Besonders wichtig und auch in der Ausschreibung enthalten waren Sicherheitsfunktionen wie "Secure-Printing". Dazu Hocke: "Alle Geräte sind mit Chipkartenleser ausgestattet. Sensible Dokumente können nur von berechtigten Mitarbeitern mit dem Ausweis im Kartenschlitz ausgedruckt werden." Und das mit "Follow-me"-Funktion: "Wir können von jedem Standort aus ein Dokument in die Printer-Queue, die Warteschlange, stellen und an jedem Multifunktionsgerät in Deutschland ausdrucken - auch mit Secure-Printing."

Der Austausch der ehemaligen Kopierer gegen die neuen Geräte ist nur der erste Schritt. "Wir wollen die Mitarbeiter an die Geräte heranführen und sie mit den neuen Möglichkeiten vertraut machen", verrät Hocke. Die Reaktionen der Anwender fielen - so beteuert Hocke - positiv aus. Im nächsten Schritt will er die Arbeitsplätze genauer unter die Lupe nehmen, um auch in den Büros eine homogene Druckerlandschaft zu schaffen. Mit einer weiteren Ausschreibung sollen einheitliche Arbeitsplatzdrucker angeschafft werden.

Drucker nur mit dem Segen der IT

Schon jetzt ist es damit vorbei, über das Einkaufssystem im Intranet, also an der IT-Abteilung vorbei, Drucker zu kaufen. "Das heißt nicht, dass jemand, der Bedarf anmeldet, keinen Drucker mehr erhält; es gibt viele gute Gründe für Arbeitsplatzdrucker. Aber wir ermitteln dann gemeinsam mit dem Mitarbeiter seine genauen Anforderungen und bestellen für ihn das passende Gerät." BMW bietet seinen Mitarbeitern alle Geräte an, die Kyocera im Programm hat.

Fest steht: Output-Management wird in den Unternehmen wichtiger, das zeigt ein Blick in die USA. Gartner-Analysten gehen davon aus, das sich dieses Jahr 60 Prozent aller US-Unternehmen damit beschäftigen werden. Als Ergebnis werden Ende des Jahres, so die Prognose, zehn Prozent weniger Output-Devices wie Fax, Kopierer, Drucker und Multifunktionsgeräte in den Unternehmen stehen.

Die Optimierung der Drucklandschaft wird wohl auch den Smalltalk am Multifunktionsgerät im Firmenflur forcieren - und neben der deutlichen Reduzierung der Druckkosten also auch noch der Kommunikation dienen.