Dabei spielen die Kosten beim Kauf oder Leasing großer Stückzahlen nicht die Hauptrolle. Sie gehen nach Berechnungen der Gartner-Group nur zu etwa 30 Prozent in die Gesamtrechnung der Druckkosten ein. Weit größere Einsparungen ergeben sich über die Lebensdauer der Hardware durch vereinfachte Wartung und Support, Administration der Drucker, Zubehör und Verbrauchsmaterial sowie bei Schulung und Helpdesk.

Die Ansprüche der Mitarbeiter an Druck- und Kopierfunktionen am Arbeitsplatz sind gestiegen; auch das Scannen von Dokumenten gehört in vielen Büros inzwischen zu den gewünschten Funktionen. "Wir wollen möglichst das Druckmanagement in unsere On-Demand-Strategie einbinden und den Mitarbeitern verbesserte Druckfunktionen zur Verfügung stellen können", sagt BMW-CIO Jürgen Maidl. Im Herbst 2003 begannen die Planungen für das Projekt. BMW wollte aufräumen unter den mehr als 17 000 Druckern und Kopierern. Über 100 unterschiedliche Modelle waren beim Automobilhersteller im Einsatz. Das Ausrollen der ersten Phase ist fast abgeschlossen. Nach Ausschreibung und Internetauktion hatte der Druckerhersteller Kyocera den Zuschlag erhalten.

"Eine kleinere Druckerflotte, die auf dem neuesten Stand und an die Bedürfnisse der Nutzer angepasst ist, bringt bessere Druckfunktionen bei geringeren Kosten", sagt Gartner-Analyst Hancock. "Die Herausforderung ist, genau zu verstehen, was die Anwender brauchen, und den richtigen Geräte-Mix zusammenzustellen." Hancock nennt das "Right-Sizing". BMW-CIO Maidl setzt das bereits um:"So ein Projekt lässt sich nur zentral angehen, und es braucht einen ganzheitlichen und standortübergreifenden Ansatz, um Produktivitätsgewinne zu erzielen."

Projektleiter Hocke: "Wir haben vom ersten Tag an erhebliche Einsparungen erzielt." Er rechnet bei Installation, Administration und Service der Geräte mit 60 Prozent Ersparnis. Insgesamt will er die TCOTCO um mehr als 30 Prozent drücken. Damit liegt er am oberen Ende dessen, was Gartner-Analysten für möglich halten. Danach lassen sich die Kosten in großen Unternehmen um 10 bis 30 Prozent drücken. Alles zu TCO auf CIO.de

Auch User-Support und Schulung konnte BMW vereinfachen. "Im Intranet stehen Bedienungsanleitungen: von einfachen Kopierfunktionen für den Normalanwender über weitergehende Funktionen wie zweiseitiges Drucken und Heften bis zum kompletten Handbuch für Power-User. Wir haben den Leitfaden jeweils auf die Bedürfnisse der verschiedenen Nutzergruppen zugeschnitten", sagt Hocke. Zudem werden regelmäßige Schulungen an den Geräten angeboten.