt von Problemen. Das Projekt befindet sich im Zeitfenster der Gelegenheiten. Leider ist die eindeutige Definition der Anzahl der Probleme, die den Zeitpunkt der letzten Gelegenheit markieren, wenig sinnvoll. Der Projektmanager muss sich selbst sein Urteil bilden, ob das Team eher pessimistisch, realistisch oder zu optimistisch kommuniziert. Dabei ist das Bauchgefühl nicht zu unterschätzen. Ist der Projektmanager ehrlich zu sich selbst, kann das Bauchgefühl ein sehr wertvoller Trigger sein.

Für den Fall, dass der Zeitpunkt der letzten Gelegenheit nahe ist oder sogar überschritten wurde, empfehle ich dem Projektmanager folgende drei Verhaltensweisen zu berücksichtigen:

  • Auch wenn es schwer fällt: Cool bleiben und die Kontrolle behalten! Mit dem Cool bleiben ist nicht gemeint, dass der Projektmanager die Situation leugnet oder herunterspielt. Er muss die Situation korrekt bewerten.

  • Schuldzuweisungen (Finger-pointing) und destruktive Kommunikation sind zu vermeiden. Sätze wie zum Beispiel "Es läuft wie immer, die bekommen gar nichts hin. Die sind einfach zu doof zu allem" signalisieren eindeutig, dass der Projektmanager die Kontrolle verloren hat. Verliert der Projektmanager seinen Kopf, bricht die Moral des Teams zusammen. Der Sponsor verliert das Vertrauen und das Scheitern ist nicht mehr zu verhindern.

  • Bei der Entwicklung von Handlungsalternativen und Lösungsansätzen ist das Team ein wertvoller Inputgeber. Ein kluger Projektmanager bezieht das Team in die Lösungsfindung mit ein.

Bevor der Zeitpunkt der letzten Gelegenheit überschritten wird, sollte der Projektmanager das Rückgrat haben mit dem Sponsor offen und transparent zu kommunizieren. Auch wenn diese Situation wenig angenehm ist, mittelfristig kann ein verantwortungsvoller Projektmanager nur gewinnen.

Fazit

Projekte leben im Zeitfenster der Gelegenheiten. Das obligatorische Bewerten und der aktive Umgang mit bekannten und unbekannten Risiken hält das Projekt auch weiterhin in dem Fenster. Der Punkt der letzten Chance kommt leise. Ist dieser überschritten und das Überschreiten realisiert, gilt es sich auf den Crash möglichst effektiv vorzubereiten.

Ausblick

Der kommende zweite Teil dieses Artikels wird sich auf das Krisenmanagementwerkzeug PSOBAK beziehen. Zeitlich gesehen fällt PSOBAK in das Zeitfenster der Gelegenheiten beziehungsweise in den Zeitraum zur Schadensbegrenzung. PSOBAK ist eine standardisierte Methode für Entscheider zur Herbeiführung guter Entscheidungen um das Projekt im Zeitfenster der Gelegenheit zu halten.

Referenzen

Schweizerische Sicherheitsuntersuchungsstelle (SUST): Schlussbericht Nr. 2050 des Büros für Flugunfalluntersuchungen über den Unfall des Eigenbau-Flugzeuges Express 2000 ER, HB-YMN

Hans Peter Hartmann: Parallelwelten, oder wie man in der Fliegerei über den Umgang mit Risiken denkt und ob die Welt der Alpinisten davon profitieren kann

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