An sich sind Abteilungskopierer und Netzwerkdrucker gute Treffpunkte. Während die Maschinen leise vor sich hinsummen und ein Blatt nach dem anderen auswerfen, ergibt sich für die Mitarbeiter immer wieder die Gelegenheit für den einen oder anderen kurzen Smalltalk. Der Gang dorthin wird indes häufig vermieden: In den Büros stehen auf und unter Schreibtischen, auf der Fensterbank oder der Ablage massenhaft lokale Laser- und Tintenstrahldrucker unterschiedlichster Provenienz für den schnellen, vertraulichen oder farbigen Ausdruck zwischendurch.

In den Unternehmen sind über Jahre unüberschaubare Druckerlandschaften entstanden - ein bis drei Prozent des Umsatzes geben Unternehmen nach Angaben der Marktforscher von Gartner für das Drucken und Kopieren aus. Die exakten Kosten des Wildwuchses sind meist unbekannt. Sicher ist jedoch, dass sich dahinter ein gewaltiges Einsparpotenzial verbirgt: Bis zu 30 Prozent der Druckkosten ließen sich mit einer Optimierung der Druckerflotte erreichen, errechnet Gartner. In Zeiten straffen Kostenmanagements gerät auch das Output-Management verstärkt in den Blickpunkt der IT-Verantwortlichen und Controller.

"Um Druckkosten zu sparen, müssen wir die Verantwortung zentralisieren und alle Aufgaben im Zusammenhang mit dem Output-Management in einer Person oder Gruppe bündeln", sagt Malcolm Hancock, Gartner-Analyst in der Digital Documents and Imaging Group Europe. Die erste Aufgabe des Output-Verantwortlichen beesteht darin, sich mit einem DruckerAssessment Klarheit über sämtliche Output-Devices wie Drucker, Kopierer und Faxgeräte zu verschaffen sowie Anzahl, Verteilung und Ausstattung der tatsächlich nötigen Geräte zu ermitteln.

BMW setzt Druckerwildwuchs ein Ende

Die wenigsten Unternehmen wissen genau, wie viele und welche Geräte wo in Betrieb sind. Weil die Anschaffungskosten für einzelne Drucker vergleichsweise gering sind und unter die Grenze der "Geringwertigen Wirtschaftsgüter" (GWG) fallen, sind sie in den Büros - an IT-Abteilungen vorbei - aus lokalen Budgets finanziert. Besonders Tintenstrahldrucker erweisen sich im Laufe der Zeit als teure Investition: Dem geringen Anschaffungspreis stehen immense Kosten für Verbrauchsmaterial gegenüber, der den Seitenpreis eines zentralen Netzwerkdruckers um das Zehnfache übersteigen kann. Hinzu kommen Probleme der Installation und Wartung, weil der Helpdesk eine große Palette unterschiedlichster Druckertypen betreuen muss. ^

Der Münchener Autobauer BMW hat diesem Wildwuchs jetzt ein Ende gesetzt und im ersten Schritt 1400 einheitliche Multifunktionsgeräte angeschafft. Die Geräte können scannen, kopieren, drucken und heften. "Wir haben zuerst an allen Standorten in Deutschland die bisherigen Kopiermaschinen gegen Multifunktionsgeräte ausgetauscht", sagt Dennis Hocke, Projektleiter für das Output-Management bei BMW. Auch beim Output-Management ist StandardisierungStandardisierung wichtig, um die Kosten in den Griff zu bekommen. Alles zu Standardisierung auf CIO.de