Word, Excel, PDFs oder PowerPoint
Elektronische Dokumente sicher aufbewahren
Es stellt sich daher die Frage, wie diese Dateien mit einem modernen, durchsetzbaren und verfolgbaren Äquivalent eines "Streng geheim"-Hinweises gesichert werden können, der dafür sorgt, dass nur autorisierten Personen die Sichtung und Nutzung der Dokumente erlaubt ist.
Traditionell wurden Dokumente mithilfe einer Lösung eines OEM- oder Aftermarket-Anbieters passwortgeschützt: Sobald ein Dokument gesperrt ist, kann es nur durch Eingabe eines Passworts oder durch die Verwendung der gleichen Entschlüsselungssoftware, die auch der Absender gebraucht, entsperrt werden. Das Problem bei dieser Methode ist, dass Passwörter verloren gehen, vergessen oder kompromittiert werden. Einfacher Passwortschutz bietet somit nicht mehr die Schutzebene, die Unternehmen in der heutigen Zeit benötigen.
Rechtezuordnung
Erforderlich ist ein DatenschutzDatenschutz, der über die grundlegende Datenverschlüsselung hinausgeht. Dies kann durch Hinzufügen von geschäftsorientiertem, digitalem Rechtemanagement erreicht werden. Unternehmen ermöglicht dieser Ansatz, individuell festzulegen, wie sie ihre Dokumente sichern. Die Sicherheit sollte bereits bei der Erstellung eines neuen Dokuments eingerichtet und stets aufrechterhalten werden. Dies garantiert die kontinuierliche Umsetzung der Unternehmensrichtlinien, wobei vollständig protokolliert und geprüft wird, wer auf das Dokument zugegriffen hat und mit wem es geteilt wurde. Alles zu Datenschutz auf CIO.de
Dies kann mithilfe eines Slim-Client für Dokumentensicherheit erfolgen, der auf PCs und Mobilgeräten verwendet werden und als Plug-in für beliebte Unternehmensprogramme wie MicrosoftMicrosoft Office und Adobe Acrobat dienen kann. Bei der Erstellung eines Dokuments mit diesen Programmen verwendet der Autor das Sicherheits-Plug-in, um die Nutzer oder Gruppen zu bestimmen, die es sehen und bearbeiten können. Außerdem legt er fest, wie das Dokument verteilt werden kann, beispielsweise durch Ausdruck oder durch Verhinderung der Weiterleitung an andere. Alles zu Microsoft auf CIO.de
Dokumente und auf nicht vertrauenswürdigen Geräten und Cloud-Diensten gespeicherte Daten werden dadurch gesichert. Zudem wird gewährleistet, dass die Daten hoch verschlüsselt bleiben und stets nur namentlich genannten Empfängern zugänglich sind, die vom Autor des Dokuments festgelegt sind.
- Archivieren oder lieber nicht
Darf ein Unternehmen jede E-Mail archivieren? Was passiert mit privater Korrespondenzen? Sollte jede E-Mail verschlüsselt werden? Hier finden Sie die gröbsten Fehleinschätzungen bei der E-Mail-Archivierung. - 1. Jede Mail muss archiviert werden
Alle Unternehmen – Kleingewerbetreibende ausgenommen – müssen ihre komplette Geschäftskorrespondenz für sechs bis zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres aufbewahren. - 2. Jede Mail darf archiviert werden
Einige E-Mails können, andere müssen gespeichert werden. Es gibt aber auch Mails, die auf keinen Fall mitgespeichert werden dürfen: private E-Mails von Mitarbeitern, soweit keine explizite Einwilligung der Mitarbeiter vorliegt. - 3. Das Verbot privater Mails in Unternehmen ist juristisch ohne Alternativen
Auch wenn es die bequemste und einfachste Methode ist: Ein striktes Verbot für private E-Mail ist nicht mehr zeitgemäß. Der gesamte Social-Media-Bereich weicht die Grenze von privater und geschäftlicher Nutzung IT auf und gerade die Einbindung des Unternehmens in Facebook, Twitter oder ähnliche Netzwerke erfordert eine private oder halbprivate E-Mail-Korrespondenz während der Arbeitszeit. - 4. Das E-Mail-Archiv muss verschlüsselt sein
Der Gesetzgeber verlangt keine Verschlüsselung. Einige Fälle von unbeabsichtigten Datenverlusten zeigen aber, dass es im Eigeninteresse der Unternehmen liegen sollte, Daten verschlüsselt zu speichern und zu übertragen. - 5. Bordmittel des E-Mail-Servers bieten alle nötigen Optionen
E-Mails werden häufig in proprietären Archivdateien gesichert, wie beispielsweise PST-Dateien in Exchange-Umgebungen. Diese enthalten nicht nur die gesicherten E-Mails, sondern auch Kalendereinträge, Kontakte sowie Aufgaben und werden häufig auf dem Endgerät des Anwenders abgespeichert. Dies reduziert zwar die Datenmenge auf den Mail-Servern, bietet aber keinerlei Compliance. - 6. Ein E-Mail-Archivsystem garantiert Rechtskonformität
Neue, automatisierte Appliances oder Cloud-Lösungen mit hohem Zusatznutzen steigern die Motivation in Unternehmen, ihre E-Mail-Archivierung rechtskonform aufzusetzen. Doch die Tools automatisieren nur den Archivierungsvorgang. - 7. E-Mail-Archivierung geschieht nur aus juristischen Gründen
Selbst wenn es keine gesetzliche Verpflichtung geben würde, ist eine Sicherung der E-Mails nach heutigen Standart sinnvoll: Eine umgehende Wiederherstellung verloren gegangener E-Mail-Infrastrukturen ist jederzeit möglich - entweder von einer lokalen Appliance oder von einem externen Rechenzentrum, wo die Daten gespiegelt sind.